本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。
会社で電話を取っている人の中には、転送ボタンをうまく使いこなしている人もいるでしょう。しかし、ビジネスフォンをうまく使いこなせずに困っている人もいるかもしれません。
そこで本記事では、電話を転送するボタンの使い方を具体的に解説します。保留機能との使い分けや内線電話転送ボタンの操作方法も確認できる内容です。
ビジネスフォンの便利な基本機能を解説
会社で使用する電話（ビジネスフォン）は、外線をキャッチした後に保留や転送ができる機能がついています。この章では、保留機能と転送機能の違いや使い方を確認しましょう。
保留とは?
電話機の保留ボタンを押すと、かかってきた外線・内線を切ることなく一度通話を遮断できます。オフィスで使用する電話にもよりますが、保留ボタンを押すと相手の電話口ではメロディー（保留音）が流れるケース多いです。
また、電話中の保留ボタンをおせば、相手にこちらの声や音が聞こえない状態になります。そのため、別の人にかかってきた電話を取り次いだり、相手から要求された答えを確認したりする場合に保留機能を使うケースが一般的です。
外線・内線の電話中に保留ボタンを活用する手順は、以下の通りです。
- 外線・内線通話を受ける
- 相手の話を聞き、電話機の保留ボタンを押す
- 担当者に連絡もしくは必要な返答を用意する
- 通話する担当者が保留ボタンを押し、電話に出る
お客様などから外線がかかってきたときに担当者が電話を受けた人の近くにいない場合は、外線を保留にしたままビジネスフォンから連絡するケースもあります。
この場合は、最初に電話を受けた人が担当者に保留ボタンの番号（社内で決められている）を伝えるとスムーズな取り継ぎが可能です。
転送とは?
ビジネスフォンにおける転送とは、ある人がとった外線通話を別の電話機に送る機能です。
ビジネスフォンの転送ボタンの使い方は、以下の通りです。
- 外線通話に出る
- 相手の話を聞いて、転送ボタンを押す
- 担当者に外線通話の内容を伝える
- 受話器を置く
転送の場合は、一度ボタンを押して担当者に電話を取りつぐことで、受話器を置いた瞬間に外線が転送される仕組みになっています。
最初に電話を受けた人・担当者ともにボタンを押す手間が省けるのがポイントです。また、転送ボタンなら、保留ボタンを押し間違えて別の電話に出てしまうなどのミスも防止できます。
この電話転送には以下の2種類があります。
- 外線転送
- 内線転送
「外線転送」は、かかってきた外線着信を外出中の担当者の携帯電話等に転送するものです。
では内線転送とはどのような転送機能なのでしょうか。詳しく見ていきます。
ビジネスフォンでの「内線電話転送」とは?
ビジネスフォンの中には、内線電話転送というボタンがあるものも存在します。
内線電話転送とは、ビジネスフォンあてにかかってきた外線電話を社内にいる担当者に内線で取次ぐ方法です。
前述した転送ボタンは、外線を外線で受け渡す仕組みでしたが、内線電話転送は文字通り外線があった旨を内線で取り次ぎ、担当者が外線の通話に応対できるシステムになっています。
社内に電話機が複数あったり、それらが離れた場所に置いてあったりする場合は応対者の呼び出しが難しいため、保留ボタンを押して一度保留にしてから取り次ぐよりも内線転送ボタンを活用した方が便利です。
フロアが分かれていたり、社員数が多かったりする場合は、内線電話転送のボタンがあるビジネスフォンだと業務効率の改善につながるでしょう。
ビジネスフォンには内線電話転送ボタンがあるものとないものがある
ビジネスフォンには内線電話転送ができるものもありますが、残念ながら内線転送機能のない機種も存在します。内線電話転送ができる機種があっても、予算的に使用が難しい場合もめずらしくありません。
しかし、内線電話転送は非常に便利な機能なので、ビジネス的に導入すべきか検討することをおすすめします。
便利な機能があるビジネスフォンの導入を前向きに検討できない場合の対処方法を、記事の後半で紹介するのであわせて参考にしてください。
ある場合の操作方法と使い方
会社で使用しているビジネスフォンに内線電話転送ボタンがある場合は、次の手順で操作するのが一般的です。
- 外線を受けて用件を聞く
- 電話を受けた人が内線転送ボタンを押す
- 通話の応答者に内線で連絡する
- 最初に電話を受けた人が受話器を置くと、外線が転送される
なお、会社で使用するビジネスフォンによっては、上記の手順ではうまく内線電話転送ができないケースがあります。具体的な内線電話転送の仕方については、電話機のメーカーに問い合わせて設定を確認することをおすすめします。
ボタンがない場合の操作方法
内線電話転送ボタンがない場合は、NECネッツエスアイのCanario(カナリオ)を利用がおすすめです。
Canario(カナリオ)を利用すれば、本来電話に出るべき担当者の名前を音声ガイダンスで伝えるとAIが電話を自動で転送してくれます。
取次をする必要もなく、転送も自動行われるため一連の作業がかなり削減されるのがポイントです。
自分宛ての電話がオフィスにかかってきて不在にしている場合でも、外線電話に転送してもらえるのでビジネスチャンスを逃したり、お客様からの信頼を失ったりする心配もいりません。
Canario(カナリオ)は、あらかじめAIに設定を入れておけば基本的に社員が操作する必要はありません。外線で電話があった場合の流れとしては、次のようになります。
- お客様などから電話が来る
- AIが電話を取次ぐ（通話者が担当者の名前を口頭で伝える）
- 担当者が取り次がれた電話に出る
もし、電話をかけてきた人が特に担当者を指定しなければ、AIに登録しているメンバー全員に着信があります。メンバーの不在などで電話に出られなかった場合は、文章化した伝言を受け付けてくれるため事後であってもスムーズな対応が可能です。
まとめ
ビジネスフォンには、保留や転送などの便利な機能が搭載されています。初めて利用する人は使い方に慣れないかもしれませんが、今回紹介した内容を参考に保留・転送を使いこなしてみてください。
ビジネスフォンの中には、内線電話転送ボタンがない機種も存在します。この場合は、NECネッツエスアイのCanario(カナリオ)があれば、同じような使い方ができます。
ビジネスフォンの便利な機能が気になる中、より使い方が簡単なものを探しているという場合はぜひこの機会にCanario(カナリオ)の利用を検討してみてください。
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