有給休暇中の仕事の電話はどうする？対応を減らすためにできること

本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。

携帯電話でいつでも連絡が取れるようになったことは、ビジネスでの利便性を高める一方で、オンオフの切り替えが困難になるという新たな悩みを生み出しました。

会社支給の携帯電話を持っていれば、帰宅後も、有給休暇中も連絡が取れてしまうため、プライベートの時間を削られてしまうことも多くなりましたね。

本記事では、有給休暇中の仕事の電話について、

電話に出なくても良い？
かかってきたらどう対応する？
休暇中にかかってくる電話を減らす方法は？
担当者が有給休暇中の場合の電話対応方法は？

といった疑問にお答えします。

労働基準法上の扱い

労働基準法には、「休日」と「休暇」について、以下のように定められています。

休日：労働の義務を負わない日
休暇：労働の義務を免除された日

「休日」とは、労働基準法で定められた「法定休日」と、会社が定めた「所定休日」を指しています。

休日には、労働者はそもそも労働の義務がありません。

「休暇」は、本来は労働の義務がある日ですが、労働者の申請により労働義務を免除された日のことをいいます。

つまり、「休日」も「休暇」も労働する義務がない日です。

電話対応は1本あたり数分で済むため見逃されがちですが、休日や休暇中に行った場合は労働とみなされ、本来は賃金を支払わなければなりません。

有給休暇中に電話がかかってきたらどう対応する？

有給休暇中に電話に出なくて良いと言われても、取引先や職場から電話がかかってきたら無視できないという方もいらっしゃることと思います。

電話を取るのかどうかは最終的に個人の判断となってしまいますが、電話に出た場合でも、休暇中の対応は最小限で済ませるのがワークライフバランスを保つコツです。

原則、無視しても問題はない

有給休暇中は労働の義務が免除されていますから、電話が鳴っても基本的には出る必要はありません。

また、会社が休暇中の電話対応を命令することはハラスメントに該当する場合もあります。

これまで慣習的に休日対応を行っていたとしても、会社から強要することがあってはなりません。

対応や連絡は休暇終了後にする

「もしも緊急の用件があったらどうしよう」と気になってしまう場合は、簡潔に用件を聞いて、休暇後に対応する方法もあります。

有給休暇中ですぐに対応できないことを相手にきちんと伝えて、理解を得ることが大切です。

どうしても必要な電話や緊急の電話のみ対応する

会社での立場や担当業務によっては、有給休暇中でも至急の連絡が入ることが想定されている場合もあるでしょう。

中には、最優先で対応しなければならない案件や、放置すると損失が拡大するようなトラブルもあります。

電話の相手や内容から判断して、どうしても必要な場合は臨機応変に対応しましょう。

携帯の電源を切る・持ち歩かない

有給中も電話が気になって休んだ気がしない場合は、携帯電話の電源を切ったり、外出時に持ち歩かないようにしたりと、電話と距離をおくことも有効です。

留守番電話がついている場合はオンにしておけば、電話に出なくても後でメッセージを確認できます。

有給休暇中の電話が多い原因・対策

そもそも、有給休暇中には電話がかかってこないにこしたことはありません。

休み中の電話が多い場合は、何か原因があるはずです。

根本原因と向き合って、休日の連絡が発生しない環境を作っていきましょう、

他の人では対応できない用件

有給休暇中に何らかのトラブルが起きて解決できない場合や、至急の依頼が入ったのに他の人がやり方を知らない場合には、やむなく休暇中の担当者に連絡を取るケースがあります。

しかし、当人でなければ対応できない仕事があるのは業務が属人化している証拠。

組織としても望ましいことではありません。

有給中に想定される業務については、他の人でも対応できるように引き継ぎを行っておきましょう。

休みであることを知らない

取引先など社外の人は、あなたが有給休暇中であることを知らずに電話をかけてきているのかもしれません。

よく連絡を取る相手には、事前に有給休暇の予定を伝えておきましょう。

休みの間はメールやチャットで連絡してもらうように伝えておくと、自分のタイミングで確認できます。

いつも対応してくれるから

休日対応が常態化していると、「あの人は休みでも対応してくれる」と思われてしまいます。

こちらが受け続ける限り、休みでも遠慮なく電話がかかってきてしまうことになりますので、あいまいにせずきちんと伝えることが大切です。

これまで休みでも対応していたものを急にやめるのは反発を招くかもしれませんが、

「休暇中ですので、次回出社時に対応させていただいてよろしいでしょうか」
「私は休暇中ですが、〇〇という者が対応いたしますので、連絡を取ってみていただけますでしょうか」

など、解決案を提示すれば相手に納得してもらいやすくなります。

上司や同僚が有給休暇中の場合の対応

有給休暇中の上司や同僚あてに電話がかかってきた場合の対応方法についても確認しておきましょう。

電話は折り返しにする

有給休暇中に受けた電話は、基本的に、次回出勤時に本人から折り返すように伝えましょう。

急ぎの場合は用件を聞き、他の人でもできることであれば代わりに対応することもできます。

休暇中の本人に連絡を取るのは最後の手段として、なるべく今いるメンバーだけで対応できるようにしましょう。

次の出勤予定を伝える

有給を連続で取っている場合、お客様はいつかかってくるかわからない折り返しの電話を待ち続けることになってしまいます。

予定表で担当者の次の出勤がいつになるのかを調べてお伝えしておくと、相手もスケジュールが立てやすくなり安心です。

休暇中の連絡先を教えない

相手が得意先であっても、休暇中の担当者の連絡先を勝手に教えてはいけません。

プライベートの連絡先はもちろんのこと、社用携帯でも、本人の了承なしで教えてしまうとトラブルになることがあります。

相手がどうしても担当者と連絡が取りたいとおっしゃる場合には、社内の人から担当者に連絡を入れるようにしましょう。

詳しい予定は言う必要がない

担当者が有給で不在の場合は、「本日は休暇のため不在でございます」と、休暇中であることを伝えるだけで構いません。

有給休暇を取る理由は、「レジャー」「通院」「引っ越し」「子供の学校行事」など、プライベートのものである場合がほとんどです。

担当者がスケジュールに有給取得理由を書いていたとしても、電話の相手に教える必要はありません。

やむをえず連絡を取る場合は配慮を忘れずに

有給休暇中は極力、担当者への連絡は控えるべきですが、やむをえず連絡を取らなければならなくなったときは相手への配慮を忘れないようにしましょう。

用件は手短に済ませる
休みに対応してくれたことに感謝する
電話に出ない場合はしつこくかけず、伝言やメールなども利用する

有給休暇中に仕事の電話に対応しなければならなくなった場合、依頼する側にこのような気遣いがあるかどうかで心証がかなり違ってくるはずです。

記事まとめ

有給休暇中は基本的に仕事の電話に出る必要はありませんが、電話を無視することへの罪悪感や、ビジネスチャンスを逃すリスクが気になる方もいらっしゃるのではないでしょうか。

「有給休暇中は電話に出たくないけれど、得意先からの連絡を逃したくない」
「電話に応答しないと印象が悪くなってしまうのでは」

このようなお悩みは、NECネッツエスアイの「Canario（カナリオ）」で解決できます。

「Canario（カナリオ）」では、AIが電話の一次対応を行い、担当者の携帯電話に電話を転送します。

無応答時は伝言をテキストで受け取ることができるので、電話に出られなくても大切なメッセージを逃さないから安心。

「Canario（カナリオ）」の詳細はぜひ、当社へお問い合わせください。

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