最近、ビジネスの通信環境でよく耳にする「クラウドPBX」とは、一体どのようなサービスなのでしょうか。

本記事では、クラウドPBXの仕組みやメリット・デメリットをわかりやすく解説していきます。

さまざまな企業のニーズに対応するおすすめのクラウドPBXサービスも紹介していますので、クラウドPBXに興味がある方や、導入を検討されている方はぜひ参考になさってください。

クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、インターネットを利用した電話システムの一種です。

PBX（Private Branch eXchange）とは電話交換機のことですが、クラウドPBXでは物理的な交換機を使用せず、クラウド上に仮想の交換機を構築します。

従来の電話線を使用する代わりに、インターネット通信を利用して通話を行うための技術です。

従来型のPBX（レガシーPBX）との違い

従来型のPBX（レガシーPBX）とは、施設内に設置される構内交換機を指します。

これまでの電話システムでは、構内交換機にオフィス内の電話機を接続し、外線と内線の通話を管理していました。

一方、クラウドPBXでは物理的な機器を企業内に設置する必要がありません。

デバイスからインターネットを通じてサーバーにアクセスしますので、設置スペースを必要とせず、設備投資を大幅に削減できる点が大きな違いです。

IP電話との違い

IP電話もインターネットを使用して通話を行う点ではクラウドPBXと似ていますが、個人向けを前提としたサービスです。

クラウドPBXはビジネス向けのサービスで、テナント内の電話を集約して管理・制御します。

例えば、内線通話、保留・転送、ボイスメール、代表番号発信など、複数の電話機や回線をコントロールする高度な機能が利用できます。

クラウドPBXの仕組みはどうなっている？

クラウドPBXは、次のような仕組みで機能します。

• サービスプロバイダーのクラウドサーバー上に仮想の交換機を構築
• 電話機のかわりにスマホ、タブレット、パソコンなどの機器を利用可能
• スマホやパソコンなどのデバイスには専用アプリをインストールし、ソフトフォンとして使用する
• デバイスからインターネット回線を通じてクラウドPBXにアクセス
• ユーザー追加・発着信設定・通話記録の確認などはWebベースの管理画面で行う

