固定電話宛ての通話を別の番号へ転送！設定方法や課題を解説

ボイスワープ®は、NTT東日本・NTT西日本の固定電話・ひかり電話に対する自動着信転送サービスの商標です。

働き方改革や新型コロナウイルスの感染拡大などの影響を受け、テレワークを導入した会社は多くあります。

従業員のワークライフバランスが整ったり、会社に対して愛着心を持ったりなどのメリットがある一方で、従業員が社外で働く機会が増えると会社に設置した固定電話宛ての対応が問題になりやすいです。

この問題を解決できる方法の1つに、電話転送の利用があります。

本記事では、電話転送の概要や導入方法を具体的に解説します。

電話転送を会社で利用するメリット・デメリットや、利便性が高くオフィス電話対応をストレスフリーにするおすすめのサービスも紹介するのでぜひ役立ててください。

電話転送とは？固定電話宛ての着信を別の番号へとばすサービス

そもそも電話転送とは、特定の番号にかかってきた着信を別の番号にとばすことができるサービスのことです。

例えば、会社に設置した固定電話宛ての着信を、外出している従業員が持ち歩いている携帯電話・スマホに転送するなどの使い方ができます。

従業員は社外にいても会社にかかってきた自分宛の着信に対応でき、社内にいる従業員は取り次ぎや電話メモを作成するなどの手間を省くことが可能です。

導入方法・設定のやり方

電話転送は各キャリアから提供されており、サービス導入の際はまず、会社で使用している固定電話のキャリアがどこであるか調べる必要があります。

固定電話の回線を引いたときの契約書や見積書などで確認しましょう。

利用しているキャリアが分かったら、担当の窓口に転送機能を利用したい旨を伝えます。

電話のほか、メールやインターネットから問い合わせできる場合が多いです。

便利な電話転送サービスですが、申し込みが完了してからすぐに機能を利用できないケースもめずらしくありません。

数日時間がかかる場合もあるため、導入を検討しているなら早めにキャリアへ相談することをおすすめします。

申し込みが完了し、電話転送機能を使えるようになったら転送条件や転送先の番号などの設定が必要です。

設定の流れは契約するキャリアによって異なります。以下で、代表的な3つのサービスにおける転送機能の設定方法を確認しましょう。

NTT「ボイスワープ」
ソフトバンク「多機能転送サービス」
KDDI光ダイレクト「着信転送サービス」

NTT「ボイスワープ」の設定方法

NTT回線の固定電話を使用している場合はボイスワープを利用します。

回線の種類によって設定方法が異なるため、以下で確認しましょう。

アナログ回線の設定方法

受話器をあげて「142」をダイヤル
ガイダンスが流れる
「1」をダイヤル
ガイダンスが流れる
設定完了

ISDN回線の設定方法

受話器をあげて「142」をダイヤル
ガイダンスが流れる
「1」をダイヤル
転送先の番号をダイヤル
ガイダンスが流れる
設定完了

ひかり電話回線の設定方法

受話器をあげて「142」をダイヤル
ガイダンスが流れる
「1」をダイヤル
ガイダンスが流れる
転送方法を選択する
ガイダンスが流れる
設定完了

「5.転送方法を選択する」の選択肢は以下の4つです。

「1」：無条件転送
「2」：無応答時転送
「3」：話中時転送
「4」：無応答時転送と話中時転送を組み合わせる

ソフトバンク「多機能転送サービス」の設定方法

ソフトバンクの回線を使用している場合は、「多機能転送サービス」を利用すると固定電話から別の番号へ着信をとばすことができます。

事前申し込みが完了したら以下のとおり、設定を行いましょう。

アナログ回線の設定方法

受話器をあげて「142」をダイヤル
ガイダンスが流れる
「1」をダイヤル
ガイダンスが流れる
設定完了

ISDN回線の設定方法

受話器をあげて「1421」をダイヤル
ガイダンスが流れる
転送方法を選択
ガイダンスが流れる
設定完了

「3.転送方法を選択」では、以下4つの選択肢のなかから会社の状況や電話の本数にあうものを選びましょう。

「1」：無条件転送
「2」：無応答時転送
「3」：話中時転送
「4」：無応答時転送と話中時転送を組み合わせる

KDDI光ダイレクト「着信転送サービス」の設定方法

KDDI光ダイレクトでは「着信転送サービス」という名称の電話転送サービスが提供されています。

申し込み完了後に行う設定のやり方は以下のとおりです。

受話器をあげて「142」をダイヤル
ガイダンスが流れる
「#」をダイヤル
ガイダンスが流れる
4桁の暗証番号をダイヤル
転送方法を選択
「9」をダイヤル
受話器を置く
設定完了

