転送すれば外出先でも電話対応可能?! サービス利用のメリットとデメリット

本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。

ボイスワープ®は、NTT東日本・NTT西日本の固定電話・ひかり電話に対する自動着信転送サービスの商標です。

固定電話を設置している会社は多いですが、社員がずっと社内にいるとは限りません。

このため、社員が社外に出ることが多い会社だと「外出先であっても電話対応できる方法がないものか」と悩んでいるケースもめずらしくありません。

この問題の解決策の一つが、電話転送サービスの利用です。電話転送サービスを導入すれば、利用料金はかかるものの外出先の社員が通話に対応できるようになります。

本記事では、電話転送サービスの特徴やメリット・デメリットを紹介します。

この記事を読めば外出先で社員が電話対応できる環境にするために、自社に電話転送サービスを導入すべきか判断できるでしょう。

電話転送サービス・機能を利用すれば、外出先でも固定電話宛ての通話に対応できる

電話転送サービスとは、会社に設置した固定電話など特定の番号にかかってきた着信を別の番号にとばせるサービスです。

通話を転送する時間帯を設定したり、遠隔操作（リモートコントロール）で設定内容を変更したりすることもできます。

ボイスワープなどを各キャリアが電話転送サービスを提供していて、利用者は使用している回線にあわせて申し込むサービスを決定したり、電話転送サービスを専門に提供している会社に依頼したりするケースが多いです。

会社がサービスを導入するメリットを解説

では、通話を転送するサービスを利用するとどのようなメリットが得られるのでしょうか。

外出先でも対応できる

会社宛ての通話を転送できる環境を整えれば、社員が外出先であっても対応することができます。

もちろん、通話を転送したからといって、必ず外出先の社員が対応できるわけではありませんが、それでも対応できる機会の増加にはつながります。

ビジネスでは連絡の早さが会社にとって大きなチャンスにつながることもめずらしくありません。

電話転送サービスを利用して、顧客や取引先と担当社員が素早くコミュニケーションをとれる状態にすることでつかめるビジネスチャンスもあるでしょう。

伝達ミスを防止できる

転送サービスを導入すれば、着信は担当社員の番号へとばされるため別の社員が伝言を受ける必要がありません。

このため、担当社員への伝達ミスの防止につながります。

電話をかけてきた相手側も担当社員とすぐに会話できるため、安心感を得られます。

結果、顧客満足度の向上が期待できるでしょう。

折り返しの手間がかからない

電話転送サービスを利用して外出先の社員が着信に対応することで、後から折り返す手間がかかりません。

電話を折り返す場合は、

別の社員が担当社員が不在である旨を相手に伝える
要件・連絡先を教えてもらう
担当社員へ折り返しの連絡をお願いする

といった作業が必要になります。

しかし、電話転送サービスさえあれば、こうした作業を省略することが可能です。

外出先で働く社員の代わりに対応する社員の負担を軽減できるだけでなく、相手を待たせる時間も少なくなります。

通信費用の削減につながる場合もある

電話転送サービスを導入しない状態で、会社に設置した固定電話へ外出先の社員宛ての着信がくるとそのたびに折り返しの連絡をする必要があります。

しかし、電話転送サービスを利用かつ社用携帯の内線化を行えば、折り返すことが少なくなったり、転送時の通話料がかからなくなったりします。

結果、通信費用の削減が実現するでしょう。

サービスを利用するデメリットを確認

多数のメリットがある電話転送サービスの導入ですが、デメリットもあります。

安易に電話転送サービスの利用を決定するのではなく、これから紹介するデメリットも踏まえて自社で導入すべきか判断することが大切です。

サービスの利用料金がかかる

電話転送サービスを利用するためには、初期費用・月々の利用料金がかかります。

このため、安易に電話転送サービスの利用を開始するのは良策ではありません。

会社として電話転送サービスの導入で得られるメリット、コストパフォーマンスを慎重に検討することが大切です。

費用に見合う・それ以上の効果を得られると判断した場合に電話転送サービスの導入を決定することが賢明です。

転送先の携帯・スマホからの折り返しができない点に注意

会社宛ての電話を転送された社員の電話機には、最初に電話をかけてきた相手の番号が通知されず、転送元である会社の番号が表示されます。

したがって、転送されたときに対応できない場合、他の社員からメールなどで連絡がない限りは転送先の電話から折り返しができません。

同時に複数人へ転送できない場合がほとんど

利用する電話転送サービスによりますが、多くは同時に複数人へ通話を転送できません。

したがって、外出先の担当社員が通話に対応できない場合は、別の社員が対応する、もしくは時間を置いて担当社員が折り返すことなります。

これでは、かえって社内にいる社員の負担が増えてしまうケースがあるため注意が必要です。

外出先でもAIが自動で取り次ぐ電話転送サービス「Canario（カナリオ）」がおすすめ

Canario（カナリオ）とはNECネッツエスアイが提供している電話転送サービスです。

外部から電話を受けたときの対応は、AIが行います。このため、社員が外出先へ取り次いだり、伝言を残したりしなくてすむことが大きな特徴です。

また、あらかじめ番号を登録しておけば、複数の番号を一斉架電することも可能です。

先に電話転送サービスの多くは同時に複数人へ転送できないと紹介しましたが、NECネッツエスアイのCanario（カナリオ）であればこの問題は解消されます。

他にも多数の便利な機能が搭載されているので、電話転送サービスの導入を前向きに検討している場合はぜひCanario（カナリオ）も選択肢の一つに入れてみてください。

まとめ

特定の番号宛ての通話は、電話転送サービスを利用することで別の番号へとばすことが可能です。

利用料金がかかったり、転送先の電話からの折り返しが難しかったりなどのデメリットはあるものの、外出先の社員が着信に対応できる機会が増えます。

これにより、折り返しの手間が削減されたり、伝達ミスを防止できたりなどのメリットが得られます。

自社に合う電話転送サービスを探しているなら、NECネッツエスアイのCanario（カナリオ）の利用を検討してみましょう。

Canario（カナリオ）はAIが自動で着信を取り次ぐサービスで、万が一外出先の社員が転送した電話に対応できない場合は別の社員を呼び出したり、相手からの伝言を録音したりなどの機能が搭載されているため安心です。

社員が外出先で通話に対応できるサービス、外出先での対応が難しい場合にしっかりフォローしてくれるサービスを探している会社にぴったりです。

Canario（カナリオ）に関連する情報・導入のやり方をもっと詳しく知りたい方は、下記よりお気軽にお問い合わせください。

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