クラウドPBXではインターネット回線を使用するため、ネットワーク環境があればどこからでもサービスにアクセスできます。

また、構築や設定の変更はWeb管理画面から視覚的に操作できますので、専門知識や高度なスキルは必要ありません。

自社で設定を行うことができるため、組織変更やメンバーの増減にも速やかに対応できます。

導入前に確認したいメリット・デメリット

クラウドPBXは物理交換機に比べ多くの利点がありますが、一方でいくつかのデメリットもあります。

導入を検討する際にはメリットばかりではなく、デメリットもよく確認して理解しておきましょう。

クラウドPBXを導入する前に知っておきたいポイントを詳しく解説していきます。

メリット

まずは、クラウドPBXの主要なメリットを紹介します。

外出先でも会社への着信に応答できる

クラウドPBXを利用すると、外出先からでも会社の電話番号にかかってきた着信に対応できます。

また、他の社員から転送されてきた電話を受けることも可能です。

どこにいてもオフィスの内線電話と同じ機能を使うことができるため、電話番のために出社したり、かかってくる電話のためにオフィスで待機する必要がありません。

会社の番号から発信できる

クラウドPBXでは、自分のデバイスから会社の電話番号で発信することが可能です。

スマホから電話をかけても自分の電話番号が相手に通知されることがないので、テレワークでも安心して発信業務を行うことができます。

異なる拠点間での内線通話が可能

複数のオフィスや拠点がある企業でも、クラウドPBXを使えば異なる拠点間で内線通話を利用できます。

他の拠点に電話を内線転送できるのは、従来のPBXにはないメリットです。

また、内線通話の場合は通話料がかかりませんので、通信コストを気にすることなくコミュニケーションが可能です。

初期コストを削減できる

クラウドPBXでは、物理的なPBX機器が必要ありません。

さらに、通話にはスマホやパソコンなどすでにお持ちのデバイスを利用できるため、専用機器を購入しなくてもサービスを利用開始でき、初期コストを大きく削減できます。

インターネット通信のため通話料を抑えられる

クラウドPBXはインターネットを利用して通話を行うため、従来の電話回線を使った場合と比較して、通話料金を節約できます。

長距離での通話の場合は特に、料金面でのメリットを実感できるでしょう。

内線数の増減やレイアウト変更が容易

クラウドPBXの設定変更は管理者がWeb画面から簡単に行うことができるので、事業の拡大・縮小に伴う<b.電話台数の調整や機能追加が容易に行えます。

オフィスのレイアウト変更時にも工事や物理的な移設作業が不要なため、時間とコストを大幅に節約することができます。

BCP対策に有効

従来の電話システムでは、自然災害や緊急事態が発生した際、構内交換機が故障したり、停電により固定電話が使えなくなったりするリスクがありました。

クラウドPBXはインターネットが利用できる場所であれば通話サービスを維持できますので、BCP（事業継続計画)の重要な一環として機能します。

デメリット

併せて、クラウドPBXのデメリットについても理解しておきましょう。

通話品質がインターネット環境に依存する

クラウドPBXはインターネット経由で通話を行うため、通話品質は使用しているインターネットの速度や安定性に大きく左右されます。

インターネット接続が不安定だと、通話が途切れたり、聞き取りにくくなるなどの問題が発生する可能性があります。

ランニングコストがかさむ場合がある

クラウドPBXでは初期の設備投資は少ないものの、サービスの利用料金は利用状況に応じて変動します。

プラン料金自体は安くても、通話量が多い企業や、多くのオプション機能を利用する場合は、結果的にランニングコストがかさんでしまう可能性もあります。

既存の電話番号を利用できない可能性がある

クラウドPBXへの移行時に、現在使用している電話番号をそのまま利用できないケースもありますので注意が必要です。

お使いの電話回線の種類・電話番号を取得した方法・利用するクラウドPBXプロバイダーなどの条件によっては、番号ポータビリティ（電話番号の移転）に対応できないことがあります。

このような場合は、新しい電話番号へ変更しなければなりません。

一部の電話番号に発信できない

クラウドPBXサービスでは、特定の番号への発信が制限されている場合があります。

例えば、ほとんどのクラウドPBXサービスでは緊急通報への発信はできません。

こうした制限は将来的に改善していく可能性もありますが、現状での回避策としては、スマホのキャリア回線を使って発信するなどの方法があります。

柔軟な構築ができる「Voice Connect」とは

クラウドPBXを選ぶ際には、信頼できるプロバイダーのサービスを利用することが重要なポイントです。

NECネッツエスアイは、1953年に電気通信工事会社として創業した電話のエキスパート。

そのNECネッツエスアイが提供する音声クラウドサービスが「Voice Connect」です。

Voice ConnectはオンデマンドのクラウドPBXで、必要な期間・規模・用途に応じてプランのカスタマイズが可能。

お客様の要望に応じたクラウドPBX環境を速やかに構築することができます。

▼費用例

「Canario（カナリオ）」と連携するとより便利に

電話対応業務の効率化を目指すのなら、NECネッツエスアイの電話対応サービス「Canario（カナリオ）」と「Voice Connect」を連携するとより効果的です。

Canarioは、会社の電話の着信に応答し、転送や不在時の伝言対応まで自動で行ってくれるサービスです。

Canarioの転送は、相手が発話した担当者名を音声認識して転送する「名前取次」だから、スムーズな担当者への取次が可能。

社員による臨機応変な対応が必要となる部署の電話はクラウドPBXで取次、有人対応が不要な電話の一次対応はCanario、と併用すれば、社員が受電対応に費やす時間を大幅にカットすることができ、企業の生産性向上にもつながります。

記事まとめ

クラウドPBXの仕組みやメリット・デメリットを理解することは、自社のニーズに合ったサービスプロバイダーやプランを選ぶ上で大きな助けとなります。

また、サービス導入前には、可能であれば無料トライアルを利用して品質や使用感を確かめること、そして具体的な課題点を洗い出すことをおすすめします。

実際に使ってみて、導入後に遭遇する可能性のある問題を事前に把握することで、よりスムーズなクラウドPBX移行を実現できるでしょう。

※記載されている会社名および製品名は、各社の商標または登録商標です。

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