本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。
電話対応していると、担当者が休みの場合にどのようにして相手にそのことを伝えればいいのか迷うこともあるでしょう。
そもそも休みであることを話して問題ないのか、問題ないとしてもどのような言い回しで伝えればマナー違反にならないのか……。
気になることは山積みですよね。
また会社が休日の場合も、電話対応に困るよくあるケースでしょう。
本記事では、担当者が休みのときや会社自体が休日の場合の対応方法を具体的に解説します。
担当者が休み・不在時のビジネス電話の正しい対応方法
まず担当者が休み・不在であることを電話の相手に伝えること自体は、問題ありません。
ただし、ビジネスマナーに違反しないように、丁寧に伝えることが大切です。
最初に電話の相手に、担当者が電話に出られないことについて謝罪をしましょう。
「申し訳ございません。○○（担当者の名前）は本日休みをとっております。」と伝えれば問題ありません。
休みの場合は休みであることを、相手に伝えることが大切です。電話に出られない理由を変にごまかすと、相手から何度も連絡が来たり、心証が悪くなったりする可能性があります。
担当者が休みであることを伝えた後は、今後の対応の確認を行います。
休み明けに担当者から電話するのか、メールで連絡するのか、伝言を伝えるだけでいいのか確認しましょう。
ただ席を外しているだけの場合は、席に戻る時間帯がわかれば相手に伝えると親切です。
もし担当者がどのくらいで帰ってくるのかわからない場合や帰ってきても別の対応に追われる可能性がある場合は、電話の相手には時間を伝えない方がいいケースもあります。
基本は不在であることについての謝罪、今後の対応を確認し、必要に応じて担当者が戻る予定時間を伝えるといいでしょう。
会社が休みの場合の電話の対応方法
会社自体が休みをとっているにもかかわらず、電話対応をしなければいけないケースもあるでしょう。
この場合も素直に、相手には会社が休みであることを伝えます。
「本日、会社自体が休みでして、私だけが出社している状況です。」と話すといいでしょう。
相手からの問い合わせに自分だけで対応するのが難しい場合は、「申し訳ございませんが、休み明けに社内で確認させてください。」と電話を切って構いません。
緊急な内容でない限り、出社せずに休んでいる担当者に連絡をとるのは避けましょう。
電話の取り次ぎメモなどを作成し、担当者のデスクに置いておけば休み明けに確認できます。
Canario(カナリオ)：応対をAIに任せて業務効率化を実現
Canario(カナリオ)とはNECネッツエスアイが提供する、クラウド型の電話転送サービスです。
AIが名前をもとに電話を取り次いでくれるため、社員が電話対応する必要がありません。
電話をかけてきた相手が担当者の名前をAIに伝えて取り次ぐだけでなく、あらかじめ登録したグループの番号を一斉架電することも可能です。
Canario(カナリオ)を導入すれば上司や同僚など、誰かが休日をとっている場合でも別の社員がスムーズに電話対応をフォローできます。
また営業時間を設定することで、決まった時間帯だけAIに電話対応をお願いすることも可能です。この機能を使えば会社が休日の場合でも、誰かが電話対応せずにすむでしょう。
ビジネスにおいて電話対応は必要不可欠ですが、休日まで電話対応に追われるのは精神的に厳しいものです。
しかし、Canario(カナリオ)を利用することでその負担が軽減されるかもしれません。
NECネッツエスアイのCanario(カナリオ)について詳しい内容が知りたい方は、ぜひお気軽にご連絡ください。
まとめ
社員の誰かが休みをとっている場合は、ビジネス上失礼のない言い方で相手に伝えることが大切です。
まずは担当者が休みで電話に出られないことを謝罪し、次に今後の対応を確認しましょう。
会社自体が休日の場合も、相手にありのままの事実を伝えます。変にごまかすと、会社の心証に関わることもあるため注意してください。
社員が休みをとっている場合や会社自体が休日の場合は、Canario(カナリオ)のAIに電話対応を任せるのがおすすめです。
詳しい機能や料金プランについて気になる方は、お気軽にお問い合わせください。
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