電話対応で担当者が不在の場合、こちらから折り返すのが一般的な対応です。
けれども、時々相手の方から「かけ直す」と言われることがありますね。
本記事では、相手がかけ直しを希望する理由と、かけ直すと言われた場合の対応方法を解説します。
Contents
担当者不在時の主な対応方法
まずは、電話の相手が名指しした担当者が不在の場合の主な対応方法を確認しておきましょう。
担当者から折り返し
担当者がいないときには、こちらから「担当者が戻り次第折り返し」を提案することが最も多いのではないでしょうか。
担当者が不在の場合、すぐに連絡が取れないことで相手をお待たせしてしまいます。
こちらの都合で電話に出られなかったのに、相手からかけ直してもらったら、再度時間や手間、電話代をかけさせてしまうことになりますね。
そのため、電話に出られなかった側からかけ直すのが一般的なビジネスマナーとなっています。
折り返し連絡をする場合は、忘れずに相手の連絡先を確認し、担当者に伝えましょう。
相手からかけ直す
電話対応で担当者の不在を伝えると、相手の側から「かけ直す」と言われることがあります。
これはあくまで相手から申し出があった場合の対応で、電話を受けた側から「かけ直してください」と依頼することは基本的にしません。
相手からのかけ直しは、基本的にその方が相手にとって都合の良い場合や、相手の意思による場合に限られるものと思って良いでしょう。
なお、相手からかけ直すと言われた場合にも、「かかってくるから放っておいても大丈夫」などと思わず、担当者に伝えておく必要があります。
担当者への伝言を預かる
担当者から折り返してもらうほどの内容ではなく、伝言でも十分伝わる場合は、担当者への伝言を頼まれることがあります。
例えば、ごく簡単な依頼や、こちらからの提案に承諾した旨などです。
伝言を承った場合はしっかりとメモして、担当者にもれなく伝えましょう。
電話があったことを伝える
電話対応で相手から「電話があったことだけ伝えてください」と依頼される場合は、さまざまな理由が考えられます。
例えば、
- 担当者から相手へかけた電話に対する折り返し
- 電話で打ち合わせをする約束をしていた
- 届いた資料を見たという確認
などです。
いずれにしても、担当者にはなぜ電話がかかってきたのか心当たりがあるはずですので、相手に言われた通り、「電話がありました」とだけ担当者に伝えればOKです。
他の手段で連絡する
電話で何度も行き違いになってしまう場合は、メールなど他の連絡手段でやり取りをした方が都合が良い場合があります。
電話対応で担当者の不在を伝えた際、相手から「では、メールで送っておきます」と言われた場合には、担当者が忘れずにメールを確認するよう、必ず伝えておきましょう。
相手から「かけ直す」と言われた理由とは
電話対応で相手から「かけ直す」と言われるのは、いったいどのような理由によるものなのでしょうか。
また、こちらから電話をかけて相手が不在だったとき、かけ直しを申し出た方がよいのはどのようなケースなのでしょうか。
担当者が不在だった場合、かけ直しを選択する理由は大きく分けて次の3つが考えられます。
不在にする予定がある
一つ目は、この後外出などの予定が入っている場合です。
担当者が戻ってきて連絡をくれる頃には自分が不在となってしまう可能性が高いので、オフィスにいる時間帯にあらためてかけ直すというものです。
連絡が取れる時間が限られていて、行き違いになりやすい
二つ目は、相手が非常に忙しく、電話が繋がりにくいため、折り返し電話をもらっても出られない可能性が高いということです。
せっかく折り返してもらったのに何度も行き違いになっては申し訳ないため、連絡がつく時間帯に自分からかけ直す方が効率が良いのです。
お願い事があり、折り返してもらうのは申し訳ない
三つ目は、何か頼み事があって電話してきている場合です。
電話はかける側に通話料が発生しますし、電話一本かけるのに手間も時間もかかります。
こちらからお願い事をする場合は、向こうからの折り返しを待つのではなく、自分の側からあらためてかけ直すのがマナーとも言えます。
電話対応でかけ直すと言われた場合の応対方法
では、電話対応で相手から「かけ直す」という申し出があった場合、どのように対応すべきかを見ていきましょう。
担当者がいる時間を伝える
何度も電話をいただいているのにいつも担当者が不在では、相手に負担をかけてしまいます。
かけ直すと言われた場合、担当者の戻り時間や連絡がつきやすい時間を相手に伝え、電話が行き違いにならないよう配慮しましょう。
電話があったことを担当者に伝言する
相手からかけ直すと言われた場合、基本的に相手からの連絡を待つことになりますが、「電話があったこと」「相手からかけ直すこと」は必ず担当者に伝えておきましょう。
電話があったことを知っていれば、次回担当者が「先日は電話に出られず申し訳ございませんでした」とお詫びすることができます。
また、担当者の方で自分から連絡した方が良いと判断した場合には、相手からの連絡を待たずにこちらからかける場合もあります。
電話対応の行き違いを解決するサービス
オフィスの電話対応では、不在時に折り返しやかけ直しが発生することが多いですね。
事務所で電話対応をしていると、都度担当者に伝言するのは手間がかかりますし、何度も行き違いになってお客様に迷惑をかけてしまうこともあります。
そこでおすすめしたいのが、NECネッツエスアイが提供するオフィス向け電話対応サービス「Canario（カナリオ）」です。
Canario（カナリオ）では、会社にかかってきた電話の一次対応を自動化。
担当者の名前がわかっている場合は電話を携帯へ自動転送し、応答できなければ伝言をテキスト化してメッセージ送信します。
留守電にアクセスする必要がなく、リアルタイムに伝言を受け取ることができるから、外出中でもすぐに用件の確認・対応が可能。
何度も電話が行き違いになるストレスから解放されます。
さらに携帯電話から会社の番号で発信できる秘匿発信に対応しているので、どこにいてもスムーズなお客様対応が実現します。
記事まとめ
電話対応で相手から「かけ直す」と言われたときの対処方法を紹介しました。
かけ直すと言われたら基本的に連絡を待てば良いのですが、早く用件を知りたい場合もありますし、相手に何度も手間をかけさせるのは気が引けることもありますね。
NECネッツエスアイの電話対応サービス「Canario（カナリオ）」を使えば、電話の行き違いを解消し、スムーズにお客様と意思疎通ができるようになります。
Canario（カナリオ）の詳細は、ぜひこちらからお問い合わせください。
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