オフィスに設置される電話のほとんどはビジネスフォンという電話機で、家庭用の電話機と比べると多くの機能が搭載されています。

しかし、「なかなか機能を使いこなせていない」という人もいるでしょう。

そこで本記事では、ビジネス電話における内線の取り次ぎ・転送方法を分かりやすく解説します。保留ボタンや転送ボタンの使い方がよく分からない方は必見の内容です。

ビジネスフォンは保留・転送機能をうまく使い分けることが大切

ビジネスフォンにはいろいろな機能が搭載されていますが、なかでも保留ボタンや転送ボタンをうまく使いこなすことができれば業務効率の改善につながります。

ただし、使い方を誤ると電話をかけてきた相手に迷惑をかけたり、かえって作業効率が悪くなってしまったりするため注意が必要です。

内線の取り次ぎ方法

では、保留機能や転送機能を活用して内線をスムーズに取り次ぐ方法を確認しましょう。

保留ボタンを押して取り次ぐ場合

保留ボタンとは着信を一時的にプールできる機能です。

保留中は着信の相手にこちらの音が聞こえなくなります。

保留ボタンを使って内線を取り次ぐ基本の流れは、以下のとおりです。

1. 受話器を取って電話の用件を聞き取る
2. 保留ボタンを押す
3. 内線を取り次ぐ社員の番号をダイヤルする
4. 取り次ぎ先の社員に用件・使用中の保留ボタンを伝える
5. 受話器を置く（取り次ぎ先の社員は保留ボタンを押して、着信に対応する）

内線転送ボタンを押して取り次ぐ場合

ビジネスフォンに内線転送ボタンがある場合は、積極的に活用しましょう。

保留ボタンと違って、最初の対応者が受話器を置いた瞬間に取り次ぎ先の社員の電話機に着信が転送されるのが特徴です。

それでは、内線転送ボタンで電話を取り次ぐ流れを確認してみましょう。

1. 受話器を取って電話の用件を聞き取る
2. 内線転送ボタンを押す
3. 担当者の電話番号をダイヤルして呼び出しする
4. 転送先の社員に用件を伝える
5. 受話器を置く（着信は受話器を置いたと同時に、取り次ぎ先の社員へ転送される）

まとめ：使い方をしっかり身につけてスムーズに電話を取り次ごう

ビジネスフォンは保留ボタンや転送ボタンの使い方をしっかり身につけて活用することで、作業効率がグッと上がります。

内線をスムーズに取り次ぐことで、電話をかけてきた相手を待たせなくてすむのもポイントです。

また、AIが自動で内線・外線を取り次いでくれるCanario（カナリオ）の利用もおすすめです。AIがすべての着信に対応するので、社員が保留ボタンや転送ボタンを押して取り次ぐ必要がありません。

会社に設置された固定電話の着信を社員が持っている携帯電話に転送すれば、テレワークの導入もスムーズに進みます。

Canario（カナリオ）の利用を前向きに検討される場合は、この機会にお問い合わせいただければ幸いです。

Canario（カナリオ）を利用して会社に設置したビジネスフォンを最大限に活用しましょう。

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