営業電話・迷惑電話対策に有効な自動音声応答（IVR）とは？機能を解説

営業電話や迷惑電話は、本来対応しなくてよい内容のものがほとんどであるにもかかわらず、受けてしまったら企業としては誠実な対応をせざるをえません。

このため、社員の時間や労力が奪われてしまっています。

本記事では、営業電話対策として有人対応をやめることのメリットを解説します。

自動音声応答（IVR）など、対応を無人化するシステムも紹介していますので、営業電話でお悩みの方はぜひ参考になさってください。

営業電話に対応することのデメリット

電話対応を行う中で、毎日のようにかかってくる営業電話にうんざりしている方も多いのではないでしょうか。

かかってくる以上は誰かが対応しなければならないものの、営業電話の対応のために不要なコストがかかったり、貴重なリソースが奪われては本末転倒ですね。

営業電話に対応することには、次のようなデメリットがあるのです。

集中が切れる

電話対応を行う社員は、メイン業務の手を止めて電話に出ていることがほとんどではないでしょうか。

頻繁に電話がかかってきて作業を中断させられると、集中力を維持するのが難しくなります。

さらに、それが本業には関係のない営業電話となると、モチベーションが下がってしまうこともあるでしょう。

時間がかかる

営業電話は、こちらが断ろうとしてもなかなか引き下がってくれず、長引くことがあります。

貴重な就業時間を営業電話対応のために取られてしまうと、業務時間内に自分の仕事が終わらないということにもなりかねません。

会社の利益にならない

企業としては、かかってくる電話の相手は全てお客様と考え、丁寧に応対しなければなりません。

しかし、営業電話や迷惑電話は企業に利益をもたらしませんので、対応にかけた労力は無駄になってしまいます。

ストレスが溜まる

しつこい営業電話の対応では、疲労もストレスも溜まります。

営業電話対応は本来、優先度の低いものであるはずですが、あまりに負担が大きければ「営業電話のために自分の業務の時間が取れない」「毎日営業電話の対応ばかりでやり甲斐がない」など、社員のメンタルヘルスに影響してしまうこともあります。

自動音声応答（IVR）でできること

自動音声応答（IVR）とは、受電時にいきなり人間が出るのではなく、自動音声を流して案内を行うものです。

電話機のプッシュ操作で相手からの回答を得ることができるので、

「購入のご相談は1を、修理のお申し込みは2を、その他のお問い合わせは3を押してください」

などのガイダンスを流し、お客様の選択結果から転送先を振り分けたり、必要な情報を自動音声で流したりすることができます。

電話の受付時に自動音声応答を導入することによって、電話業務の効率化が可能になります。

無人対応

会社の代表電話やコールセンターにかかってくる電話は、すべてが有人対応が必要なものとは限りません。

定型的な問い合わせへの回答など、決まった内容のものは自動音声で案内を流すだけでも対応できます。

無人対応に回せるものが多くなれば有人窓口に電話がつながりやすくなり、お客様をお待たせしたり、電話を取れずにあふれ呼が発生したりするのを防ぐこともできるでしょう。

担当者への接続

自動音声応答で用件を尋ね、選択肢の中からお客様にプッシュ操作で選んでいただくことで、担当別に電話を振り分けることができます。

スタッフが一次対応をする必要がなくなりコスト削減できる上に、用件を聞いてから手動で転送するよりもスムーズに担当者へつながるため、会社だけではなくお客様にとってもメリットがあります。

時間外対応・受付

自動音声応答は営業時間外の対応にも適しています。

営業時間終了後は、時間外のガイダンスを流し、営業日・営業時間を自動音声で案内すれば、繋がる時間帯にかけ直しを促すことができます。

また、定型案内が可能な内容への問い合わせは自動音声にしておけば、営業時間外でも回答することができますね。

お客様にメッセージを録音していただき、翌営業日に折り返す対応も可能です。

折り返し予約

自動音声応答では、時間外の着信や、電話が混雑して担当者に繋げない時に、お客様に希望の日時をプッシュ入力で登録していただき、担当者から折り返すという運用もできます。

折り返し対応とすることでお客様を必要以上にお待たせすることなく、日時指定することによって行き違いも防げるので、お互いの時間を無駄にせずに済みます。

営業電話・迷惑電話の撃退に自動音声応答が使える理由

電話対応の無駄を省き、必要な電話を速やかに繋げてくれる自動音声応答システム。

最近では、営業電話の撃退に活用される事例も多く見られます。

自動音声応答が営業電話・迷惑電話対策として使える理由を見てみましょう。

無人対応で融通が利かない

営業電話は、有人対応を前提としたものです。

テレアポ業者は、こちらの組織や担当者名については全く知識がなくても、とにかく電話に出た人に

「社長につないでほしい」
「担当者の名前を教えてほしい」

などの交渉を行います。

そうしているうちに根負けして電話を取り次いだり、社員の名前を口にしてしまったりすることもないとは言えません。

また、こちらが話を切り上げたくてもなかなか電話を切らせてくれないのが営業電話です。

自動音声応答であれば、良い意味でテンプレ対応ですので、相手が何を言おうがシナリオ通りにしか進みません。

営業電話のセールスマンが付け入る隙がないのが自動音声応答のメリットです。

担当者につながるまでが長く、効率が悪い

自動音声応答でも、最終的に有人窓口に接続することはできます。

けれども、自動音声応答で有人窓口にたどり着くのは、振り分けのための自動音声ガイダンスをすべて聞き、いくつも質問に答えた後です。

問い合わせのためにかけた場合にも「長い」と感じることがあるくらい、オペレーターまでの道のりが遠い自動音声応答。

短時間で架電数を稼がなければアポが取れない電話営業としては非常に効率が悪いです。

アポインターはノルマを抱えている場合がほとんどですので、自動音声応答のガイダンスを聞いている時間があったらさっさと諦めて他へかけた方が良いのです。

「Canario（カナリオ）」はAI対応で営業電話をブロック

自動音声応答によって営業電話をシャットアウトしたい。

けれども、自社のお客様は、長い音声案内で待たせたくない。

そんな場合におすすめのサービスが、NECネッツエスアイが提供する電話転送サービス「Canario（カナリオ）」です。

「Canario（カナリオ）」では第一声で自動音声が流れるため、営業電話や迷惑電話はここでブロック。

さらに、IVRと違うのはここから先です。

「Canario（カナリオ）」では長いガイダンスを聞いて選択肢を選ぶ必要はありません。

相手に担当者名を発話してもらうと、AIが認識して担当者の携帯に電話を転送できるのです。

営業電話のブロックと、お客様の利便性向上を同時に叶える理想的なシステム、それが「Canario（カナリオ）」です。

記事まとめ

自動音声応答は受電を用件ごとに振り分けることができ、営業電話のブロックにも有効です。

ただし、自動音声の長いガイダンスを聞かされることはお客様にとってはデメリットの一つになってしまうこともあるでしょう。

NECネッツエスアイの「Canario（カナリオ）」では、自動音声で営業電話をブロックしつつ、既存顧客からの電話は担当者の名指しだけで自動転送が可能です。

担当者へのスムーズな接続を叶え、顧客満足度を下げることなく、不要な営業電話や迷惑電話のみシャットアウトします。

「Canario（カナリオ）」は1カ月間のトライアルも可能です。ご興味がございましたら、ぜひ当社へお気軽にお問い合わせください。

※記載されている会社名および製品名は、各社の商標または登録商標です。

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