【ビジネスマナー】折り返しはスムーズな対応を！会社への電話のかけ方

電話の受け方は会社の研修や電話対応マニュアルで学ぶ機会がありますが、電話のかけ方についてはきちんと教わったことがないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

電話を受けるときと同様に、ビジネスの電話のかけ方にもマナーがあります。

本記事では、仕事で電話をかけるときのマナーを解説します。

不在時にかかってきた電話に折り返す場合に気をつけるべきことも紹介していますので、電話をかける機会の多い方はぜひ参考にしてみてください。

ビジネスでの電話のかけ方マナー

仕事で電話をかけるときに特に気をつけたいのが、受け手の時間を尊重することです。

携帯電話で直接相手とやり取りする場合を除き、企業では他の社員に電話を取り次いでもらうことが多いですね。

相手を煩わせることなくスムーズに用件を伝えられるよう、電話をかける前に準備をしておきましょう。

時間帯に配慮する

電話をかけるときは、先方が対応しやすい時間を選んでかけるのがマナーです。

まず、営業時間外は社員が既に退勤している時間ですので避けましょう。残業している社員の業務を中断させてしまうこともあります。

始業直後や終業直前は朝礼や終礼を行っていたり、業務が立て込んでいたりする可能性が高いため、避けた方が無難です。

また、昼時に電話をかけると、相手の休憩時間を削ってしまうことがあります。

上記を踏まえ、例えば9時～17時の会社の場合は

10時～正午
14時～16時

が比較的、電話をかけるのに適した時間帯であると推測できます。

用件は簡潔にまとめておく

会社に電話をかけた場合、いきなり担当者に繋がることは稀です。

多くの場合は、他の社員が電話を取り次いでくれたり、担当者へ伝言してくれたりしますね。

案件に全く関係のない相手が理解できるよう、用件はなるべく簡潔に話せるように整理しておきましょう。

社名・名前を名乗る

ビジネスの場合、電話を受けた側が最初に名乗ります。

続いて、こちらから社名と名前をはっきりと名乗りましょう。

特に社名は、初めて聞く相手にとっては聞き取りにくい場合もあります。

自分にとっては言い慣れている社名でも早口で流したりせず、丁寧に発音しましょう。

取り次ぎを希望する担当者名と用件を伝える

電話に出た人が担当者本人ではない場合、取り次いでほしい担当者の名前を伝えます。

このとき、簡単でかまいませんので用件も伝えるようにしましょう。

担当者がすぐに電話に出られない場合でも、内容次第では優先的に取り次いでもらえたり、他の担当者が対応してくれる場合があります。

不在の場合、どのような対応を希望するか伝える

担当者が不在の場合、どのような対応をしてほしいか伝えましょう。

担当者が戻り次第、折り返し連絡してもらう
こちらからかけ直す
伝言をお願いする
メールなど別の方法で連絡する
電話があったと伝えてもらう

担当者から連絡がほしい場合はこちらの連絡先を伝えます。

何度も行き違いにならないよう、連絡がつきやすい時間帯も合わせて伝えておくとよいでしょう。

電話を切るときは静かに受話器を置く

会話が終わったら、かけた方が先に電話を切るのがマナーです。

このとき勢いよく受話器を置くと、相手の耳元で「ガチャン！」という音がするため雑な印象を与えてしまいます。

固定電話では、静かにフックボタンを押して切りましょう。

折り返すときのかけ方マナー

自分が不在の間にかかってきた電話に折り返す場合のマナーも確認しておきましょう。

伝言の内容を確認しておく

相手が伝言を残していた場合には、用件を十分確認してから折り返しの電話をかけましょう。

電話の相手は、伝言した内容については知っているものという前提で話を進めます。

用件をよく把握せずに折り返すと、「あの会社では伝言を頼んでも担当者に伝えてくれない」と、会社そのものに対する信用を失ってしまうことにもなりかねません。

折り返しはなるべく早く

自分あての電話に出られなかった場合、できるだけ早く折り返しの電話をかけましょう。

折り返し待ちのために相手の仕事が止まってしまっているかもしれません。

「後回しにして忘れてしまった」などということのないよう、電話できる状態になったらなるべく早く折り返しの対応をする癖をつけておきましょう。

依頼されていることは対応してから折り返す

折り返しはできる限り早く対応すべきですが、伝言の内容をよく確認せずに電話だけかけても意味がありません。

何かを依頼されている場合、処理を済ませてから折り返しましょう。

例えば、問い合わせの電話であれば調べて回答を用意してから折り返します。

対応を済ませておくことでビジネスの展開がスムーズになり、お客様の満足度も向上します。

電話に出られなかったことをお詫びする

自分が電話に出られなかったことで、相手の仕事を止めてしまっているかもしれません。

折り返し電話をかけたときは、まず「先日はお電話に出られず申し訳ございませんでした」とお詫びを伝えてから本題に入りましょう。

何度も行き違いになる場合はメールも活用する

電話で何度も行き違いになると、お互いに消耗してしまいます。

こちらから折り返した時に相手が不在で、なかなか電話でスムーズに連絡が取れない場合は、他の連絡手段も併用しましょう。

例えばメールであれば送信時間に気を遣う必要もなく、相手も都合の良いときに確認できます。

AIで電話対応と折り返しを効率化！「Canario（カナリオ）」

いつも電話に出られず折り返し電話をかけることが多い場合、なかなか仕事がスムーズに進みませんね。

また、電話が何度も行き違いになる場合には、一次対応をしている社員の負担も増加します。

外出先から折り返せるよう、リアルタイムに伝言を把握したい
お客様の用件を文字で後追い確認したい
取り次ぎや不在対応の負担を減らしたい

このような企業様におすすめなのが、NECネッツエスアイが提供する電話転送サービス「Canario（カナリオ）」です。

「Canario（カナリオ）」ではAIが電話に応答し、担当者の名前を聞き取って携帯へ電話を転送するので、外出先にいても自分あての電話に出ることができます。

応答できなかった場合は、伝言をテキスト化してメールやチャットで送信。スマホやタブレットですぐに用件を確認できるから、空き時間を使って折り返すことも可能になります。

まとめ

電話のかけ方のマナーを解説しました。

ビジネスで電話をかける場合、相手の都合に配慮し適切なタイミングでかけることが非常に重要です。

加えて、折り返しの場合は相手を待たせてしまっているので、伝言確認してから対応・連絡するまでのスピード感も必要になります。

外出しなければならない場合もリアルタイムに折り返しの伝言を受けるには、AIによる電話転送サービス「Canario（カナリオ）」の利用がおすすめです。

1カ月間のトライアルもございますので、ご興味がありましたらぜひお気軽にお問い合わせください。

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