本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。
「固定電話対応や内線通話はオフィスに出社しないとできない」という概念を変えたのが「クラウドPBX」です。
従来は社内に設置されていたPBX（電話交換機）をクラウド化することによって、固定電話をスマホやパソコンなどのネットワークデバイスに転送したり、スマホ同士で内線通話をしたりすることが可能になりました。
この記事では、クラウドPBXを利用してスマホを内線化し、ビジネスフォンのように使う方法を解説します。
PBX（電話交換機）とは
PBX（Private Branch Exchange）とは電話交換機のことで、複数の回線・電話機の接続を制御する役目を持っています。
例えばオフィスでは、経理部メンバーの席は経理部の外線番号への着信が鳴るようになっていますね。
発信するときも経理部の番号からの発信となります。
このように着信する電話機を分けている一方で、他の席の内線や他部署の外線が鳴っている場合には代理で応答することも可能です。
PBXは、社員間で連携して効率よく電話対応を行うために必要不可欠なシステムと言えます。
今注目される「クラウドPBX」とは？
従来のPBXはオンプレミス型で、オフィス構内に設置していました。
オンプレミス型PBXは施設内の回線しか制御できないため、拠点ごとに設置が必要で、他拠点間通話やテレワークなどには対応できません。
このデメリットを克服できるサービスが「クラウドPBX」です。
クラウドPBXは、インターネット上にPBXのシステムを構築し、オンラインでアクセスできるようにしたものです。
スマホ、パソコンを内線化できる
オンプレミス型のPBXでは専用の電話機が必要でしたが、インターネット通信を利用するクラウドPBXではスマートフォン、タブレット、パソコンなどを内線電話機として使うことができます。
オフィスで使っているビジネスフォンをスマホで使うイメージです。
専用アプリから操作することで、スマホの電話番号とは分けて通信を行うことができるので安心です。
転送や内線通話は無料
テレワークの際に固定電話への着信を携帯電話へ転送すると、会社から携帯電話までの通話料が発生します。
また、社外にいる社員同士の連絡に携帯電話を使えば、携帯電話の通話料がかかります。
クラウドPBXでは、専用アプリを使ってデバイスを内線化していますので、アプリを使った発着信はすべて内線扱いです。
通信はインターネット経由で行われますので、転送や内線通話を使っても料金が発生せず、通信コストを削減できます。
コストを抑えられる
オンプレミス型のPBXはイニシャルコストが高額で、定期的なメンテナンスやリプレイスも必要です。
施設ごとに設置しているため、拠点数が多ければそれだけ費用もかさみます。
クラウドPBXの場合、機器の購入や大掛かりな工事が不要なため、初期コストを大幅に抑えることができます。
自社によるメンテナンスが不要というのも大きなメリットです。
複数の番号に転送が可能
電話転送サービスでは、転送先に1つの電話番号しか選べないことがあります。
このような場合、会社の固定電話の対応をテレワークで行おうとすると、転送先に指定された1人に電話対応が集中してしまいます。
クラウドPBXでは転送先に複数の電話番号を指定することができるので、部署やグループ単位で呼び出しを行うことも可能です。
自分あてではなかった場合はそこから内線で転送することもでき、テレワークでもオフィスと変わらない電話の取り次ぎを行うことができます。
会社の番号で発信できる
テレワークで折返し対応をしなければならなくなったとき、自分のスマホの番号が相手に通知されることに抵抗がある方もいらっしゃると思います。
クラウドPBXは、専用アプリから発信すれば会社の固定電話番号で電話をかけることができるので、個人の番号を相手に知らせずに通話を行うことができます。
もちろん、通話料の個人負担も発生しません。
スマホ内線で電話を転送する方法
内線化したスマホで電話取り次ぎを行う方法を見てみましょう。
クラウドPBXでは、お使いになるアプリによって機能やボタンの表示が若干異なる場合があります。
ここでは、一般的な内線アプリの例を紹介いたします。
自己保留
調べものなどのために電話を一時的に保留する方法です。
- 通話中に「保留」をタップします。相手には保留音が流れます。
- もう一度「保留」をタップすると解除されます。
パーク保留
「パーク保留」とは、共通の保留領域を使用して電話を保留し、他の人が解除して応答できる機能です。
「パーク保留1」「パーク保留2」……と複数のパーク保留ボタンが設定されていて、取り次ぐときにどの番号に保留したかを担当者に伝え、担当者が該当の番号のボタンを押して解除します。
主にオフィスなど、取り次ぐ担当者が近くにいて口頭で伝達できる場合に便利な機能です。
「パーク保留」ボタンが搭載されている内線アプリをご使用の場合は、スマホでもパーク保留を行うことができます。
- 通話中に「パーク保留」をタップします。
- パーク番号を選択します。
- 担当者に口頭で用件とパーク保留番号を伝えます。
- 担当者がアプリで「パーク」をタップし、該当の番号を選択します。
- 保留した電話が担当者のスマホに転送されます。
内線・外線転送
電話を他の人へ転送するときは、一度自分のデバイス上で保留してから転送します。
- 通話中に「保留」をタップします。
- 転送先の番号をダイヤルします。スマホに登録されている連絡先から呼び出すこともできます。
- 相手が応答したら電話の内容を伝え、「転送実行」をタップすると転送が完了します。
記事まとめ
オンプレミス型のPBXをクラウドPBXに置き換えると、スマホを内線化してテレワークでも社員間の電話の取り次ぎ・転送を行うことができるようになります。
内線アプリの操作に慣れることができれば、オフィスで電話を取るのとほとんど変わらない感覚で転送できるのです。
ただし、クラウドPBXを導入しても、電話対応業務自体が減るわけではありません。
電話取り次ぎに多くの時間を割かなければならない状況が続いているなら、電話対応を自動化する方法がおすすめです。
NECネッツエスアイが提供する電話転送サービス「Canario（カナリオ）」では、AIが電話の一次対応を行い、必要な電話を担当者の携帯電話に転送してくれます。
営業電話や迷惑電話をシャットアウトしたり、営業時間外の電話番も任せることも可能。
電話対応を減らすことで社員の大切な時間を守り、ワークライフバランスを実現に近づくことができますね。
AI電話転送サービス「Canario（カナリオ）」の詳細は、ぜひ当社までお問い合わせください。
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