本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。
ビジネスでは電話対応をしてもらった後に、相手への感謝を込めてお礼メールを送ることがあります。
自分が電話対応したお客様や取引先からお礼メールをいただいた件がある人もいるのではないでしょうか。
本記事では電話対応後に送るお礼メールの必要性や文例を紹介します。
そもそもお礼メールを送るべきなのか、どのようなタイミングで送るべきなのか知りたい人はぜひチェックしてみてください。
電話対応後のお礼メールの必要性
ビジネスにおいて電話でのコミュニケーションは必要不可欠ですが、お互いの時間を割くことになります。
日々さまざまな業務で追われ、時間が足りないなか、電話に対応している人もいるでしょう。
このため、電話対応をしてもらった後にお礼メールで相手への感謝を伝えることで、信頼関係の構築につながる可能性があります。
コア業務の負担にならない範囲で、電話対応後のお礼メールを作成してみましょう。
お礼メールを送るべきケースとは
お礼メールを送ると相手との信頼関係構築につながるメリットはあるものの、電話対応をしてもらったら必ず送付しなければいけないわけではありません。
ここでは、お礼メールを送った方が良いケースを具体的に紹介します。
相手が不在で、別の人が対応してくれた場合
電話をかけたときに本来の担当者が不在で、別の人が対応してくれた際はお礼メールを送るべきタイミングの一つです。
本来の担当者とそのときに対応してくれた方へ感謝の気持ちを伝えましょう。
ただし、本来の担当者へのお礼メールには、不在だったことを責めるような表現を用いないようにしてください。
たとえば「電話をかけたのにいなかった」「電話にでなかった」といった言葉は使わないようにしましょう。
「ご不在だった」「お忙しいところ」など、相手を気遣う言葉の使い方が適しています。
お礼の文章にあわせて、電話でどのような内容を伝えようとしていたのかを記しておくと相手も話の流れがつかみやすくなります。
今後のビジネスを考えて好印象を持ってもらいたい場合
将来的なビジネス展開を考えて、相手とより良い関係を築いておきたい場合は電話対応をしてもらった後にお礼メールを送るといいでしょう。
お礼メールを送ることで相手の接触機会が多くなり、他社と競合している場合などに有利に働く可能性があります。
追加で伝えたい情報がある場合
電話を切った後に、伝えるべき情報が出てきたときや会話の内容を修正したいときなどにもお礼メールが便利です。
最初にお礼を伝えた後、補足したい情報を記載するといいでしょう。
ただし、すぐに相手へ伝えなくてはいけない情報の場合はお礼メールではなく、電話をかけ直して素早く・確実に伝えるようにしましょう。
【例文あり】電話対応後のお礼メールの書き方
では、電話対応後のお礼メールはどのようなことを書けばいいのでしょうか。
ここでは、お礼メールを作成するときのポイントや実際に使える例文を紹介します。
宛名・宛先を記載する
お礼メールの冒頭には、宛名・宛先を必ず記載してください。誰に送ったかを明確にすることでお礼の気持ちを伝えるので、「To」でお礼メールを作成するといいでしょう。
なお、宛名は会社名、部署名、役職名、名前、敬称を忘れずにつけてください。
件名でメールの内容を簡潔に伝える
相手がお礼メールを開く時間がなくても、件名でお礼メールが来たことが分かるようにしておくと親切です。
たとえば、「午後に対応いただいた電話のお礼／株式会社○○ △△（名前）」と記載します。
定型文を避けた表現がおすすめ
お礼の文章でありきたりな定型文を使うのは避けましょう。定型文は一見すると敬語が正しく使えていて、丁寧に感じられます。
しかし、ビジネス経験が長い相手だと定型文であることが見抜かれる可能性があるため注意が必要です。
電話対応後のお礼メールの例文・基本構成
ではここからお礼メールを作成する際に使える例文を紹介します。
基本構成別に紹介するので、ぜひ参考にしてください。
書き出しの挨拶
定型文はNGと説明しましたが、書き出しの挨拶は定型文でもOKです。
具体的には「いつもお世話になっております。先ほどはお電話にご対応いただきましてありがとうございました。」といった表現が良いでしょう。
社内向けのお礼メールであれば「お世話になっております」の代わりに「お疲れ様です」でも問題ありません。
お礼を伝える本文
続いて本文で、何に対するお礼なのかを伝えます。できるだけ具体的に感謝を伝えることが大切です。
たとえば、
「お忙しいなか、貴重なご意見をありがとうございました」
「先ほどのお電話でご丁寧に対応いただきましてありがとうございました」
などと記載します。
相手の対応でどのような利益があったのか、自分がどのように感じたかを言葉に表すとなお良いでしょう。
追加の用件
電話で伝えわすれた情報や訂正したい内容がある場合は、追加の用件として記載します。
ただし、あくまでもお礼がメインのメールなので内容を簡潔にまとめることが大切です。
結びの言葉
最後は結びの言葉でお礼メールを締めます。
- 「今後ともよろしくお願いいたします」
- 「引き続きよろしくお願いいたします」
相手に感謝を伝えるときの注意点
最後に、電話対応後に相手への感謝を伝える場合の注意点を3つ紹介します。お礼メールを作成する前にしっかり確認しておきましょう。
お礼メールが必要かどうか判断する
先に説明しましたが、お礼メールは電話対応の後に必ず必要になるものではありません。
作成する時間もかかりますし、お礼メールを送った相手も返事を作成する時間が必要になります。
したがってお礼メールをむやみやたらに作成するのではなく、必要かどうかを判断することが大切です。
お礼メールを送るタイミング・時間帯に配慮する
お礼メールは電話対応をしてもらってから、できるだけ間をあけずに送ることをおすすめします。
電話対応から時間があくと、相手に「何に対するお礼だろう」「なぜ今ごろになって送ってきたのだろう」と思われる可能性が高いです。
できれば電話を切った後すぐにお礼メールを作成することをおすすめします。
ただし、相手の会社の営業時間中に送付するようにします。お昼休憩中や業務終了後、休日にお礼メールを送るのは避けましょう。
「取り急ぎ」は使用しない
ビジネスでは「取り急ぎ」という言葉を使用する機会がありますが、お礼メールには使わないようにしてください。
「取り急ぎ」は「とりあえず急いで」という意味であるため、お礼メールにはふさわしくない表現です。
まとめ
電話対応をしてくれた相手とより良好な関係を構築したいときや追加の情報があるときなどは、お礼メールをうまく活用することをおすすめします。
お礼メールは宛名・宛先を明確にしたり、定型文を避けたりして作成します。
お礼メールは電話対応をしてもらった後に必ず必要なものではないので、そのときの業務の状況などを踏まえて送るべきか否か判断しましょう。
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