オフィスに設置した固定電話を別の番号に転送したり、録音データとして残したりすることで業務効率の改善につなげようとする企業が増えています。

電話対応の営業時間を設定することで、社員のライフワークバランスを守ろうとする動きも出てきている状況です。

電話転送・録音・営業時間の設定を一挙に設定できる、おすすめのサービスとしてNECネッツエスアイが提供する「Canario（カナリオ）」があります。

本記事では、電話転送機能・録音機能・営業時間の設定を行うメリットを紹介した後、Canario（カナリオ）が持つ特徴を詳しく見ていきます。

オフィスの留守番対応や取りこぼし防止、テレワークの積極的な導入に課題を感じている方はぜひ参考にしてください。

オフィスの電話を別の番号に転送する方法を利用するメリットとは

オフィスに設置している固定電話宛てに着信が入る場合、転送機能を利用していなければ社内にいる社員が電話をとって対応する必要があります。

必ず毎日社員が出社している会社や着信に対応できる社員がいる場合は、転送機能を使用していなくても問題を感じないかもしれません。

しかし、テレワークの導入で出社する社員が少ない・いない場合や社員が社外へ営業することが多い会社の場合、転送機能がないと着信に応答できない可能性があります。

電話があったときに対応できないと、取りこぼしが増え、新たなビジネスチャンスを逃してしまう恐れもあるでしょう。また、お客様からの問合せにスピーディに対応できないことで、会社の信頼度が落ちてしまうケースもめずらしくありません。

こうした問題を未然に防ぐためには、固定電話宛ての着信を別の番号へ転送する機能を利用するのが便利です。

例えば、社員が持つ携帯電話に転送すれば、社員がテレワークや営業で会社にいない場合でも着信に応答できる可能性があります。

今回紹介するCanario（カナリオ）にも、電話転送機能が備わっていて、AIが自動で担当社員・グループに通話を転送してくれるので安心です。

他の社員が通話を転送する作業をしなくてもいいため、取り次ぎミスの防止にもつながります。

通話を録音すれば聞き漏らし・聞き間違いを防止できて便利

ビジネスでの通話を録音できれば、電話が終わった後でも会話の内容を聞き直せます。録音データを落ち着いた状態で聞けるので、聞き漏らしや聞き間違いの防止につながるのがポイントです。

例えば、お客様から電話で製品の見積り依頼を受けた場合は、録音機能を活用することで要望に正確に対応できるでしょう。

録音データがあれば細かい情報のメモを取らなくても後から確認できるため、電話中は会話に集中できる点もメリットといえます。

また、着信があったときに社員が対応できない場合は、お客様からの伝言を録音できます。担当社員は後からお客様のリアルな音声データを聞けるので、会話のニュアンスまでつかみやすいです。

NECネッツエスアイのCanario（カナリオ）でも、社員が電話に出られない場合に音声の録音が可能です。

ビジネスチャットツールやメールなどと連携することで、録音データ・文字起こしデータが共有されるので後追い確認がしやすくなっています。

その場で対応できなくても、後から素早く内容を確認できるため業務効率の改善につながる可能性があるでしょう。

営業時間の設定した場合、社員のワークライフバランスを守れる

会社の電話機で営業時間を設定しないと、いつまでもお客様から連絡が入ってきます。

社員は業務時間が終わっていても、会社にいる限り電話に応答しなければいけないでしょう。しかし、これだと着信のタイミングによっては、いつまでも社員が帰宅できない可能性があります。

この問題を解決するためには、電話機で営業時間を設定するのが効果的です。あらかじめ設定した時間になれば、会社の固定電話は鳴らなくなります。

営業時間外に電話をかけてきたお客様の電話機では、営業時間が終了した旨を伝えるアナウンスが流れるケースが一般的です。

電話の営業時間を設定することで、社員は本来担当している業務が終了すれば帰宅できる状態になるでしょう。社員のワークライフバランスをしっかり守ってあげたいと考えている会社に、おすすめの方法です。

ちなみに、NECネッツエスアイのCanario（カナリオ）も営業時間の設定が可能です。営業時間外の通話の対応はAIが担当してくれるので、社員は安心して帰宅できます。

AIが自動で電話を転送するサービスCanario（カナリオ）の機能を紹介

NECネッツエスアイが提供する電話転送サービスCanario（カナリオ）は、AIが着信相手の名前を認識して担当者へ自動で転送するサービスです。

人が着信を取り次ぐ必要がないため、固定電話が設置されたオフィスに誰もいなくても社員は自分宛ての電話をとれるようになります。

また、もし着信に応答できなくても伝言はテキスト化され、録音データがビジネスチャットツールなどで共有されます。すべてAIが対応するため、営業電話のシャットアウトも可能です。

営業時間の設定にも対応しているため、社員のワークライフバランスを守りたい場合にもCanario（カナリオ）の利用が適しています。

基本料金は1契約につき税込み11,000円で、ユーザー料金が毎月かかります。ユーザー料金は、利用できる機能が異なる以下3つのプランから自由に選択できる仕組みです。

まとめ

電話転送サービスCanario（カナリオ）には、着信の転送機能、通話の録音機能、営業時間の設定など多数の機能が搭載されています。

利用料金もお手頃で、比較的スピーディに導入できるので気になる方はぜひこの機会にご連絡ください。

詳しい機能や貴社にあう料金プランをご紹介いたします。

※記載されている会社名および製品名は、各社の商標または登録商標です。

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