「6.転送方法を選択」における選択肢は下記の3つです。

「1」：無条件転送
「2」：無応答時転送
「3」：話中時転送

電話転送を利用するメリット

別の番号へ着信をとばす機能を利用すると、さまざまなメリットが得られます。

ここでは4つのメリットを確認しましょう。

どこにいても電話対応できる

会社宛ての着信を別の番号にとばすことができれば、従業員は社内にいなくても電話をとれるようになります。

「外出から帰るとデスクの上に大量の電話メモがあった…」といった事態も防ぐことが可能です。

テレワークを導入しやすい

従業員がどこにいても電話対応できる環境になれば、会社に出社せずテレワークを円滑に進めることも可能になります。

多様な働き方が認められている現代で、会社としてテレワークを積極的に導入すれば従業員の満足度向上や求職者の応募増加なども期待できるでしょう。

取り次ぎ・伝言ミスが発生しない

自動転送を利用すれば、従業員が固定電話の受話器をとって担当の従業員の番号をダイヤルして転送したり、相手から用件を聞いて後から担当の従業員にそれを伝言したりする作業が発生しません。

このため、取り次ぎ・伝言におけるミスが生じないというメリットがあります。

取りこぼしを防げる

会社に設置した固定電話だけで着信に対応するとなると、常にオフィスに誰かいなければ取りこぼしが発生する可能性があります。

電話を取りこぼしてしまったがために、会社としてビジネスチャンスを失ってしまうケースもあるでしょう。

しかし、着信対応しやすい番号に電話を転送すれば、取りこぼしの数の減少につながります。

別の番号へ通話をとばす機能のデメリット・課題

別の番号へ着信をとばす機能は便利ですが、デメリットも存在します。

メリットだけでなく、デメリットの内容もしっかり確認したうえで電話転送を利用すべきか判断することが大切です。

複数の番号を登録できない・転送できない

利用するサービスにもよりますが、転送先として設定できる番号は基本的に1つです。

このため、転送先の従業員がその場で対応できない場合は、取りこぼしが発生してしまいます。

また、1人の従業員が固定電話から転送される着信すべてに対応しなければいけないため、かなりの負担とストレスがかかることが予想されます。

転送元の番号から折り返すことができない

転送先の担当者が、着信にその場で対応できず、折り返しが必要になる場合もあるでしょう。

この場合、担当者が社外にいるのであれば、その担当者は個人の電話端末から相手に電話をかける必要があります。

一般的な電話転送サービスの場合、この際に使用する番号は個人の番号であり、転送元である会社の番号ではありません。

担当者が個人の番号を相手に知られてしまうことはもちろん、相手からしても「誰からの電話なのかわからない」という事態が発生してしまいます。

気軽に利用しやすいサービス「Canario（カナリオ）」とは

上記の通り、電話転送には様々なメリットがある反面、「複数の番号に転送できない」「折り返しの際は個人の電話番号が相手にバレてしまう」といったデメリットも存在します。

NECネッツエスアイが提供しているCanario（カナリオ）なら、これら電話転送の課題をワンサービスで解決することができます。

Canarioは、自動で担当者の名前を認識し、自動で着信の取り次ぎ・転送を行う電話転送サービスです。

他者の転送サービスとの大きな違いは、転送先として複数の番号が設定できる点にあります。

また転送先となった従業員が万が一その場で電話に出ることができなくても、録音した音声データがメールやコミュニケーションツールで共有されます。

このため電話を取り逃しても簡単に後追いすることが可能です。

さらにCanarioなら、社外にいる時やテレワーク時も会社の番号で相手に電話を折り返し、通知することが可能です。社員のプライバシーを守ることができます。

NECネッツエスアイのCanario（カナリオ）についてもっと知りたい場合は、下記より詳細情報をご確認ください。

まとめ

電話転送を利用すれば、会社に設置した固定電話宛ての着信を別の番号へとばすことができます。

例えば、従業員の携帯電話・スマホを転送先の番号に設定すれば、外出先・リモートワーク中でも会社にかかってきた自分宛ての着信に対応することができるでしょう。

さまざまなメリットがある一方で、転送先として登録できる番号が1つであったり、転送先で発信元の番号を確認できなかったりなどのデメリットもあります。

電話転送を会社で利用するメリット・デメリットを理解した上で、自社に最適なサービスを選ぶことが重要です。

※記載されている会社名および製品名は、各社の商標または登録商標です。

SymphonictとはNECネッツエスアイが提供する、「共創でお客様のビジネスに新たな価値を提供する」をコンセプトに先端技術やサービスを繋ぎ・束ねることでIT・デジタル変革技術やツール・システムを皆様にお届けするデジタルトランスフォーメーション(DX)サービス。→Symphonictに関してはこちら

※免責事項

本コンテンツは一般的な情報の提供を目的としており、法律的、税務的その他の具体的なアドバイスをするものではありません。個別具体的事案については、必ず弁護士、税理士等の専門家にご相談ください。

本コンテンツの情報は、その情報またはリンク先の情報の正確性、有効性、安全性、合目的性等を
補償したものではありません。

また、本コンテンツの記載内容は、予告なしに変更することがあります。