会社で使用することが多いビジネスフォン。しかし、家庭用のものと違って機能が多く、うまく使いこなせない従業員もいるでしょう。
そこで本記事では、会社の電話対応の際に役立つ転送や保留のやり方を解説します。
電話転送におけるデメリットやおすすめのサービスも紹介するのでぜひ役立ててください。
Contents
会社で使用するビジネスフォン！転送・保留のやり方とは
会社に設置されることが多いビジネスフォン。まずは、この章でビジネスフォンの主な機能やその使用方法を確認しましょう。
そもそもビジネスフォンとは
ビジネスフォンとは主に会社での利用を考えて作られたもので、家庭用の固定電話よりも多機能です。
このため、従業員が会社に就職して間もなかったり、ビジネスフォンを扱った経験がなかったりするとその操作方法に戸惑ってしまうこともめずらしくありません。
会社にビジネスフォンを導入している場合はそうした従業員に向けて機能の説明をしたり、具体的な操作方法を教えたりする時間が必要です。
利用するビジネスフォンにもよりますが、今回は代表的な機能である以下3つの機能について紹介します。
- 内線転送
- 外線転送
- 保留
順番に機能の種類ややり方を確認していきましょう。
内線転送のやり方
内線転送とは、ビジネスフォン宛てに電話が来た際に一度受話器をあげ、内線を通じて会社内の別の電話に繋ぐことができる機能です。
内線転送の操作方法は会社に導入しているビジネスフォンの機種によって少し異なりますが、ここでは一般的なやり方を紹介します。
- ビジネスフォン宛てに電話がかかってくる
- 受話器をあげて着信に出る
- 相手の用件を聞き、内線転送ボタンを押す
- 電話を取り次ぐ従業員の内線番号をダイヤルする
- 取り次ぎ先の従業員に用件を伝える
- 受話器を置く
- 取り次ぎ先の従業員が電話に対応する
ビジネスフォンに搭載された内線転送ボタンを押すと、一度受けた着信が保留状態になります。
保留になっている間に別の従業員へ内線で電話が来た旨を伝え、受話器を置くと自動的に保留が解除される仕組みとなっています。
ただし、先に触れたとおりビジネスフォンのメーカー・機種によって転送ボタンの有無や操作方法に違いがあるため実際に操作したり、従業員にやり方を教えたりする際はあらかじめ製品の説明書を確認するようにしましょう。
もし説明書を読んでも不明な点がある場合は、メーカーに直接問い合わせて確認します。
なお、ハードウェアタイプのPBX（構内交換機）を使用しているビジネスフォンの場合、内線転送はPBXが設置された空間でのやり取りに限定されます。
このため取り次ぎ先の従業員が会社内にいないときは、ビジネスフォンの内線転送を利用して電話を取り次ぐことができない点に注意が必要です。
担当の従業員がいないときは相手から用件を聞き取り、一度電話を切った後にその内容を担当者へ引き継ぐようにします。
外線転送のやり方
外線転送とは、ビジネスフォン宛てに電話が来た際に一度受話器をあげ、外線を通じて会社内の別の電話に繋ぐことができる機能です。
例えば、会社の外で営業活動をしている従業員の携帯電話・スマホやテレワーク中の従業員が住む自宅の固定電話などに会社宛ての着信を取り次ぐことができます。
内線転送の操作方法と同様に外線転送も、会社に導入しているビジネスフォンの機種によってやり方が少し異なる可能性があります。
ビジネスフォンに搭載された外線転送ボタンを押すと、一度受けた着信が保留状態になります。保留になっている間に別の従業員へ外線を通じて連絡します。
連絡先は担当者が持つ携帯電話・スマホ、自宅の固定電話の番号などが考えられるでしょう。
電話が来た旨を伝えたら、「接続（コネクト）」ボタンを押します。
このボタンを押すと自動的に保留が解除される仕組みとなっていて、会社宛ての着信が取り次ぎ先の従業員の電話に転送されます。
ただし、内線転送の際にも説明しましたが、ビジネスフォンのメーカー・機種によっては転送ボタンがなかったり、ここで紹介した操作方法とやり方が異なっていたりすることがあります。
