取引先や顧客からの電話を受けてオフィス内で転送できる内線電話システムは、ビジネスには欠かせないものですね。

一方で、従来の内線システムは設備に高額なコストがかかることや、固定電話のために働き方の柔軟性が失われるなどのデメリットもありました。

これらのデメリットを解消してくれる技術が「クラウドPBX」です。

本記事では、従来の内線システムに替えてクラウドPBXを導入するメリットや、サービス選びのポイントを解説していきます。

クラウドPBXとの連携で電話取次を効率化するソリューションも紹介していますので、ぜひ参考になさってください。

クラウドPBXとは？仕組みを解説

クラウドPBXは、従来の物理的なPBX（Private Branch Exchange：構内交換機）の機能をクラウドサービスで提供するものです。

クラウドPBXの仕組みを簡単にまとめると、次のようになります。

• クラウド上に仮想のPBXを構築
• PBXとの通信にはインターネット回線を使用
• ビジネスフォンの代わりにスマホ、タブレット、パソコンなどインターネット接続デバイスが使える

インターネットを通じて電話サービスを利用するため、専用のハードウェアや回線を必要とせず、ネット環境さえあればどこからでも利用できます。

クラウドPBXは、従来の構内PBXのデメリットを補い、企業が柔軟かつ効率的に通信環境を管理できるように設計されているのです。

導入により得られるメリットとは

では、企業がクラウドPBXを導入することにより得られるメリットを具体的に見ていきましょう。

テレワークで電話対応が可能

これまでの電話システムでは、固定電話の対応を行うためにはオフィスに行かなければならず、社員が電話番のためだけに出社させられる・電話待ちのために外出できないなどの制限を受けていました。

