本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。
会社に設置された固定電話に着信が入った際、対応できる社員がいないと電話を取りこぼしてしまいます。
かかってきた電話に対応できないと顧客満足度が下がる恐れがあったり、新たなビジネスチャンスを逃したりするなどの恐れがあるでしょう。
会社としては、できるだけ電話を取りこぼさないように工夫することが大切です。
こうした場合に便利なのが、スマホにかかってきた電話を転送できるサービスの利用です。
在宅ワークを積極的に導入する企業が増えている中、スマホへの電話転送サービスを導入する企業が増えつつあります。
そこで本記事では、電話転送をスマホ宛てにできるサービスについて解説します。サービスを導入するメリットや具体的な方法を確認しましょう。
固定電話への着信をスマホやiPhoneなど携帯へ転送するメリット
まずは会社の固定電話にかかってきた電話をスマホに転送するメリットを確認します。
自社でサービスを利用すべきか検討する際に役立ててください。
伝言ミスを防止できる
スマホに直接電話が転送されれば、伝言ミスの防止につながります。これは担当社員が会社におらず、別の社員が応対した際にその旨を後から担当社員に伝える作業が省略されるためです。
スマホに直接着信を転送することで、伝え漏れや内容の取り違いが発生することもないため、結果的に会社全体の業務効率化につながるでしょう。
折り返し連絡までのタイムラグを少なくできる
会社に担当社員がいない状況で固定電話に連絡があると、別の社員が応対してその内容をメモするもしくは担当社員にメールなどで伝えるなどの対応が必要です。
担当社員は電話があったことや問い合わせ内容を確認し、相手に架電しなければいけません。
この作業が完結するまでにはある程度の時間が必要です。急ぎの内容でなければ特に大きな問題にならないかもしれませんが、相手がすごく急いでいる場合や不満を抱えている場合は少しのタイムラグが大きなトラブルにつながることもあるでしょう。
しかし、スマホへの電話転送サービスを利用していれば、着信があったとほぼ同時に担当社員が電話に出られます。折り返しまでのタイムラグが発生することもありません。
会社に電話番を置かなくてすむ
ビジネスフォンの外線転送機能の中には、会社に設置している電話を取る社員を用意しなければいけないものもあります。
しかし、スマホに自動で電話を転送するサービスを利用すれば、会社に電話番を置かなくてすみます。これにより、人件費やオフィスの賃料の削減につながるケースもめずらしくありません。
固定電話への着信をスマホやiPhoneなど携帯へ転送する方法とは
会社に設置しているビジネスフォンの通話をスマホ・携帯電話にとばすためには、以下3つの方法があります。
- 電話転送サービスを利用する
- 転送機能付きの電話器を利用する
- クラウドPBXを利用する
以下ではそれぞれの特徴や使い方について解説します。
電話転送サービスを利用する
まずは、電話転送サービスを利用する方法です。電話転送サービスとは会社に設置した固定電話に着信があった際に、あらかじめ設定した電話番号に通話を転送できるサービスです。
利用料金はサービスによって異なりますが、月額数百円で契約できることが多いです。この後紹介するクラウドPBXが使えない状況にある場合は、電話転送サービスが重宝します。
電話転送サービスにはいくつかの種類がありますが、ドコモやソフトバンク、auのほか、AIが名前を認識して自動で対応してくれるCanario(カナリオ)などが人気を集めています。
転送機能付きの電話器を利用する
転送機能付き電話機とは、ネットワークを介して外線の通話をIP電話として転送する仕組みです。転送機能付き電話機はPanasonicなどから販売されています。
Panasonicの場合、iPhoneなどのスマホにあらかじめ専用アプリをインストールしておくことで親機からの転送が可能になります。会社に設置した電話の着信を携帯に転送するだけでなく、スマホから会社の固定電話回線を使用して電話をかけられるのが特徴です。
クラウドPBXを利用する
そもそもPBXとは、電話交換機のことです。会社内など多数の電話機が使用される施設で設置されています。
PBXを設置するためにはある程度の料金を支払う必要がありますが、コスパよく短時間で利用開始できる仕組みがあります。それがクラウドPBXです。
クラウドPBXサービスに申し込めば固定電話はもちろん、社員が持つスマホに通話が転送されるため非常に便利です。
AIがスマホに着信をとばす｜NECネッツエスアイのCanario(カナリオ)を紹介
Canario(カナリオ)とは、AIによって自動でスマホなどの携帯電話に通話が転送されるサービスです。着信した相手が音声ガイダンスに従って、対応してほしい人の名前を伝えることであらかじめ設定しておいた番号にAIが自動で連絡します。
そのため、会社に設置されたビジネスフォンで社員の誰かが対応する必要がありません。
もし転送された電話に出られなかった場合は、着信があった旨が通知されます。通知の方法としては、メール、Slack、Microsoft Teamsなどがあります。
また1つの携帯番号に着信をとばすのではなく、事前に設定したチーム全体に連絡が来る機能も搭載されているのが特徴です。
NECネッツエスアイのCanario(カナリオ)について、もっとよく知りたい方はお気軽にご連絡ください。着信にあわせた料金プランや設定方法などをお伝えいたします。
まとめ
スマホに電話転送できるサービスを利用すれば、会社に電話番を置かなくても通話の取り次ぎが可能です。また、伝言ミスが起こることがないため、スムーズな応対を実現できます。
電話転送サービスはauなど各キャリアから提供されていますが、コスパがよく、利便性が高いものを探しているならNECネッツエスアイのCanario(カナリオ)がおすすめです。
詳しい機能や設定方法が気になる方は、ぜひお気軽にご連絡ください。
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