ビジネスにおいて電話は必要不可欠なコミュニケーション手段です。
同様にFAX（ファックス）を活用しているという会社も少なくないでしょう。
FAXを電話機と同じ番号を設定して1つの回線で使用する方法もありますが、この場合に転送機能を利用するとどうなるのでしょうか。
「FAXのデータが、転送先に設定された番号に送られると困る」という方も少なくないでしょう。
そこで本記事では、固定電話とFAXを同じ番号に設定する場合のメリット・デメリットを解説します。転送機能の利用をご検討中の方も必見の内容です。
転送機能を利用する場合、同じ番号だと電話だけでなくFAX（ファックス）も転送されてしまう
FAXと電話で同じ番号を利用している場合に転送機能を使用すると、FAXのデータも転送先にとばされてしまいます。
転送先でもFAXを受信できる環境があれば大きな問題はないかもしれませんが、従業員の携帯電話などを転送先として設定している場合は不便です。
後から受信したデータを確認するにも手間がかかりますし、情報漏えいの観点においてもビジネスでFAXを使用する場合は、電話と同じ番号を利用するのではなく電話と別の番号を用意した方がいいといえるでしょう。
FAXと電話を同じ番号にするメリット・デメリットとは
FAXと電話を同じ番号にしない方が使い勝手は良いものの、デメリットだけでなくメリットもあります。
ここでFAXと電話を同じ番号に設定する方法のメリット・デメリットを確認しましょう。
同じ番号を利用するメリット
電話とFAXを同じ番号に設定すると、次のようなメリットを感じられます。
- 回線の複数契約が不要のため、ランニングコストを抑えられる
- FAX機能がついた電話機1台で事足りる
電話とFAXが同じ番号でも問題なければ、回線を複数契約しなくてすみます。
このため、FAX機能が搭載された電話機1台を用意すれば、電話業務をこなせるというメリットがあります。
回線が1つで電話機が1台であれば、毎月の月額料金であるランニングコストを抑えることが可能です。
会社宛ての電話やFAXの本数があまり多くない、という場合は同じ番号に設定した方が金銭的なメリットを感じられるかもしれません。
同じ番号を利用するデメリット
一方で、固定電話とFAXを同じ番号に設定することで生じるデメリットもあります。具体的には下記のとおりです。
- 電話とFAXを同時に使用できない
- 電話とFAXの切り替えを行う必要がある
- 不在の際は留守電に設定しておかないと、FAXを受信できない
- 転送機能を使用するとFAXも携帯電話などの転送先に転送される
固定電話とFAXを同じ番号に設定してしまうと、同時に2つの機能を使用することができなくなります。
つまり、電話中にFAXが来たり、FAXの送信中に電話が来たりした場合に対応できないので注意が必要です。
また、使用する電話機によっては従業員が手動で電話とFAXの機能を切り替えなくてはいけません。不在にするときには電話機を留守番に設定する手間もかかります。
固定電話とFAXを同じ番号に設定すると、ランニングコストを抑えられるなどのメリットがある一方で、機能の切り替えや設定が面倒になってしまうデメリットがあります。
万が一、設定を変更し忘れてしまうと「FAXが受信できなかった」といった事態が生じ、せっかくのビジネスチャンスを失ってしまいかねません。
別の番号・回線を利用する方法のメリット・デメリットとは
続いて、電話とFAXを同じ番号にせず、別の番号を取得した場合のメリット・デメリットをチェックしていきましょう。
FAXの番号を別にするメリット
FAXの番号を別で取得すると、次のようなメリットを感じられます。
- fax
- 電話とFAXを同時に使用できる
- 機能の切り替えをしなくてすむ
- 自動でFAXを受信できる
- 電話だけを転送できる
- 会社としての信頼度が上がる
FAXの番号を別で取得することで、電話とFAXを同時に使用できます。
FAXを受信している間に着信が入っても対応できますし、電話中にFAXを送信することも可能です。
別で機械を設置するため、電話とFAXの機能を利用のたびに切り替えなくてすみます。
このため、電話とFAXが同じ番号であるときのような「ビジネスチャンスを逃すかもしれない」といった不安も解消されます。
番号が別であれば、転送機能を利用していても転送先にFAXがとばされる心配もありません。
また、番号を別で設定している会社が多いため、同じ番号にしているときよりも顧客や取引先からの信頼度が高まるといった効果も感じられるでしょう。
FAXの番号を別にするデメリット
番号を別で取得した方がビジネス的にいろいろなメリットを感じられるかもしれませんが、デメリットもあるので確認して起きましょう。
- 電話用、FAX用の機械をそれぞれ準備する必要がある
- 番号を別で取得するために費用がかかる
電話とFAXを別の番号に設定する場合、機械を分ける必要があります。
このため、少なくとも社内に電話機1台、FAX機1台を設置するスペースを用意しなくてはいけません。
ただし、FAX機能がついた複合機がある場合はこの限りではありません。
また、FAXの番号を別にする場合、番号を追加するための費用が必要です。
複数回線を利用するため、同じ番号を利用する場合と比較してコスト面が気になるというケースも出てくるでしょう。
まとめ
電話とFAXを同じ番号にすると、複数回線を契約する必要がないためコスト面におけるメリットを感じられますが、転送機能を利用すると転送先にFAXのデータが送られてしまうため注意が必要です。
会社がある程度の規模に成長している場合は、固定電話とFAXの番号を同じにせず、分けて取得することをおすすめします。
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