オフィス電話では、他の人にかかってきた電話を取り次いだり、保留して別の席に移動して対応したり、会議室で外線電話に出たりすることができます。

このような使い方は、ビジネスフォンの「転送」機能を利用したものです。

また、最近では、働き方の変化に対応するため、会社への電話を携帯電話に転送する使い方も浸透してきています。

本記事では、ビジネスフォンでの転送のやり方や、携帯電話に転送するおすすめのサービスを解説しています。

電話業務の効率化を検討されている方は、ぜひ参考にしてみてください。

電話転送とは

電話転送は、特定の電話への着信を別の電話機やほかの電話番号に転送し、応答できるようにする機能です。

普段、オフィスにかかってきた電話を他の担当者に取り次ぐときも、電話転送機能を使用しています。

この章では、電話転送の種類について解説します。

電話転送の種類

電話転送には、人が手動で転送する方法と、条件に応じて自動で転送される方法があります。

手動転送

一度電話に出てから手動で操作を行って転送する方法です。

毎回操作が必要になりますが、手動の場合は状況に応じて転送方法を変えたり、任意の番号に転送したりと、臨機応変に対応できるのがメリットです。

自動転送

あらかじめ転送設定を行っておき、着信があったら自動的に転送される方法です。

手動の場合に比べると柔軟な対応はできませんが、「無応答時のみ」「話中のときのみ」「時間帯を指定」などの条件を選択できるので、人員体制に合わせて使い分けることは可能です。

ただし、転送先はあらかじめ設定しておいた番号のみに限られます。

内線転送とは

内線転送は、受けた電話を内線を通して他の電話機に回す機能です。

オフィス内であれば、他のフロアや会議室に転送することもできます。

ただし、ビジネスフォンでは、同じ会社でも他の拠点へ内線転送することはできません。

外線転送とは

着信した電話を、外部の固定電話番号や携帯電話に転送する機能です。

外線転送の場合は転送元から転送先への通話料金負担が発生するため、遠距離の場合はその分料金が高くなります。

ビジネスフォンでの電話転送方法【内線・外線】

ビジネスフォンの機能を使って電話を転送する方法を見ていきましょう。

内線転送の操作方法

内線転送には、相手との距離によって2つのやり方があります。

口頭で伝達できる距離にいる場合は、保留して他の電話機で解除するだけで転送することができます。

相手の席が離れている場合は、内線で電話をかけて転送する方法が便利です。

保留して転送する

1. 「保留」ボタンを押します。このとき、何番のランプが点灯したか確認しておきます。
2. 担当者に用件と、保留している番号を伝えます。
3. 担当者が自席で受話器を上げて、該当の番号のボタンを押すと電話に出ることができます。

内線番号を使用して転送する

1. 「転送」ボタンを押します。
2. 担当者の内線番号にダイヤルします。
3. 担当者が電話に出たら用件を伝えます。
4. 受話器を置くと電話の相手と担当者がつながります。

外線転送の操作方法

外出中の担当者に急ぎの電話が入った場合などに使える、外線の番号への転送方法です。

1. 「保留」ボタンを押して電話を保留します。
2. 「外線」ボタンを押し、転送先の電話番号にダイヤルします。
3. 担当者が電話に出たら用件を伝えます。
4. 「接続（コネクト）」ボタンを押すと転送完了です。

テレワーク推進のために外線転送サービスを導入する会社が急増

ビジネスフォンの転送は電話機での操作が必要なため、誰かが電話番のためにオフィスに出社しなければならず、テレワーク推進の障害となっていました。

もしも、会社の固定電話への着信に自宅で応答することができれば、テレワークしながらいつも通りの電話対応ができます。

そこで利用が急増しているのが、外線転送サービスです。

外線転送サービスは、着信した電話を登録された番号へ自動転送するため、オフィスでの手動操作が必要ありません。

クラウドPBXとの違い

固定電話に社外で対応できるサービスには、外線転送サービスのほかに「クラウドPBX」というものがあります。

クラウドPBXとは、交換機をクラウド上に構築し、会社の内線システムをインターネット経由で利用できるようにしたものです。

アプリを入れれば手持ちのパソコンやスマートフォンが電話機の代わりになり、専用機を用意する必要はありません。

一方、外線転送サービスは電話回線を使用するため、転送先は固定電話や携帯電話など、電話番号を契約している端末が必要です。

転送元から転送先への電話代がかかるため、使い方によっては通信料金が高くなる可能性がありますが、電話回線を使用しているため通話品質が良く、遅延が起こりにくいのがメリットです。

各社のサービスを紹介

外線転送サービスは、固定電話回線の通信事業者が提供しています。

現在契約中の回線のオプションとなるため、利用したい場合はキャリアで申し込み手続きを行ってください。

月額利用料金は低額ですが、通話料金は別となる点に注意が必要です。

また、050番号への転送は自キャリア払い出し番号に限られるなど、転送先に条件がありますので申込時によく確認しておきましょう。

ここでは、NTT・ソフトバンク・KDDI（au）の3社のサービスを紹介します。

NTT東日本・西日本「ボイスワープ」

電話回線をNTT東日本・西日本で契約している場合は、「ボイスワープ」のオプション追加が可能です。

回線種類により料金やサービス内容が異なりますので、お使いの回線のプランを確認してください。

ボイスワープはFAXの転送にも対応していますが、転送時に電話かFAXかを判別できないため、転送先の機器がFAX対応していない場合は送信エラーとなってしまいます。

ソフトバンク「多機能転送サービス」

ソフトバンクが提供する外線転送サービスは「多機能転送サービス」で、NTT「ボイスワープ」相当のサービス内容となっています。

転送先までの通話料は別料金ですが、転送先に「ソフトバンクおとくラインの固定電話」か「ソフトバンク携帯」を指定した場合は安くなります。

KDDI光ダイレクト（au）「着信転送サービス」

KDDI光ダイレクト（au）に契約している場合は、初期費用・月額料金無料で「着信転送サービス」を利用できます。（要申し込み）

利用設定はインターネット操作（セルフページ）にも対応しています。

便利な機能を多数搭載！NECネッツエスアイのCanario(カナリオ)

外線転送サービスを使えばテレワークでも携帯で電話対応できるようになりますが、会社では複数名で対応していた電話が一人に集中してしまいます。

また、ビジネスフォンのように自在に転送ができないため、折り返し対応や伝言メモの作成に時間を取られ、自分の仕事が全く進まないということにもなりかねません。

テレワークの実現と、社員の応対業務負荷の軽減を両立するためには、電話対応の効率化が必須です。

NECネッツエスアイの「Canario（カナリオ）」では、AIが社員の代わりに電話対応を行います。

名前を聞いて担当者の携帯に転送したり、伝言メモをメール送信したりすることができるので、社員が電話の一次受けで疲弊することもなくなります。

外出先でもテレワークでも自分あての電話に対応できるので、顧客の信頼度アップにもつながることでしょう。

「Canario（カナリオ）」で、ワークライフバランスの確保とサービス向上を同時に実現してください。

AIが社員の代わりに電話転送！
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