会社に設置している固定電話には、日々さまざまな電話がかかってきます。

対応する従業員が十分にいればそれほど負担に感じないかもしれませんが、営業などで従業員が外出することが多かったり、テレワークを導入したりなどすると固定電話宛ての着信に対応する従業員に大きな負担がかかってしまう可能性があります。

こうした場合に利用すると便利なのが、自動電話転送です。

自動電話転送を利用すれば、業務効率化や人的ミスの防止などのメリットを期待できます。

しかし、自動電話転送は良いことばかりのサービスではありません。デメリットもあわせて確認したうえで、自社における必要性を見極めることが大切です。

そこで本記事では、自動電話転送における概要や利用するメリット・デメリットについて解説します。

自動電話転送のメリットが気になる方や、自動電話転送の導入を悩んでいる方はぜひ参考にしてください。

自動電話転送とはスマホや携帯に通話を転送できる機能

そもそも自動電話転送とは、会社や事務所などに設置した固定電話宛ての着信を従業員が持つ携帯電話やスマホなどの端末へとばすことを指します。

自動電話転送を利用した場合、お客様や取引先などから電話が来るとあらかじめ設定した番号に着信が自動で転送されます。

したがって、社内に電話機を操作する従業員がいない・人手が不足しているといった場合でも電話業務を滞りなくこなすことが可能です。

導入するメリット

では、自動電話転送を導入することでどのようなメリットを期待できるのでしょうか。

ここでは3つのメリットを紹介します。自社が抱えている課題や現場の状況を頭に浮かべながら読み進めてみましょう。

メリット1：業務効率化につながる

自動電話転送を導入すれば、従業員が手作業で通話を転送する必要がなくなります。

このため、従業員は自分のメインとなる業務に集中することが可能です。結果、現場の業務効率化が実現し、会社全体の生産性向上も期待できます。

電話をかけてきたお客様や取引先としてもすぐに担当者と話ができるため、顧客満足度の向上につながる可能性があるでしょう。

メリット2：取り次ぎのミス防止につながる

自動電話転送を導入していない場合、会社に設置した固定電話宛ての着信はすべて従業員が手作業で対応する必要があります。

受話器をとった従業員だけで話を完結させることができなければ、別の従業員に取り次がなくてはいけません。

取り次ぎの際は取り次ぎ先の従業員の番号をダイヤルして、用件を伝える必要があります。

また必ずしも着信があったタイミングで、取り次ぎ先の従業員が対応できるとは限りません。

その場合は着信相手の連絡先や用件などをまとめた電話メモを作成したり、担当者に電話があったことをメールなどで伝えたりなどの手間がかかります。

手間のかかる作業であるだけに、人為的なミスが生じることもあるでしょう。

しかし、自動電話転送を導入していれば、着信があったときに担当者の番号へ直接転送されるのでミスを未然防止できます。

メリット3：電話の取りこぼしを防止できる

社内に電話対応できる従業員がいない場合、電話を取りこぼしてしまうケースも考えられます。

リアルタイムで電話に対応できないと、お客様や取引先からの信頼感が下がったり、新たなビジネスチャンスを取り逃してしまったりといったリスクがあるでしょう。

しかし、自動電話転送を導入すれば、社内に従業員のリソースが不足していたとしても社外にいる従業員が対応できます。

従業員がどこにいても電話に対応できるようになるため、リモートワークなどの働き方改革にも取り組みやすくなるでしょう。

利用前に知っておきたいデメリット

ここまで自動電話転送を導入した場合に感じられるメリットについて解説してきましたが、デメリットもきちんと確認しておくことが大切です。

ここでは、自動電話転送における4つのデメリットを確認しておきましょう。

デメリット1：サービスの利用料金がかかる

自動電話転送を導入するためには、通信キャリアに相談してサービスの利用開始手続きをとる必要があります。

多くの場合、サービスの利用料金がかかるため会社として負担する費用が増えてしまいます。

デメリット2：通話料金が増える

お客様や取引先から電話があった場合は、相手方が通信料金を負担します。

しかし、自動電話転送を利用すると転送先で発生する通話料金は転送元である会社が負担しなければいけません。

このため、転送する着信の本数が多かったり、転送したもののその場で対応できず結局先方へ折り返しの連絡を入れなければいけないケースが多かったりすると、通話料金が上がってしまいやすいです。

したがって、自動電話転送を導入する前に自社で転送する電話の本数の見込みを立てるなどの対応が必要でしょう。

デメリット3：転送先から発信元の番号を確認できない場合がある

利用する自動電話転送サービスによっては、転送先から発信元の番号を確認できないことがあります。

会社の固定電話から通話を転送したタイミングで、転送先の従業員が対応できれば大きな問題にはならないかもしれませんが、問題はリアルタイムでの対応ができなかった場合です。

転送先で発信元の番号を確認することができないため、折り返しの連絡をする前に会社などで誰から着信があったのかを確認する作業が必要になります。

デメリット4：転送先に設定された従業員の負担が増える

自動電話転送サービスの多くは、転送先として設定できる番号が限られています。

このため、特定の従業員にばかり着信が転送され、負担を感じさせてしまう恐れがあります。

業務効率化などの多数のメリットがある自動電話転送ですが、デメリットも存在するため自社に本当に必要であるかを慎重に見極めたうえで導入を決定することが大切です。

おすすめの自動電話転送サービスは「Canario（カナリオ）」

Canario（カナリオ）とはNECネッツエスアイが提供する電話転送サービスで、担当者の名前を認識して、自動で電話を取り次げるようになります。

名前で取り次ぎされるため、ここまで紹介してきた自動電話転送と違って転送先に設定された特定の従業員だけの負担が増えるといったデメリットを解消することができます。

また万が一転送先の従業員が電話に出られなかった場合でも着信番号と用件をテキスト化して共有されるため、すぐに連絡を折り返すことが可能です。

Canario（カナリオ）の料金プランは、Basic、Standard、Premiumの3つで、最もお手頃なのはBasicです。

ただし利用できる機能に違いがあるので、自社が解決したい課題や必要とする機能を踏まえて最適な料金プランを選ぶことが大切です。

下表に料金プランごとに使用できる機能をまとめたので、確認して見ましょう。

今なら1カ月無料でCanario（カナリオ）を体験できる、トライアルを利用できます。気になる方はぜひお気軽にご連絡ください。

まとめ

自動電話転送を会社に導入すると、業務効率の改善や人為的ミスの防止などのメリットを感じられます。

一方でサービスの利用にはデメリットもあるため、メリットの内容だけで安易に自動電話転送の導入を決定することは避けましょう。

メリット・デメリットを両方確認したうえで、自動電話転送の導入を決めた方にはNECネッツエスアイが提供するCanario（カナリオ）の利用をおすすめします。

※記載されている会社名および製品名は、各社の商標または登録商標です。

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