【悩み別】営業中・時間外の電話転送に適したサービスとは【スマホ対応可】

会社の業態、所属部署、担当業務などによって、固定電話の対応に関する悩みはさまざまです。

営業時間中の電話取次が忙しすぎる事務スタッフ。

外出していて顧客の電話に出られない営業マン。

営業終了後の電話対応に悩まされている店舗オーナー……

それぞれのお悩み別に、最適な電話転送サービスを調べてみました。

営業時間内・時間外を問わず、あらゆるシーンで使える新しい形の電話転送サービスも紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

固定電話を転送するサービスの種類

まずは、固定電話を転送するサービスにはどんな種類があるのかを見ていきましょう。

ビジネスフォン

オフィスで使っている電話機がビジネスフォンです。

1つの番号に対して複数の電話機を鳴らすことができたり、他の席へ電話を取り次ぐことができるので、社内で協力して電話対応をすることができるようになっています。

ビジネスフォンでは、一度誰かが電話に出て担当者の名前や用件を聞いてから転送の操作を行う使い方が主流です。

このため、社員による電話の取り次ぎコストが大きくなる場合も多いようです。

電話転送サービス

通信キャリアが提供している電話転送サービスでは、契約している回線から別の電話番号に電話を転送することができます。

事務所を留守にする場合に転送設定をしておけば、留守中の電話にも携帯電話で出ることができるので、電話の取り逃しによるビジネスチャンス喪失を防ぐことが可能です。

一度に転送できるのはひとつの転送先のみのため、複数の担当者へ電話がかかってくる環境では取次が増えてしまうのが難点。

どちらかというと小規模な事務所や自営業者などで、不在時も自分で電話に対応したい場合に適したサービスです。

クラウドPBX

クラウドPBXは、電話交換機をクラウド化したシステムで、電話回線の代わりにインターネット回線を使って内線のようなシステムを構築することができるものです。

携帯電話に専用のアプリを入れれば、ビジネスフォンのように社員同士で電話を転送したり、内線通話が可能になります。

オンプレミスの電話交換機よりも導入時間はかかりませんが、電話の運用を変えなければならなくなるため、企業ではマニュアルの更新や利用の定着に時間がかかることがあります。

電話代行サービス

ここまでの3つのサービスは転送後の電話に社員が対応していましたが、電話代行サービスでは、代行会社の事務所に電話を転送してオペレーターが対応するため、社員による電話の一次対応が不要になります。

ただし、代行会社によって対応できる時間帯や内容が決まっているため、依頼する業務範囲を明確にしてサービスを選ばなければなりません。

一般的には、電話受注・決まった問い合わせへの回答・伝言受付などの定型対応が中心になることが多いようです。

内勤職のテレワークを実現するサービス

内勤がメインの職種は、会社の代表電話や部署の電話の対応を任されることがあります。

固定電話の対応のためにオフィスを離れることができず、テレワークができないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

固定電話から携帯電話へ転送すれば、テレワークでも電話番が可能です。

会社のビジネスフォンと同じように電話対応や取次を行うのであれば、最適なサービスはクラウドPBXです。

手軽に転送を始めたい場合や、担当者がテレワークの場合の一時的な利用に限られる場合、まずはキャリアの転送サービスから始めるのも良いでしょう。

営業中の不在対応を効率化する電話転送サービス

営業部などの外回りが多い部署では、営業時間中に事務所にかかってきた電話のほとんどが折り返しになってしまうことも多いです。

不在時の折り返し対応は、相手の用件を聞いたり伝言メモを書いたり何かと手間がかかるため、事務所にいるスタッフの手を止めさせてしまいます。

不在対応の手間を減らすには、外出中の営業マンにも電話を取り次げるようにする方法を考えてみましょう。

クラウドPBXを導入すれば、内線感覚でスマホへ電話を転送することができます。

営業マンにとっても、外出先からリアルタイムに顧客対応をすることができ、一石二鳥です。

会社の時間外対応に適した転送サービス

会社の営業時間外にかかってくる電話の対応でも、電話転送サービスは有効です。

営業時間外の電話に対しては、自社対応すれば時間外勤務となってしまいますが、大切な取引先や重要な用件である可能性を考慮すると無視するわけにもいきません。

営業時間外の電話に「出たい場合の転送サービス」「出たくない場合の転送サービス」をそれぞれ紹介します。

営業時間外も電話に出るには

営業時間外に緊急の連絡が入る可能性のある仕事や、得意先から連絡がくる予定の場合は、時間外でも電話に出られる体制にしておきたいものです。

そのような場合は、キャリアの電話転送サービスを使って、自分の携帯に転送しておけば安心です。

確実に自分が対応することができますので、自営業の方で自宅と事務所が別々の場合には、夜間は事務所の電話を転送しておいても良いでしょう。

時間外の電話をシャットアウトするには

続いて、営業時間外は電話に出たくない場合について考えてみましょう。

対応したくない場合は営業時間外のガイダンスを流しておけば、今は時間外であることを知らせることができますので、翌営業日にかけ直してくれる可能性があります。

電話に対応しないことによる機会損失が気になる場合は、留守番電話を設定しておくか、夜間や休日に対応できる電話代行サービスを利用するのが良いでしょう。

営業中・時間外も自動対応「Canario（カナリオ）」とは

テレワークで電話対応したい
営業時間中は、外出している営業マンにも電話を転送したい
営業時間外の電話には出たくないが、かかってきていた電話の用件は知りたい

そんな希望を叶えてくれる電話対応サービスが、NECネッツエスアイの「Canario（カナリオ）」です。

「Canario（カナリオ）」ではAIが24時間対応で電話番をするから、社員が電話対応しなくても、受けた電話の伝言をテキストで残すことができます。

また、AIの音声認識を使って、名前取次にも対応。

名指しされた担当者の携帯電話に電話を転送することができるので、外出中の営業マンやテレワーク中のスタッフにも電話を取り次ぐことができます。

すべてAIによる自動対応で、社員による電話取次コストを大幅に削減することが可能です。

記事まとめ

会社の営業中の取次・テレワーク・時間外対応など、目的別におすすめの電話転送サービスを紹介しました。

「Canario（カナリオ）」なら、社員がどこにいてもAIが電話に自動対応してくれるので、電話の取次業務に追われて仕事が進まなかったり、外出のせいで顧客対応が後回しになったりする心配はありません。

「Canario（カナリオ）」を1カ月試せるトライアルも用意しておりますので、ぜひ一度、AIによる自動対応を試してみてください。

※記載されている会社名および製品名は、各社の商標または登録商標です。

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