【会社での適切な電話対応】担当者が帰宅した場合の伝え方とは？

本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。

会社で電話対応をしていると、すでに帰宅した社員宛てに電話が来ることがあります。

この場合、相手に担当者が帰宅していることを伝えていいのか、どのように伝えたらいいのか迷ってしまうこともあるでしょう。

そこで本記事では、担当者がすでに帰宅しているときの正しい電話対応について解説します。

勘違いが起きやすい表現や帰宅したことを相手に伝えるときのポイントもあわせて確認しましょう。

担当者が帰宅している場合の適切な電話対応とは

結論からいうと、担当者が帰宅していることは電話の相手に伝えても問題ありません。

ここでは、担当者が帰宅していることを電話で伝えるときに役立つ表現を確認しましょう。

「本日は失礼させていただきました」

「失礼」には「立ち去る」という意味があるので、「本日は失礼させていただきました」と伝えることで、電話の相手に担当者はもう帰宅していると理解してもらえます。

実際の電話対応では「○○（担当者名）ですが、本日は失礼させていただきました」と言えば問題ありません。

「本日はすでに退勤いたしました」

「退勤」はその日の勤務時間が終わり、勤怠を終えることを意味します。

このため、「本日はすでに退勤いたしました」と伝えることで、相手に「今日はもう帰社しないが、翌営業日以降は出社する」と理解してもらえます。

帰宅したことを「退社」というのは避けた方が無難

担当者が会社を出て家に帰ったことを「退社」と表現するケースもありますが、相手から意味を誤解される可能性があるため使用を避けた方が無難です。

先に紹介したように「本日は失礼させていただきました」「本日はすでに退勤いたしました」と表現することをおすすめします。

「退職」と勘違いされる恐れがある

では、なぜ社員が帰宅したことを「退社」と表現しない方がいいのでしょうか。

これは社員が会社を辞める「退職」と勘違いされる可能性があるからです。

こちらは「社員がすでに帰宅していること」を伝えたつもりでも、電話の相手は「社員が退社してしまい、もう出社しない」と理解する恐れもあるので表現に注意が必要です。

「本日は」をつけると誤解が生まれにくい

社員が帰宅したという意味で「退社」を使用する場合は、「本日は」をつけると退職したと勘違いされる可能性を減らせます。

下記2つの文を比べてみてください。

○	本日はすでに退社いたしました。
×	本日退社いたしました。

×の文は、社員が今日付で退職したと捉えられる可能性があります。

しかし○の文は、社員がすでに帰宅していて翌営業日以降で出社するという意味合いを持っていることが分かります。

電話対応で「退社」を使用する際は、「本日は」の助詞をつけて誤解を生まないように対応しましょう。

【「退社」と似ている言葉】それぞれの違いを解説

電話対応で「退社」という言葉を使う際は注意が必要ですが、似ている言葉の使い分けを覚えておくことも大切です。

下記にて会社で使用することが多い「退社」と似ている言葉をまとめているので、ぜひ参考にしてください。

退職

仕事を辞めることを意味します。自社都合、会社都合の両方に証できます。

離職

文字どおり職から離れることを意味するため、退職と同義に使われることが多いです。

辞職

社員が自分の意思で仕事を辞めることを意味します。したがって会社都合の退職は「辞職」といいません。

退勤

先に少し触れましたが、就業時間が終わってその人の勤怠を終えることを意味します。

帰社

従業員が出張先や外出先などから会社に戻ることを意味します。

帰宅と同じく「帰」の文字が含まれていて意味を間違えてしまう人もいるので、注意が必要です。

帰宅

自宅に帰ることを意味します。

ビジネスでも「従業員が帰宅した」と表現することがありますが、まっすぐ家に帰ったとは限りません。

電話をかけてきた相手に帰宅したことを伝えていたにもかかわらず、町でばったり出会ってしまうこともあります。

したがって会社での電話対応では、「帰宅した」という表現は避けた方が無難です。

担当者が帰宅したときの電話対応のポイントとは

ここでは電話対応で担当者が帰宅したことを伝える際に有効な3つのポイントを紹介します。

できる範囲で対応する

帰宅した担当者宛ての電話であっても、チームで協力して対応しましょう。

担当者本人でなければできないことを無理にする必要はありませんが、できる範囲のサポートをするべきです。

自分で判断できない場合は、上司の指示を仰ぐなどして適切に対応します。

担当者がいつから対応できそうか伝える

帰宅した担当者がいつから出勤するのかを伝えて、相手に安心してもらいましょう。

たとえば

「○○（担当者名）は翌営業日から出社いたします」
「申し訳ございませんが、○○（担当者名）は休暇中でして出社は週明けになります」

などと言うといいでしょう。

【例文あり】帰宅したことを隠したいときに使える表現

従業員が帰宅したことを電話の相手に知られたくない場合は、「○○（担当者名）は現在外出中で、本日は帰社しない予定でございます」などと対応することをおすすめします。

角が立たない言い回しにすることが大切です。

まとめ

すでに帰宅した社員宛てに電話が来た場合は、相手にその旨を伝えても問題ありません。

ただし、誤解が生まれないよう、表現には注意する必要があります。

また担当者の代わりにできる範囲の対応をしたり、いつ頃から担当者が対応できるのかを相手へ伝えたりすることも大切です。

電話対応の負担を少しでも減らしたいと考えているなら、NECネッツエスアイのCanario（カナリオ）の利用がおすすめです。

AIが担当者に自動で取り次いでくれるので、人間の工数削減につながります。担当者が不在・対応できない場合は、着信を別の番号へ転送する機能をうまく活用するといいでしょう。

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