本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。
ビジネスにおいて、日々の電話対応は必要不可欠です。
取引先からの信頼性を培ったり、新たなビジネスチャンスを逃さないようにしたりするために、転送機能やキャッチ機能を利用している会社も多いです。
しかし、なかにはキャッチ機能の使い方がよくわからないという方もいるのではないでしょうか。
そこで本記事では、ビジネスフォンにおけるキャッチについて紹介します。あわせてキャッチが入った場合の対応方法、保留ボタン・転送ボタンの使い方を解説するので、参考にしてください。
電話におけるキャッチとは
キャッチとは、電話対応している際に別の番号から連絡が入ったときに割込音で知らせる機能です。サービスによっては「キャッチホン」などと呼ばれることもあります。
キャッチが入ったらフックボタンを使用することで、先の通話の保留、新たな相手先との通話ができます。
日々多くの電話対応に追われるビジネスの場で使用されることが多いです。
ビジネスフォンにキャッチが入ったら「保留」ボタンで対処
ビジネスフォンで通話している際にキャッチが入った場合は、保留ボタンを使って以下のように対処します。
- 通話中の外線を保留する
- キャッチの着信に対応、終了させる
- 保留中の電話の対応を続ける
1. 通話中の外線を保留する
通話中にキャッチが入ったら、先に対応している相手に断りを入れて電話を保留します。
先に通話していた相手には「恐れいりますが、別の電話が入ったようなのでいったんこのままお待ちいただけますか」と了承を得ましょう。
その後、ビジネスフォンの保留ボタンを押し、一度受話器を置きます。
なお、保留の時間が長くなるのは相手に失礼です。キャッチが入ったら必ず先の通話を保留するのではなく、必要に応じて折り返しの判断も選択肢に入れましょう。
2. キャッチの着信に対応、終了させる
先の通話を保留状態にしたら、キャッチに対応します。具体的な操作方法としては、例えば先の通話を「外線1」で受けていて、キャッチが「外線2」に入った場合は「外線2」を押すと通話が切り替わる仕組みです。
相手先の名前や内容、担当者などの用件を聞き取りましょう。
自分宛ての電話だったとしても、応対に時間がかかることが予想される場合は先の通話の相手を長時間待たせる可能性があるため折り返すことをおすすめします。
キャッチの対応はできるだけ手短に済ませることがポイントです。
3. 保留中の電話の対応を続ける
キャッチの対応が完了したら、保留中の電話の対応を続けます。
会社に導入しているビジネスフォンによって操作方法が異なる場合もありますが、保留ボタンや外線ボタンを押すと先の電話に再度つながります。
電話を取り次ぎたい場合の対応方法｜転送ボタンを使用すべき？
会社の規模が大きい場合は、キャッチの電話を別の人に取り次ぐ必要性があるケースも出てきます。この場合は、状況に応じてビジネスフォンの保留ボタンと転送ボタンを使い分けることが大切です。
ここでは、「近くにいる人に電話を取り次ぐ場合」と「近くに担当者がいない・不在の場合」の対応方法を紹介します。
近くにいる人に電話を取り次ぐ場合
取り次ぎたい相手が近くにいる場合は、外線を保留します。
先方の名前や要件を聞いた後、「承知いたしました。○○（担当者）に代わりますので少々お待ちくださいませ。」と伝えてビジネスフォンの保留ボタンを押します。
続いて、担当者に電話が入っている旨を伝えて、取り次ぎ完了です。
担当者が社内にいない場合
担当者が社内にいない場合は、電話を転送します。転送とは、着信を別の番号に移す機能のことです。
転送で電話を取り次ぎする場合は、一度先方に電話を保留にする旨を伝えます。
このとき転送先の社員が電話に出ることができるかわからない場合は、「承知いたしました。○○（担当者）に確認いたしますので少々お待ちくださいませ。」と説明するといいでしょう。
続いて、取り次ぎ先の社員を電話で呼び出します。社員と電話がつながったら転送したい電話の内容を伝えます。
転送の了承が得られたら、ビジネスフォンの転送ボタンを押して、先方の通話を担当社員に飛ばすという流れです。
また転送サービスのなかには、転送先の電話番号をあらかじめ登録しておくことで会社にいる社員が対応しなくても着信が転送されるものもあります。
AIが自動で転送対応してくれる便利なサービスも出てきています。
利用できる機能はサービスによって異なるため、転送機能の導入を検討している場合はあわせて確認するといいでしょう。
まとめ
電話中にキャッチが入った場合は、先の通話相手に了承を得て保留を押して用件を聞きます。
通話が長引きそうな場合は、キャッチで入った電話は折り返すのがマナーです。
キャッチで受けた電話のなかには、自分だけでは対応が完結しないものもあるでしょう。この場合は、担当の社員に転送などで取り次ぐ必要があります。
NECネッツエスアイでは、AIが自動で電話を転送するCanario(カナリオ)を提供しています。
AIが相手の名前を認識して担当者へ転送するため、社員は取り次ぎ業務を担う必要がありません。他にも、一斉架電や伝言テキスト化などの機能が豊富に搭載されています。
NECネッツエスアイの電話転送サービス、Canario(カナリオ)についてもっと詳しく知りたい方は、お気軽にお問い合わせください。
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