本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。
ビジネスでは会社に設置した固定電話宛ての着信を、あらかじめ登録した別の番号に転送することがよくありますよね。
ビジネスフォンの転送機能を使えば、社外にいる社員が電話対応できるので折り返しする手間がなくなったり、伝言の伝え間違い・伝え忘れを防止できたりなどのメリットがあります。
しかし、電話転送が便利な機能であることは分かっているものの、着信を転送した相手がでない場合の正しい対応方法を知らず、転送機能を活用できていない人もめずらしくありません。
そこで本記事では、転送先の相手が電話にでない場合の対応方法を紹介します。
転送時に使用したビジネスフォンのボタン・機能別にどのように操作すればいいのか順番に説明していきます。
転送先の相手が出ない場合の対応方法を知ることで、ビジネスフォン宛ての着信であれば自信を持って転送することができるようになるでしょう。これにより業務効率のアップが期待できます。
電話転送先の相手がでない場合はキャンセルできる
前提となりますが、ビジネスフォンの機能で着信を転送したにも相手がでない場合は、転送のキャンセルが可能です。
このため、「転送した先の相手がでない場合、電話をかけてきた人は困ってしまうのではないだろうか」といった心配はしなくて問題ありません。
ただし、転送した電話のキャンセル方法をしっかりと把握しておくことが大切です。
ビジネスフォンの操作に慣れておらず、転送した通話のキャンセルがうまくできないと電話をかけてきた相手に迷惑をかけてしまうことがあるため注意しましょう。
相手がでない場合の電話（ビジネスフォン）の操作方法
では、転送先で通話の対応が難しい場合、どのようにビジネスフォンを操作すればいいのでしょうか。
実際には使用するビジネスフォン、状況によって最適な操作方法は異なりますが、今回は転送時に使用したボタン・機能別に相手がでない場合の対応方法を紹介します。
ワンタッチボタンで転送した場合
ワンタッチボタンを使ってビジネスフォン宛ての通話を転送した場合は、保留された電話を解除します。
解除の際は保留中の外線のボタンもしくは、フックボタンを押しましょう。
ちなみにワンタッチボタンとは、よくかける電話の番号を登録・発信できるボタンです。
会社で頻繁に電話に対応している、転送先の内線番号・外線番号が同一である場合が多いなどの際に、ワンタッチボタンを活用することで転送作業がスムーズに進みます。
保留ボタンで転送した場合
一度保留した状態でビジネスフォンから別の番号に通話をとばそうとした場合は、保留している外線のボタンを押すだけで問題ありません。
あとは、電話をかけてきた相手に担当の社員が対応できない旨を伝え、伝言を承ったり、折り返しの約束をしたりする流れになります。
なお、フックボタンが搭載されているビジネスフォンの場合は、外線のボタンではなくフックボタンを押すことで通話に復帰することが可能です。
パーク保留ボタンで通話を転送した場合
すべてのビジネスフォンと通話を共有できるパーク保留ボタンを使って、転送したにもかかわらず相手が出ない場合は以下の方法でキャンセルしましょう。
保留ボタン→パーク保留ボタンで転送した場合
一度保留ボタンを押してから、パーク保留ボタンで通話を保留した場合は、パーク保留ボタンを押せば転送がキャンセルされます。
直接パーク保留ボタンを押して転送した場合
パーク保留ボタンだけを使って通話を転送した場合も、パーク保留ボタンを押せば転送先の相手がでない状態でもキャンセルされます。
電話をかけてきた相手に担当の社員による対応が難しい旨を伝えましょう。
フックボタンで対応した場合
ビジネスフォンのフックボタンを使って通話を転送した場合は、もう一度フックボタンを押せば転送が解除されます。
電話をかけてきた相手に、その後どのような対応を希望するのか確認しましょう。
転送ボタンを押した場合
ビジネスフォンに転送ボタンがあり、こちらを押して通話をとばしたにも関わらず相手がでない場合もあるでしょう。
転送ボタンで通話をとばしたときは、フックボタンを押せばキャンセルが可能です。
まとめ
通話を別の番号に転送した際、相手がでない場合はキャンセルが可能です。
ただし、転送をキャンセルする方法は、通話をとばすときのやり方や利用しているサービス・電話機によって異なるため、あらかじめ確認しておくことが大切です。
NECネッツエスアイが提供しているCanario（カナリオ）なら、電話を転送した相手がでない場合にAIが取り次ぎます。
事前に登録した番号へ代わりに発信したり、伝言を保存して着信に対応できなかったことをメッセージで送信したりなどの機能が搭載されています。
電話対応における社員の負担が軽減される可能性があるため、業務効率の改善にもつながるでしょう。
通話の取りこぼしの防止にもつながるので、ビジネスチャンスを逃さずにすむこともポイントです。
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