また、外出やテレワークで不在の担当者への電話は転送ができないため、折り返しにしなければなりません。

担当者が電話に出られる状況にもかかわらず折り返しにすれば二度手間になりますし、顧客を待たせることにもなり、決して効率的とは言えない状況でした。

クラウドPBXでは、インターネットを使ってどこからでも会社の電話システムにアクセスできるのが最大のメリット。

これにより、テレワーク中でもオフィスと同じように電話対応が可能となります。

オフィス外にいる社員にも電話を転送できるため、不在時対応の負担も軽減されます。

会社番号から発信できる

外出中やテレワーク中に電話折り返しが必要になった場合、自分の携帯から発信すると、電話番号が相手に公開されてしまいます。

これは、社給携帯を貸与されていない社員にとっては好ましくない状況ですね。

クラウドPBXでは、スマホから会社の電話番号を使って外線に発信できます。

個人所有のスマホでクラウドPBXを使う場合も、プライベートの電話番号を知られる心配なく発信できるので、顧客や取引先とスムーズに連絡を取ることが可能になります。

社員同士・拠点間の通話が無料

従来の内線システムは、交換機が置かれている拠点内のみで内線通話が可能です。

この場合、拠点間の通話は外線扱いで通話料がかかります。また、他の拠点の担当者に電話を転送することはできません。

クラウドPBXでは、自社のすべての拠点との内線通話が可能ですので、社員同士の通話コストを削減することができます。

また、クラウドPBXならば他拠点の社員あての電話がかかってきた場合に直接転送ができるのも大きなメリットと言えます。

初期コストを抑えられる

クラウドPBXでは物理的なPBX機器や専用回線が不要なため、初期投資を大幅に削減できます。

すでにお使いのスマホやパソコンにアプリをインストールすればクラウドPBX用の内線電話機になりますので、電話機などの資産を増やす必要がないのもポイント。

社給デバイスはもちろん、私物デバイスを利用することも可能です。

短期間で導入できる

クラウドPBXサービスはインターネット上に構築された仮想の交換機のため、設備購入や工事なしで短期間の構築が可能です。

複雑な設定やハードウェアのインストールも不要ですので、迅速にシステムを立ち上げられます。

設定変更が容易

従来型PBXでの設定変更は専門業者に依頼する必要があり、手間も費用もかかっていました。

クラウドPBXでは、Webベースの管理画面から簡単に設定変更を行えます。

管理画面は視覚的に操作できるため、専門的な知識や高度なITスキルも必要ありません。

電話番号の追加や発着信の設定、機能の変更などを管理者が直接行えるので、柔軟な運用が可能となります。

スポット利用にも対応

短期間の構築が可能なクラウドPBXは、一時的な利用や部分的な電話の増設にも適しています。

例えば、新拠点の立ち上げや社員の増員で部分的な電話の増設が必要になった場合や、イベントなどに合わせて一時的に電話を使いたいといったケースにも対応が可能です。

料金は月額・年額などのサブスクリプションのため、使いたい期間だけの利用でも不要な出費や無駄な設備が発生しません。

クラウドPBXを選ぶ際のポイント

クラウドサービスならではの柔軟性から、企業での利用価値が高いクラウドPBX。

現在では非常に多くのサービスがリリースされているため、メリットを最大に生かすには最適なクラウドPBXのサービスを選ぶことが重要です。

クラウドPBX選びは自社のニーズに適していることが最重要ですので、求める要件を明確にしてからサービス選定を行いましょう。

この章では、会社の規模や業種にかかわらず、クラウドPBXをビジネス利用する際に重視すべきポイントを紹介します。

サービスの信頼性

電話システムはビジネスに欠かせないインフラですので、信頼性の高いサービスを選ぶことが大前提です。

契約前に、クラウドPBXプロバイダーの実績やサービスの安定性、サポート体制などを確認しましょう。

他の企業からの評判なども参考に、長期間にわたって安定したサービスを提供しているプロバイダーを選ぶことが導入成功のコツです。

充実したセキュリティ対策

クラウドPBXでは専用回線ではなくインターネット接続を利用するため、通話データの暗号化やアクセス管理など、セキュリティ対策がしっかりと行われているサービスを選ぶことが大切です。

セキュリティリスクを最小限に抑えるためにも、プロバイダーのセキュリティポリシーを確認しましょう。

無料トライアルがある

クラウドPBXの通話品質やアプリの使用感はサービスによって異なるため、実際に利用してみなければわかりません。

そのため、サービスを実際に試せる無料トライアルがあるかどうかも、選定の重要なポイントです。

実際に使用して通話品質や機能、操作性を確認し、納得のいくサービスを選びましょう。

ビジネスにおすすめの音声クラウド「Voice Connect」

これからクラウドPBX導入を検討されている企業様におすすめのサービスが「Voice Connect」です。

Voice Connectは、NECネッツエスアイが提供するビジネス向け音声クラウドサービス。

PBXの機能をクラウドで提供するため自社での構築は不要で、お客様が必要とされる期間・規模の電話システムをスピーディに提供します。

コンタクトセンター機能として、通話の録音やCTI連携にも対応。小規模事業者から大規模なコールセンターまでニーズに合わせた構築が可能です。

★参考価格

「Canario（カナリオ）」との連携でメリットを最大化

「Voice Connect」を使えば、テレワークや外出先でも電話対応や内線転送が可能となり、電話業務の効率化や場所にとらわれない働き方を実現できます。

さらに一歩進んで、電話の取次を自動化するサービスを併用すれば、社員が電話対応に割く時間を減少させることも可能です。

NECネッツエスアイの「Canario（カナリオ）」は、かかってきた電話の一次対応を自動で行うサービス。

相手が発話した担当者名を聞き取って自動で電話を転送（名前取次）したり、録音された伝言を文字起こししてメッセージでお知らせしてくれますので、有人対応による電話の取次を大幅に削減できます。

CanarioにはIVR（自動音声応答）やチームメンバー一斉呼び出しの機能もありますので、不特定多数から入電する代表電話ではIVR、担当者の名指しが多い部署では名前取次など、用途に合わせた使い分けも可能です。

記事まとめ

クラウドPBXを導入するメリットやサービス選びのポイントを解説しました。

最新技術を取り入れた電話システムの導入は、業務効率化に効果大。

さらに複数のサービスを連携させることで、メリットを最大化することができます。

一つの企業内でもそれぞれ異なる電話業務の課題。

「Voice Connect」「Canario」を使えば、それぞれのニーズに合わせて最適なシステム構築を行うことも可能です。

電話対応に関する悩みや課題をお持ちの企業様は、電話のエキスパートであるNECネッツエスアイへぜひお気軽にご相談ください。

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