入社して間もない新入社員がうつになったり、退職してしまったりする原因の一つに「会社の電話対応が怖い・苦手」というものがあります。
電話対応業務は社会人としての土台を築くために避けては通れない基本業務ですが、同時にストレスやプレッシャーの大きい仕事でもあるのです。
本記事では、電話対応が原因で新入社員がうつになってしまう原因と、取るべき対策を解説します。
電話対応が怖くてうつになる理由とは
電話対応はビジネスの基本であり、新入社員が最初に任される仕事のひとつです。
この電話対応業務でつまずいてうつや適応障害になったり、転職や退職を考えてしまうのはなぜなのでしょうか。
電話の相手や用件が予測できない
電話対応の不安の一つに、「会社にかかってくる電話は相手や用件が予測できない」という点があります。
未知の相手からの電話は、特に新入社員にとっては大きなプレッシャーとなります。
用件が理解できなかったり、対応の方法が分からないことから不安や恐怖を感じることが多く、これがストレスやうつの原因となります。
スムーズに取り次ぎできない
会社の代表電話対応で最も多い「取り次ぎ対応」がスムーズにできないことも大きなストレスの原因です。
新入社員の世代はすでに携帯電話が普及した時代に育ち、固定電話を取り次ぐという経験に乏しいため、会社に入って初めて「他人あての用件を代わりに聞いて取り次ぐ難しさ」という壁に当たってしまうのです。
このプレッシャーは、自信の喪失やうつにつながることがあります。
クレーム電話で怒られる
クレーム電話対応は、誰にとっても嫌なものです。
知らない相手から怒りを直接ぶつけられることは精神的な負担が大きく、これがメンタルヘルスに悪影響を与えることはしばしばあります。
クレーム対応の経験がない新入社員にとっては、適切な対応方法が分からずパニックになったり、強いストレスを感じてうつになったりしてしまうこともあるでしょう。
話すことが苦手
そもそも話すことが苦手な人は、電話対応中に何を話せばいいのか迷ったり、言葉を選ぶことにストレスを感じたりすることがあります。
その結果、電話対応でどもる・噛む・言い間違えるなど、普段通りに話せなくなってしまう場合もあるでしょう。
このような状況が重なると自信を喪失し、うつになったり、仕事を辞めたくなってしまうことにもつながります。
電話対応のストレスを軽減させる方法
電話対応が苦手な新人がうつになったり退職に至ってしまうのを避けるには、電話対応で過度なストレスにさらされないような配慮が必要です。
会社としてどのような取り組みができるのかを見ていきましょう。
実践的なトレーニングを行う
電話対応がうまくいかずうつになってしまうのは、電話に慣れていないことや対応能力が身についていないことが原因である場合が多いです。
いきなり本番の電話に出るのは怖いという人も、ロールプレイングやシミュレーションを通じて電話対応のスキルを身につけることで、不安を減らし自信を高めることができます。
十分なトレーニングを行っておくことは、実際の電話対応におけるプレッシャーを軽減する助けとなるのです。
定期的にサポートやフィードバックを行う
新入社員が電話対応に慣れるまでは、定期的にサポートを行う必要があります。
上司や先輩など、周囲にいるメンバーが新人の電話対応に気を配り、具体的なアドバイスを行うことで、プレッシャーをやわらげることができます。
クレーム対応などで精神的なダメージを受けている場合は、休憩時間に愚痴を聞いてあげるなどのフォローも重要です。
電話を取らなくていい時間を作る
一日中電話を取り続けていると、経験者でも疲労が蓄積します。
特に電話対応に不慣れな新人の場合は、電話番を交代制にするなど電話対応から離れる時間を設けることも重要です。
一日の業務の中に電話を取らなくてもいい時間を作ることで、メンタルヘルスの回復に充てることができます。
他の業務に集中したり、リラックスしたりする時間を持つことができれば、電話対応のストレスもやわらぐことでしょう。
うつの兆候が見られた場合の対応
もしも電話対応など業務上のストレスが原因でうつやメンタルヘルスの不調などの症状が現れたら、どのような対応をすべきでしょうか。
産業医に相談する
うつの兆候が見られた場合、まずは産業医やメンタルヘルスの専門家に相談することをおすすめします。
専門家からのアドバイスやサポートを受けることは、適切な対処法を見つけるための近道です。
早い段階で専門家に相談することにより、症状の悪化を防ぎ、早期の回復を促すことができます。
休職や時短勤務を行う
うつ症状が深刻な場合は、休職や時短勤務を検討することがあります。
仕事から距離を置くことで、メンタルヘルスを回復させる時間を確保することができるからです。
職場において休職や時短勤務などの柔軟な対応を行うことは、社員の健康を守るために重要な措置です。
業務内容を見直す
うつに苦しむ社員に対しては、業務内容の見直しも有効な対策です。
特にストレスの多い業務や電話対応を減らし、負担の少ない業務にシフトすることで、社員の健康を守ることができます。
このような配慮は、本人に限らず、職場全体の生産性も向上させる効果があります。
社員のメンタルヘルス向上のための電話対応業務改善策とは
電話対応のストレスでうつになったりメンタルヘルスに不調をきたしたりするのは、新入社員だけとは限りません。
経験の長い社員にとっても、電話の取り次ぎのために自分の時間を割かれることや、多すぎる電話対応、セールス電話や迷惑電話の対応などはうつのリスクを高める要因となります。
この問題を解決するには、社員の一人一人が本当に必要な電話の対応に集中できる環境を整えることが有効です。
NECネッツエスアイが提供する「Canario（カナリオ）」は、職場の電話対応を自動化し、社員の負荷を軽減することができるサービスです。
Canario（カナリオ）には、
- 担当者の名前を音声認識して自動で取り次ぎ
- 出られなかった電話の内容はテキスト化してお知らせ
- セールス電話や迷惑電話には伝言案内で対応
- 営業時間外の電話は社員に転送せず、自動応答
- 会社への着信を携帯へ転送するからテレワークも可能
など、電話業務における社員の悩みを取り除き、メンタルヘルスを保護する機能が揃っています。
Canario（カナリオ）に電話番を任せれば、電話対応のストレスから社員を守り、うつやこころの病のリスクを軽減させることができるのです。
記事まとめ
新入社員にとって、慣れない電話対応で感じる不安やストレスはうつ症状の原因になりやすいものです。
新人のうつや退職を防ぐには、電話対応のストレスを軽減するために、社内でトレーニングやフィードバックの機会を設け、フォローを継続的に行っていくなどの取り組みが必要です。
また、電話対応によるメンタルヘルス不調は、新入社員だけの問題ではなく、会社全体で取り組まなければならない課題です。
NECネッツエスアイの電話転送サービス「Canario（カナリオ）」は、電話対応に関わる社員一人一人の悩みを解決し、快適な業務環境を整えるために最適なサービスとなっています。
Canario（カナリオ）の詳細やお見積もりのご相談は、ぜひNECネッツエスアイへお気軽にお問い合わせください。
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