本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。
会社で電話をとっていると、相手の求める担当者が会議などで離席していたり、休みをとっていて不在にしていたりして「どのように相手に伝えるべきか……」と応対に困ることがあるでしょう。
そこで本記事では、担当者不在の理由別に正しい対応方法を紹介します。
担当者が不在・休みの場合は、電話の相手にもその旨を伝える
電話対応を始めて間もない人のなかには「そもそも担当者が不在・休みにしていることを相手に伝えても問題ないのか」と疑問に思う人もいるでしょう。
結論から言うと、不在・休みにしていることを伝えても大丈夫です。
むしろ、「担当者がどれくらいで会社に戻ってくるのか」「休み明けはいつになる予定なのか」を相手にきちんと伝えることがビジネスにおける基本的なマナーとなります。
【ケース別】担当者不在の正しい言い方・対応方法
それではここから、担当者が電話に出られない場合の理由別に正しい対応方法を紹介します。
社内会議で離席していて電話対応できない場合
例：申し訳ございません。○○（担当者の名前）はただいま社内会議中でございます。会議は〇時に終了する予定なので、終わりましたらこちらからご連絡いたしましょうか？
社内会議で担当社員が離席しているときは、どれくらいで会議が終わる予定なのかを電話の相手に告げましょう。
ただし、あくまで予定であり、会議が長引く恐れもあるため折り返しの時間を確約しないようにしておくと安心です。
なお、会議の前に担当者から「○○さんから電話があったら取り次いで」とお願いされることもあるので、そのときの状況にあわせて柔軟に対応するようにしてください。
トイレなどで一時的に離席していて電話対応できない場合
例：申し訳ございません。○○（担当者の名前）はただいま席を外しておりますので、戻りましたら折り返しご連絡いたします。
担当者が一時的に不在にしている場合は、席に戻り次第、電話するように伝えると返答するといいでしょう。
外出していて電話対応できない場合
例：申し訳ございませんが、あいにく○○（担当者の名前）は外出しております。帰社予定は△時頃となっておりますが、代わりにご要件をお聞きいたしましょうか？
担当者が会社の外に出ていて不在の場合は、戻りの予定時刻を伝えて相手の希望を聞くようにしましょう。
ちなみに、社員の出社時刻が遅れている場合も、こうした言い回しを用いることが多いです。
なお、場合によっては担当者と早く連絡を取りたいあまり、個人の携帯番号を聞かれることがあります。
ビジネス用の携帯電話であれば問題ありませんが、担当者個人の番号を伝えることは情報漏えいとなるので気を付けて応対するようにしてください。
別の電話に対応している場合
例：申し訳ございません。○○（担当者の名前）はお客様対応中でございまして……失礼ですが、どのようなご用件でしょうか？
後から電話をかけてきたお客様の方が急を要する内容の場合もあります。
状況に応じて最初に電話をとった人が用件を聞き、対応する柔軟性もビジネスシーンでは必要です。
休みをとっていて電話対応できない場合
例：申し訳ございません。あいにく、○○（担当者の名前）は本日休んでおります。よろしければご用件を承りますが、いかがいたしましょうか。
社員が休暇をとっているときは、電話の相手にもその旨を伝えます。
社員が休みであることを電話の相手に伝えることに抵抗を感じる人もいるかもしれませんが、「離席している」などの理由で電話を取り次げないと伝えると相手は時間をおいて何度も連絡してくる可能性があります。
休みをとっていることを伝えないと、相手にも迷惑がかかってしまうため、ビジネスではきちんと伝えるのがマナーです。
なお、「お休みをいただいております」という言い方をする方がたまにいらっしゃいますが、これは日本語として不適切な言い回しなので使わないようにしましょう。
まとめ
担当者が外訪などで不在にしていたり、休みをとっていたりするときに電話がかかってきたときは、相手にもその旨を伝えましょう。
担当者がすぐに連絡できない場合は、会社に戻ってくる予定時刻を伝えたり、代わりに相手の用件を聞いて対応したりする柔軟性がビジネスでは求められます。
不在・休みで担当者がいないときの言い方に迷っていた方は、今回紹介した内容を参考に電話対応してみてください。
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