最近、多くの企業で導入が進んでいる「スマホ内線化」。
これは、クラウドPBXを使ってスマホで固定電話の対応や取り次ぎを行えるようにすることで、テレワーク推進における固定電話問題の解決策となるものです。
本記事では、クラウドPBXの仕組みや、スマホを内線化する方法について解説していきます。
Contents
クラウドPBXの仕組みを解説
クラウドPBXを利用すると、内線システムをスマホやパソコンで再現できるようになります。
まずは、従来型PBXとクラウドPBXの仕組みの違いについて確認していきましょう。
PBXとビジネスフォン
PBX（構内交換機）は社内の電話回線を集約して、内線と外線の切り替えや発着信の制御を行う機械のことで、公衆交換電話網と社内の電話機を接続する入口の役目も果たしています。
従来のビジネスフォンのシステムでは、社内にPBXを設置し電話機を有線で接続することで、内線通話や電話転送を行います。
例えば、部署の電話番号ごとに異なるグループに着信を振り分けたり、保留中の外線を内線で転送したりといった処理はPBXの機能によるものです。
PBXはオフィス内に設置された物理的な機器であるため、固定電話への応答や内線通話ができるのは社内にある電話機のみに限られます。
複数の拠点がある企業では拠点ごとにPBXを設置しますので、電話システムは拠点ごとに独立しています。
このため、同じ拠点内では内線で通話できますが、拠点間の通話は外線通話となり通話料が発生するのです。
クラウドPBXとは
クラウドPBXは、インターネット上に構築された仮想の電話交換機のことです。
電話機との接続はインターネット経由となるため、クラウドPBXではスマホやパソコンなどのネットワーク接続機器を外線・内線対応の電話機として使うことができるようになります。
物理的な機器を使わないので購入・設置・工事などが必要なく、従来型のPBXに比べ初期費用が圧倒的に安いのがメリット。
また、インターネット接続があればどこでも利用できるから、全拠点のPBX機能を一カ所に集約することが可能です。
異なる拠点間の通話も内線扱いとなり、通話料ではなくパケット料金として課金されますので、ランニングコストを削減する効果もあります。
「スマホ内線化」の仕組みとは？
「スマホ内線化」とは、クラウドPBXの仕組みを利用して、内線電話の機能をスマホで利用できるようにすることです。
クラウドPBXのプロバイダーが提供する専用アプリをスマホにインストールして設定を行うと、スマホをクラウドPBXに接続することができます。
通話はアプリで行うため、スマホに携帯電話会社のSIMが入っている場合も、クラウドPBXでの通信は「通話料」ではなく「パケット量」扱いです。
そのため、社員同士の通話をスマホ内線にすれば、携帯電話同士での通話よりもコストを抑えることができるのです。
スマホを内線化すれば、オフィスにいなくても固定電話への着信の対応や内線番号での通話・転送などができ、電話対応のための出社が不要に。
また、アプリから電話をかければ会社の番号で発信できますので、テレワークや外出中に折り返し対応を行うことも可能になります。
リモートワークやフレキシブルワークが推進される現在、スマホ内線化は企業の働き方改革や生産性向上に大きく貢献する機能として注目されているのです。
クラウドPBXに関するよくある質問
クラウドPBXは、ビジネスフォンとPBXを使った内線システムによく似ています。
一方で、インターネット接続をベースとするクラウドサービスのため、従来の電話システムとは仕組みが異なる点が多くあるのも事実です。
クラウドPBXの仕組みに関するよくある質問と回答をまとめました。
利用できる端末は何がある？
クラウドPBXシステムは、インターネットに接続できるデバイスからの接続が可能。
例えば、スマートフォン、タブレット、パソコンなどに対応しています。
これらのデバイスを内線電話として使うためには、デバイスにアプリをインストールしてソフトフォンとして使用します。
また、電話機では「SIPフォン」というインターネット接続に対応した電話機の使用が可能です。
SIPフォンはビジネスフォンと同じような形状ですが、電話線ではなくLANケーブルで接続します。
今の電話番号は引き継げる？
クラウドPBXで既存の電話番号を引き継げるかどうかは、サービスにより異なります。
また、番号引き継ぎには電話番号ポータビリティの仕組みを使う場合が多いですが、回線の種類や番号の取得方法によっては引き継ぎができない場合もあります。
自社の番号が引き継げるかどうかは、サービスプロバイダーや回線事業者に個別確認するのが確実です。
通話料金はどうなる？
クラウドPBXサービスの通話料金は、各プロバイダーが設定しています。
多くの場合、内線通話は無料となりますが、外線番号への発信は従量課金または一定の料金プランに基づいた通話料が発生します。
固定電話番号への発信・携帯電話番号への発信など、発信先の回線の種類ごとに通話料が設定されている場合もありますので、利用するプロバイダーの料金表を確認しましょう。
ユーザーの追加や異動時に必要な作業は？
従来のPBXでは内線設定の変更を業者に依頼する必要がありましたが、クラウドPBXでは自社で設定変更が可能です。
管理者にてWeb管理サイトにログインし、必要な変更を行ってください。
内線・外線が着信しない原因は？
クラウドPBXで受発信を行うためには、管理画面上の設定とデバイス上でのアプリ設定が必要です。
特定のユーザー・デバイスで電話が着信しない場合は、次の2点をご確認ください。
- 管理画面にて、該当のユーザーに正しい内線番号や着信グループの設定がされているかどうか
- 電話機として使用するデバイスで、アプリの設定が正しく行われているかどうか
記事まとめ
- クラウドPBXは、物理機器を必要としないインターネット上の電話交換機
- 機器の購入・設置・メンテナンスが必要ないため、コストを削減できる
- スマホやパソコンなど、インターネットに接続できるデバイスに専用アプリを入れることで内線電話として使える
- クラウドPBXを利用したスマホ内線化は、リモートワークの推進や電話対応業務の効率化に最適
クラウドPBXを使うと、社外からもスマホでオフィスの固定電話や内線通話の仕組みを使えるようになります。
どのサービスでも大まかな仕組みは同じですが、プランや料金、サービスの適用条件など詳細部分は各プロバイダーにより異なりますので、導入の際はプランやサービスの内容を十分に確認し、自社に合ったサービスを選びましょう。
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