本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。
会社には日々多数の電話がかかってきますが、社内にいる会社員だけですべて対応するとなると手間がかかってしまいます。
こうした場合に便利なのが、電話転送サービスの利用です。電話転送サービスを会社に導入することで、業務効率の改善や社員の負担軽減につながります。
電話転送サービスにはいろいろな機能がありますが、なかには複数の番号に着信を転送できる場合もあります。
本記事で、電話転送サービスについて解説したあと、複数の番号を呼び出せるメリットを確認しましょう。
そもそも電話転送サービスとは
電話転送サービスとは、会社などに設置した固定電話の着信を別の番号に転送できるサービスです。社員が持つ携帯電話や別の固定電話へ転送できます。
このサービスを利用すると、電話の取りこぼしを防ぎやすくなります。多くの電話に出ることで顧客・関係者からの信頼度向上につながったり、新たなビジネスチャンスを確実につかめたりするのがポイントです。
電話転送サービスはキャリアが提供しているサービスで、転送先はひとつでなく、複数設定することが可能です。
転送するタイミングは基本的に自由に選択できるため、会社の営業時間中の対応を任せたり、営業時間外の電話を任せたりする使い方があります。
複数の番号を一斉に呼出すことのメリット
複数の番号に着信を転送できれば、対応者を固定しなくてすみます。
単一の番号に着信をとばす場合、転送先の社員が別の電話に出ていると対応できません。しかし、複数の番号に着信をとばせば、誰かが対応中であっても他の社員がフォローできます。
したがって、積極的なテレワークの導入を考えている会社におすすめです。社員が会社に出社しなくても、社外にいる社員チームで着信に対応できます。
料金はひとつの番号に転送する場合と変わらないことが多いですが、電話転送サービスによって対応が異なる可能性があるため事前に確認しておきましょう。
主な機能を紹介
電話転送サービスの主な機能としては、次のようなものが一般的です。
- 内線転送機能
- 外線転送機能
- 無条件転送機能
- 無応答時転送機能
- 応答後転送機能
それぞれの機能について、簡単に説明します。
内線転送機能
固定電話で受けた着信を保留にして、内線で別の番号に転送する機能です。
外線転送機能
固定電話で受けた着信を保留にして、外線で別の番号に転送する機能です。
無条件転送機能
固定電話の呼出し音を鳴らさず、あらかじめ登録した番号に直接着信を飛ばせる機能です。
無応答時転送機能
一度固定電話を呼出します。誰も応答しない場合に、あらかじめ登録した番号に着信が転送される機能です。
応答後転送機能
固定電話で着信を受け、電話器を手で操作して別の番号に通話を転送する機能です。
AIが名前を判別し、複数の電話番号に着信を自動転送するCanario（カナリオ）が便利
電話転送サービスにはいくつかの種類がありますが、複数社員で対応にあたってほしいと考えているならNECネッツエスアイが提供しているCanario（カナリオ）の利用がおすすめです。
Canario（カナリオ）はAIが搭載されている電話転送サービスで、電話の相手が口にした名前を判別し、自動で着信を取り次ぐ特長を持ちます。
もちろん、特定の社員の呼出しだけでなく、複数の番号に対して一斉発信することも可能です。
社員一人だけに電話対応を任せることがなくなるため、負担の軽減につながるでしょう。また担当者不明の問い合わせにもスムーズに対応できます。
まとめ
着信を別の番号に転送できる電話転送サービスを利用すれば、ビジネスチャンスを逃さずにすみます。
社員の業務効率の改善につながり、会社として生産性の向上が期待できるケースもめずらしくありません。電話対応において何か問題を抱えている場合、電話転送サービスの利用がひとつの解決策になる可能性があるでしょう。
また、複数の番号を転送先に設定すれば、チームで対応できます。
複数の社員で対応できるため、誰かが他の電話に出ていても取りこぼしを防止できるでしょう。テレワークを推し進める際にも活用しやすいです。
複数の番号に電話を転送できるサービスを探しているなら、AIが自動で取り次いでくれるCanario（カナリオ）の利用がおすすめです。詳しい機能や料金プランについて知りたい方は、ぜひお気軽にご連絡ください。
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