【オフィス電話の使い方】ビジネスフォンの内線・外線転送機能を紹介

本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。

オフィスの電話取り次ぎには欠かせない「転送」機能。

今やオフィス電話の転送先は、フロア内や自拠点内に留まりません。

働き方改革の推進により、最近は外出やテレワークで不在のメンバーへの転送機能も需要が高まっています。

本記事では、オフィス電話で内線・外線の転送をする機能の種類と使い方を解説していきます。

オフィス電話を転送するサービス

現在、オフィス電話の転送に利用されているサービスには以下のようなものが挙げられます。

ビジネスフォン
クラウドPBX
電話転送サービス

それぞれのサービスの特徴について見ていきましょう。

オフィス用の多機能電話「ビジネスフォン」

内線電話を使っているオフィスの電話機には、家庭用の電話機にはない機能のボタンが並んでいますね。

ビジネスフォンとは、多機能な「専用電話機」と、回線を制御する「主装置」を組み合わせた電話システムのことです。

主装置が内線と外線をコントロールし、交換機の役割を果たすことで、以下のような使い方が可能になります。

内線電話同士の通話
外線着信を内線で転送
複数回線での同時通話
電話番号ごとに着信先の電話機を振り分け

なお、ビジネスフォンの主装置が制御できる台数は多くて100台程度のため、大規模な環境では構内交換機（PBX）を設置する必要があります。

交換機をクラウド化した「クラウドPBX」

交換機の機能をクラウド上のサーバに構築したのが「クラウドPBX」です。

従来の構内交換機は非常に高額で、設置やメンテナンスに多額のコストがかかりますが、クラウドPBXでは機器の設置が不要で初期投資を大幅に抑えることができます。

また、老朽化やリプレイスを気にする必要がなく、増設や変更にも柔軟に対応できるのがメリットです。

クラウドPBXは拠点内に設置される交換機と異なり、インターネット接続可能な端末を内線と同じ扱いで管理することができます。

例えば、このような使い方が実現します。

異なる拠点間での内線通話
社員の携帯電話の内線化

回線キャリアが提供する「電話転送サービス」

特定の電話番号から、指定の電話番号への転送を行う場合は、各通信キャリアの電話転送サービスを使う方法もあります。

初期設定が完了すれば、外出先からもプッシュ操作で転送先の切替やサービス開始・停止ができるので、オフィスにいなくても自在に操作できるのが特徴です。

転送先には外線番号（固定電話・携帯電話）が指定でき、主にオフィスの不在時に外部から電話対応をすることを想定したサービス内容になっています。

電話を呼び出さず、設定しておいた電話番号へ転送
電話を呼び出して、応答がない場合は設定しておいた電話番号へ転送

オフィス電話の一般的な内線転送方法

内線転送は、外線で着信した電話を内線で他の電話機に転送する機能です。

主に自席にいる担当者への取り次ぎに使用します。オフィスで電話の取り次ぎをしていて、もっともよく使う機能ではないでしょうか。

内線番号が設定されている電話機が設置してあれば、担当者の席以外にも、「受付」や「会議室」に転送することもできます。

ビジネスフォンで内線転送する2つの方法

内線転送はビジネスフォンの基本機能である「保留」を使って行います。

電話機によって操作は若干異なりますが、機能自体はどのビジネスフォンにも搭載されていますので、詳しい操作方法はお使いの電話機のマニュアルをご参照ください。

ここでは一般的な内線転送の手順を紹介します。

保留して転送する

内線表などで担当者の内線番号を確認し、保留中に内線をかけて転送する方法です。

外線通話中に「保留」ボタンを押します。
転送先の内線番号をダイヤルします。
担当者が電話に出たら、用件を伝えて対応を依頼します。
話し終えたら受話器を置くと、外線の相手と担当者の電話がつながります。

保留して他の席で解除する

担当者が近くにいて口頭での伝達が可能な場合は、保留機能だけで転送することができます。

ビジネスフォンでは複数の外線通話を同時に保留できるようになっていて、保留ボタンを押すと「外線1」「外線2」など、保留中の回線のランプが点灯します。

該当するボタンを押すと、どの席でも保留を解除して応答することが可能です。

外線通話中に「保留」ボタンを押します。
保留されているボタンの番号を確認します。
担当者に声をかけ、用件を伝えて対応を依頼します。
保留されているボタンの番号（「外線1」など）を担当者に伝えます。
担当者が自席で保留を解除すると電話に応答できます。

