会社にかかってくる営業電話に「なるべく対応したくない」と思っている方も多いのではないでしょうか。
営業電話は一度応答してしまうとなかなか電話を切らせてくれないことも多いので、できれば一切関わらないのが得策ですが、会社の電話でそのようなことは可能なのでしょうか？
本記事では、企業にかかってくる営業電話を無視する・取らずに済ませる方法について解説します。
しつこい営業電話の対応が業務効率を低下させる理由
営業電話は「はっきりと断ればOK」と思っていませんか？
最終的にきっぱりと断って撃退できたとしても、営業電話に出ること自体が業務効率を低下させてしまっていることは無視できません。
業務時間を奪われる
会社や部署の代表番号へかかってきた電話には、社員が自分の仕事を中断して対応しているケースが多いのではないでしょうか。
1本あたりの対応時間が長引くと、社員が自分の業務にあてる時間がどんどん奪われてしまいます。
電話対応を当番制にしている企業では、電話当番の日はほとんど自分の業務を進められずに終わってしまう……などということもあるかもしれません。
特に営業電話は、相手がなかなか切らせてくれないこともあり、長時間の対応になりがちです。
ビジネス上でメリットのないセールスの対応に社員が拘束されることは、会社としての業務を止めているのと同じです。
集中力が途切れる
多くの企業では、「電話が鳴ったら手の空いている人がなるべく早く取る」というのが徹底されていて、忙しくてもコール音が鳴っているのを無視することはできません。
電話が鳴ったら反射的に受話器に手を伸ばしてしまうという方も多いのではないでしょうか。
営業電話や迷惑電話が頻繁にかかってくる場合、電話に出た人はもちろん、電話を取れなかった他の社員の集中力も途切れてしまいます。
また、セールスをお断りするのにはかなりのエネルギーを使います。
電話対応が終わっても、疲労やストレスから、元の集中レベルに戻るには時間がかかってしまうかもしれません。
他の電話を取りこぼすリスクがある
営業電話に社員がつかまっている間に、取引先から重要な電話がかかってきたらどうなるでしょうか。
手が足りなくて電話に出ることができなかったり、回線が埋まって話中になっていたりしたら、ビジネスチャンスを逃してしまいます。
自社に必要のない商品やサービスの営業など、会社にとってメリットのない電話への対応は最小限にとどめ、重要度の高い電話に優先的に対応できるようにするのが理想です。
会社への営業電話を無視する方法はある？
セールスを断るのが上手く、営業電話に当たってもはっきり断ることができる方だとしても、対応には時間を取られてしまいますし、ストレスも溜まります。
営業電話による業務効率低下を防止するための最善策は、そもそも相手にしないことと言っても過言ではないでしょう。
しかし、電話の相手に対してぞんざいな対応を行うことは、企業イメージを落としてしまうだけで得はありません。
ガチャ切りしたり、相手の話を一切聞かず無視し続けたりするのはもってのほか。
これは、営業電話や迷惑電話に対しても同じです。
では、角が立たない方法で営業電話を無視するにはどのような方法があるのか見てみましょう。
着信拒否設定する
しつこい営業電話を無視するには、相手の番号を着信拒否に設定してしまうことです。
電話機に着信拒否機能がある場合は、着信履歴などから対象の番号を拒否リストに登録できます。
NTT「迷惑電話おことわりサービス」、ソフトバンク「着信お断りサービス」など、回線事業者が提供する迷惑電話ブロック機能もありますので、自社で使えるものを確認してみましょう。
この方法の欠点は、一度着信した番号しかブロックできないことと、設定できる件数に上限があることです。
毎回違う業者・番号からかかってくる場合には、あまり効果を実感できない可能性があります。
知っている番号のみ応答する
着信拒否は「受けたくない番号を登録しておく」という方法ですが、逆に「受けたい番号かどうかが事前にわかるようにしておく」という考え方もあります。
例えば、取引先の番号を電話帳に登録しておき、それ以外の番号からの着信を無視するという方法です。
ただし、この方法では新規の取引先からの電話や、一般のお客様からの問い合わせ電話などもブロックしてしまうことになります。
電話をかけてくる相手が限定されている部署の場合は、この方法を採っても良いでしょう。
常に留守番電話にしておく
電話を常に留守番電話にしておき、相手が録音したメッセージを聞いてから対応するというやり方であれば、営業電話に応答する必要はなくなります。
メッセージの内容がセールスであれば、こちらから折り返さなければ良いのです。
しかし、中には留守番電話にメッセージを残さず自分からかけ直すという方もいます。
このような場合、相手がどのような用件でかけてきたのかはわからずじまいです。
また、すぐに話したいから電話をかけてきている人の場合は、留守電になっている時点であきらめてしまうこともあります。
急ぎで発注したい案件がある場合、他社に流れてしまうリスクもあるでしょう。
セールス電話は無視できる！業務効率化に有効な電話転送サービス
営業電話は無視したいけれど、取引先からの電話はすぐに取りたい。
けれども、営業電話の番号をすべて着信拒否に設定したり、常に留守番電話にしたりする方法はあまり効率的とは言えません。
そこでおすすめしたいのが、NECネッツエスアイが提供する電話転送サービス「Canario（カナリオ）」です。
「Canario（カナリオ）」では自動で会社の電話に対応するので、従業員による電話取り次ぎのコストを大幅に削減。
電話が鳴るたびに業務の手を止める必要はなくなります。
担当者名を聞き、名指しのある場合は担当者へ電話転送してくれるから、取引先から自分宛の電話にはすぐに応答できるのが嬉しいですね。
また、自動応答が営業電話や迷惑電話をブロックしてくれますので、社員全員がメイン業務に集中できる環境が整います。
記事まとめ
- 営業電話の対応を行うことには、時間のロス・集中力低下・機会損失など多くのデメリットがある
- たとえ営業電話や迷惑電話でも、ガチャ切りや相手を無視することはNG
- 着信拒否や留守電対応は逆に業務効率を低下させる
営業電話対策と同時に電話業務の効率化も行えるのが、自動電話転送サービス「Canario（カナリオ）」です。
社員による電話番や営業電話対応が不要になるだけではなく、時間外の対応も任せられるので、ビジネスチャンスを逃す心配もありません。
「Canario（カナリオ）」の詳細は、NECネッツエスアイへお気軽にお問い合わせください。
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