したがって実際に会社に設置したビジネスフォンを操作したり、従業員にやり方を教えたりする場合はあらかじめ製品の説明書を確認するようにしましょう。
不明点があるときは、メーカーに直接問い合わせて解消するようにします。
なお、内線転送はハードウェアタイプのPBX（構内交換機）を使用しているビジネスフォンだと、PBXが設置された空間でのやり取りに限定されると説明しましたが、外線転送の場合は例外です。
電話を転送する先にハードウェアが設置されていない場合でも、会社宛ての着信を転送することが可能です。
このため取り次ぎ先の従業員が外出していたり、テレワークをしていたりなどの理由で会社内にいないときでも、ビジネスフォンの外線転送を利用して会社宛ての電話を取り次げます。
内線転送のときのように会社宛ての電話を切った後にその内容を担当者へ引き継がなくてすむため、従業員の手間を省略することができるでしょう。
保留のやり方
会社に設置したビジネスフォンの保留ボタンを押すと着信中の通話が一度プールされ、保留している間はこちらの音声が相手にまったく聞こえない状態になります。
相手方の受話器からは保留されていることを伝えるメロディが流れるように設定されています。
保留機能は家庭用の電話にも搭載されている機能ですが、ビジネスフォンにおいては保留中に受話器を置いた場合でも通話が切れることはありません。
ビジネスフォンの保留を解除する際は、もう一度保留ボタンを押す必要があります。
電話の転送機能にはデメリットがあるって本当？
ここまで会社向けに作られたビジネスフォンの転送機能について紹介しましたが、「かなり便利」という印象を持った人が多いのではないでしょうか。
しかし、ビジネスフォンの転送機能にもデメリットがあります。
それは
- 営業時間外にも会社宛ての電話がかかってくること
- 担当者不明の問い合わせに対応できないこと
です。
こうした課題を解決できるCanario（カナリオ）というサービスがあるので、後ほど詳しく紹介します。
【会社向け】キャリアのサービスを紹介
キャリアでは会社向けに固定電話宛ての着信を別の番号へスムーズに転送できるよう、電話転送サービスを提供しています。
ここでは電話転送サービスを提供する主なキャリアとそのサービス名を確認しましょう。
| 通信事業者名 | サービス名 | 事前申込 |
|---|---|---|
| NTT東日本・西日本 | ボイスワープ | 必要 |
| SoftBank（ソフトバンク） | 多機能転送サービス | 必要 |
| KDDI光ダイレクト | 着信転送サービス | 必要 |
いずれのサービスも事前に申し込みが必要であるため、利用の際は早めにキャリアへ相談するようにしましょう。
会社の電話転送に悩んでいる場合におすすめのサービス「Canario（カナリオ）」とは
Canario（カナリオ）はNECネッツエスアイが提供する電話転送サービスです。
Canario（カナリオ）が名前を認識し、会社宛ての電話を自動で取り次ぎ・転送することができ、担当者不明の問い合わせが来た場合は登録した番号を一斉に呼び出せます。
この他にも営業時間を設定できる機能や相手からの伝言をテキスト化して共有する機能など、便利な機能が多数搭載されています。
Canario（カナリオ）についてもっと詳しく知りたい人は、お気軽にお問い合わせください。
まとめ
会社に設置されることが多いビジネスフォンの転送機能の種類やその使い方を解説しました。会社の電話は機能が豊富でうまく使いこなせない従業員もいます。
ビジネスフォンをうまく活用するためにも、そうした従業員に操作方法を教える時間をとることが大切です。
また、会社の電話転送に悩んでいる場合はNECネッツエスアイの電話転送サービス「Canario（カナリオ）」の利用を検討してみてください。
担当者不明の問い合わせ対応や営業時間の設定も可能です。
※記載されている会社名および製品名は、各社の商標または登録商標です。
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