オフィス電話の一般的な外線転送方法

オフィスにいない担当者へ電話を転送する場合は、「外線転送」という機能を使います。

外線転送は一般的なビジネスフォンの機能のほかに、「電話転送サービス」や「クラウドPBX」などのサービスを利用する方法もあります。

ビジネスフォンで転送する

ビジネスフォンの交換機は複数の回線を制御しているので、これを利用して着信を外線転送することができます。

手動転送する方法

手動転送は、保留中に外線へ発信して行います。

外線通話中に「保留」ボタンを押します。
外線に切り替えるボタン（「外線」や「発信」）を押します。
転送先の外線番号をダイヤルします。
担当者が電話に出たら、用件を伝えて対応を依頼します。
「転送」などのボタンを押すと転送が完了します。

自動転送する方法

自動転送の設定方法は機種により異なりますが、基本的な設定の流れは以下のようになります。

ビジネスフォン本体で、外線転送に対応したボタンをプッシュする
転送先の電話番号をプッシュする
設定完了に対応したボタンをプッシュする

転送先設定・開始・解除の操作をビジネスフォン本体で行う必要があるため、誰かがオフィスで操作しなければならない点に注意が必要です。

ビジネスフォンのメリット

設備の追加が不要
使い慣れた機器で利用できる
内線転送と操作が似ていて覚えやすい

ビジネスフォンのデメリット

自動転送の開始・解除は電話機から操作する必要がある
かかってきた電話と転送するための発信で回線を2本使用する
転送元から転送先までの通話料がかかる
転送先には転送元（会社）の電話番号が表示されるため、誰からかかってきたかわからない

電話転送サービスを使う

自動転送の開始・停止をリモート操作したい場合は、キャリアが提供する電話転送サービスが便利です。

キャリアの電話転送サービスは、利用中の回線のオプションとして契約するものです。

契約後、最短当日～数日ですぐに開通し、専門知識不要で利用開始できるため、個人利用や、専任の管理者がいない小規模事業者でも導入しやすいサービスです。

電話転送サービス利用開始までの流れ

契約キャリアに利用申し込みを行う
固定電話やインターネットから転送先番号を登録する
転送先を選んで転送開始する

電話転送サービスのメリット

短期間で開通し、簡単な初期設定のみで利用開始
オフィスが不在でも、自動転送設定にしておけばどこでも電話が取れる
転送開始・終了・転送先の切替をリモートで操作可能
構築・管理の手間が不要

電話転送サービスのデメリット

転送先をあらかじめ設定しておく必要がある
転送元から転送先までの通話料がかかる
転送先として登録できる番号の数に上限があり、その中で転送を設定できるのは1つのみ

クラウドPBXを利用する

クラウドPBXは、電話の交換機をクラウド上に構築することで、これまで電話回線（有線）で通信していた電話をインターネット通信（無線）で行えるようにするものです。

これにより、設置場所にかかわらず、インターネット接続できる端末を内線として扱うことができるようになります。

クラウドPBXを利用した場合は、本来は外線であるはずの携帯電話への転送も「内線転送」として行うため、従来の電話の考え方そのものを変えなければならない部分が出てきます。

内線・外線の境界を超えて自在な使い方が可能になる画期的なシステムですが、電話システム自体を入れ替えることになるため、導入時のシステム構築はやや複雑で、端末の準備や設定も必要です。

クラウドPBX利用開始までの流れ

既存の設備や設定内容を確認する
システム要件を定義する
クラウドPBX契約
番号を取得する
利用端末で設定を行う

クラウドPBXのメリット

インターネット環境があればオフィス外でも内線通話・転送ができる
通信がインターネット経由のため内線通話や転送の通話料がかからない
携帯電話からもオフィスの固定電話番号で発信できる

クラウドPBXのデメリット

電話システムの刷新になるため構築が複雑
設定やトラブル対応を行う管理者が必要
利用者側で端末（アプリ）の設定を行わないと利用できない

複雑な設定や操作不要！「Canario（カナリオ）」とは

担当者にスムーズに取り次ぎたいけれど、毎回担当者に手動で転送するのは手間ですね。

かといって、コストをかけてシステムを構築したり、管理するリソースを捻出するのは容易ではありません。

そんな企業様におすすめしたいのが、NECネッツエスアイが提供する電話転送サービス「Canario（カナリオ）」です。

「Canario（カナリオ）」なら、電話対応をAIに任せることで、適切な担当者への転送を自動化します。

オフィスの電話番はAIが担当
簡単な設定のみで利用開始
相手の声を音声認識して、指名された担当者の携帯電話に転送
担当者不明の電話は、組織単位で一斉架電

すぐに使い始めることができ、即、効果を実感できる「Canario（カナリオ）」をぜひお試しください。

記事まとめ

オフィスに着信した電話を内線転送・外線転送する方法を紹介しました。

ビジネスフォンの基本機能だけでも転送は可能ですが、より幅広い使い方をお考えの場合は、電話転送を行う外部サービスの導入をおすすめします。

会社の規模や使い方によっておすすめのサービスが異なりますので、この記事で紹介した内容を参考に検討してみてください。

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