【電話対応】会社への営業電話の上手な切り方・断り方マニュアル

営業電話の対応を早く終わらせたくても、切り方がわからずお悩みの方は多いのではないでしょうか。

営業電話といえども、会社にかかってきた電話である以上、お客様と接する時と同様に礼儀正しく丁寧な対応を行う必要があります。

本記事では、営業電話を早期に判別する方法と切り方・断り方のポイントを解説します。

営業電話を見分けるための対応ポイント

毎日会社の電話に出ていると、「これ、営業電話かも」と気づく瞬間があるのではないでしょうか。

早い段階で営業電話とわかれば、余計な時間を費やすことなく電話を終わらせることができます。

営業電話かな？と思ったら、次の点に意識を向けてみましょう。こちらから質問を投げかけて相手の反応を探るのも有効です。

社名を名乗っているか

営業電話の場合、「〇〇の関連会社で」などと具体的な社名を隠す言い方をすることがあります。これは、取引中の会社や大手企業との関わりを示唆して、信用を得ようとしているからです。

また、個人名でかけてくる場合もありますが、これは、営業であることがバレないよう、個人的な用件でかけてきていると思わせたいからです。

相手がはっきりと自分の身分を明かさない場合は、「どちらの〇〇様でしょうか？」などと聞き返すと良いでしょう。

担当者の名前を知っているか

営業電話の場合、担当者との面識がないのはもちろん、担当者の名前や所属部署すら知りません。

「採用のご担当者様はいらっしゃいますでしょうか」など、担当者名を名指ししない電話や、「社長はいらっしゃいますか」と役職名で取り次ぎを求めてくる場合は、営業電話であることがほとんどです。

用件を尋ねてみる

相手が取引先ではなく、担当者名も知らない場合は、電話を取り次ぐ前に「どのようなご用件でしょうか」と尋ねてみましょう。

営業電話の場合、セールスであることがわかると取り次いでもらえなくなるため、一次対応者には用件をはっきり言わないことが多いです。

「インターネット回線の件」「法人様向けのお得なサービスの件」などあいまいな言い方をする場合は、「具体的にはどのようなお話でしょうか？」と、さらに詳しく聞き出してみましょう。

ガチャ切りはNG！営業電話のスマートな切り方

営業電話とわかったら、一刻も早く対応を終えたいですね。

けれども、企業の電話対応として、いきなりガチャ切りするのは好ましくありません。

営業電話を長引かせないスマートな切り方のポイントを解説します。

はっきり断る

日常生活で何かを断るときには、あまり面と向かってNoと言うことはありません。

相手を不愉快にさせないよう、あいまいな言い方で断ることも多いのではないでしょうか。

営業電話に対しては、遠回しに断ろうとしても効果がありません。

「弊社には不要です」

「検討しておりません」

など、必要ないということがはっきりわかるように断るようにしましょう。

理由を添えて断る

営業電話を断る際に、理由も添えることができればさらに説得力が増します。

「現時点では導入の予定はございません」

「採用は行っていません」

など、担当者から具体的な理由を添えて断られれば、相手も納得するしかないからです。

自分が一次対応者の場合は、

「新規のお取引はお断りさせていただきます」

「取り次がないよう言われております」

といった表現が使えます。

再連絡が不要であると伝える

営業電話を一度断っても、定期的に「現在のご状況はいかがでしょうか」といった状況確認の電話がかかってきてしまうことがあります。

営業電話を断る際に、

「必要になりましたらこちらから連絡いたしますので、再度のご連絡は不要です」

と伝えておくとよいでしょう。

一言断って受話器を置く

お断りしても、相手に反論されたら話が長引いてしまいます。

「当社には必要ございません。失礼いたします」のように、はっきり断りの意思を伝えたあと、一言断って受話器を置いてしまいましょう。

対応中の注意点

営業電話の対応中は、相手のペースに乗せられて余裕がなくなったり、長引く対応にイライラしたりしてしまいますね。

早く切りたくても、その場しのぎの対応や誠実さに欠ける対応は、企業の印象を悪くしてしまうだけです。

営業電話に対応するときに注意すべきポイントを見ていきましょう。

居留守や嘘は逆効果

担当者への取り次ぎを求められたら、「外出しています」「本日は不在です」などと言えば、相手は一度引き下がりますが、後日再連絡する口実を与えてしまいます。

また、その場で取り次ぎができないとなれば「担当者様はどなた様になりますでしょうか？」「ご連絡先の電話番号はどちらになりますか？」など、担当者に関する情報を求められてしまうでしょう。

居留守を使っても断ったことになるわけではありませんので、その場ではっきりと断るようにしましょう。

最後まで丁寧に対応する

営業電話の相手は自社のユーザーかもしれません。また、その企業と将来的に取引が生まれる可能性もあります。

たとえ営業電話であっても、会社の印象を悪くすることのないよう、礼儀正しく誠実な対応を行いましょう。

営業電話に出なくてOK！AIが対応する「Canario（カナリオ）」

営業電話対応のために業務に影響が出ている場合は、会社としても何らかの対策が必要です。

簡単に導入できて効果の高い営業電話対策をお探しの企業様に向けて、電話の一次対応をAIにお任せできる電話転送サービス「Canario（カナリオ）」をご紹介します。

「Canario（カナリオ）」は、AIがすべての着信に応対し、相手が名指しした担当者名を認識して電話を取り次いでくれるサービスです。

自動対応だから、営業電話のブロックにも有効。取引先からの大切な電話は担当者に直接転送できるので、得意先とのコミュニケーションもスムーズになります。

営業電話対応や取り次ぎ業務がなくなることで、社員のモチベーション向上やメンタルヘルス改善などの効果も期待できます。

記事まとめ

社名や用件をはっきり言わない・担当者名を知らない場合は営業電話の可能性が高い
営業電話であってもガチャ切りはNG
再連絡が来ないよう、はっきりと断る

営業電話の切り方でお悩みなら、電話対応をAIで自動化し、社員が直接応対しないという選択肢もあります。

電話転送サービス「Canario（カナリオ）」は1カ月間たっぷり試せるトライアルもございますので、ご興味がございましたらNECネッツエスアイへお気軽にご相談ください。

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