【固定電話向け】電話転送のやり方を徹底解説

本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。

固定電話宛てに着信が来ると、通常は固定電話が設置されている場所まで行って受話器をとります。

しかし、これでは固定電話の周辺に電話をとれる人がいないと、かけてきた相手を待たせてしまったり、取りこぼしてしまったりする可能性があるでしょう。

こうした場合に利用すると便利なのが、電話転送です。

本記事ではこの電話転送について詳しく解説します。概要や具体的なやり方を確認していきましょう。

転送とは

転送とは固定電話やスマホなどにかかってきた着信を、あらかじめ指定した番号にとばすことをいいます。

例えば、会社に設置した固定電話にかかってきた着信を社員がもつスマホなどに転送する場合などに利用すると便利です。

【ビジネス・会社向け】固定電話宛ての着信を別の番号にとばす場合のメリット・デメリット

では、固定電話の着信を転送するとどのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。

今回は会社におけるメリット・デメリットを確認していきます。

メリット

取りこぼしを防げる

転送機能を利用すれば、固定電話の周囲に社員がいない状態でもあらかじめ登録した番号に着信がとばされるため、取りこぼしを防げます。

会社において電話の取りこぼしは、ビジネスチャンスを逃すことにつながりかねません。

そのため、会社に設置した固定電話宛ての着信は素早く反応するよう、指導されることが多いです。

しかし、社員のほとんどは電話だけでなく他の業務をメインとしているケースが多く、結果として取りこぼしが発生するリスクがあります。

こうした場合にあらかじめ転送機能のやり方を覚えておけば、電話対応できる可能性が高い人に着信をとばせるため、取りこぼしの防止が可能になるでしょう。

社外にいる社員が電話に対応できる

固定電話の転送機能は、社員がよく外出する会社や積極的にテレワークに取り組んでいる会社にもおすすめです。

社外にいる社員であっても会社にかかってきた着信に対応できるため、お客様とスピーディに直接やり取りできます。

転送機能には手動式と自動式がありますが、自動式を利用すれば電話を取り次ぐ社員の手間も省けるため業務効率の改善にもつながります。

デメリット

基本的には同時に複数人へ転送できない

電話転送のやり方や使用するサービスにもよりますが、基本的には同時に複数人へ着信をとばせません。

このため、固定電話の着信をとばした先の社員が電話対応できない場合は、社員が他の転送先を探す作業を繰り返し行う必要があります。

自動転送の場合は、結局取りこぼしが発生してしまいます。

これでは固定電話宛ての着信を転送することで、かえって業務効率が悪化する会社も出てくるでしょう。

しかし、なかにはあらかじめ登録した複数の番号に対して同時に着信を転送できるサービスもあります。

電話に対応できる社員が複数人いる場合は、NECネッツエスアイのCanario（カナリオ）の利用を検討してみましょう。

折り返しは転送先からすることになる

固定電話から転送された着信を転送先の社員がそのときにとれない場合、折り返しする際は転送先の番号から発信する必要があります。

使用する番号が会社用のものであれば問題ありませんが、会社によっては社員個人がもつスマホ宛てに固定電話の着信を転送しているところもあるでしょう。

この場合、社員がもつ携帯電話の番号が電話をかけてきた相手にバレてしまいます。

また、固定電話の転送機能によっては転送先の電話に最初に発信した人の番号が通知されないこともあります。

これでは、転送先の社員は誰から電話がかかってきたのかわからないため、会社に確認する手間がかかります。

固定電話の着信を転送するやり方は全部で3つ

固定電話宛ての着信を転送するやり方は、主に以下の3つです。

外線転送機能を使う
クラウドPBXを活用する
転送サービスを利用する

ここで、それぞれのやり方を確認してみましょう。

やり方1：外線転送機能を使う

会社の固定電話がビジネスフォンの場合、電話機に転送機能が搭載されていることが多いです。

取扱説明書で転送のやり方をチェックしたり、ビジネスフォンの導入をお願いした業者に確認したりしてみましょう。

やり方2：クラウドPBXを活用する

クラウドPBXとはクラウド上にある電話交換機のことです。

クラウド上で回線をやり取りするため、転送先の電話が会社から離れた場所にあってもインターネットがつながる環境であれば着信を転送できます。

やり方3：転送サービスを利用する

専門業者が提供している転送サービスを利用するのもおすすめです。

例えば、KDDIやソフトバンク、NTTなど転送元のキャリアやNECネッツエスアイなどの専門業者が転送サービスを提供しています。

スマホアプリを活用した便利なサービスもあるので、自社にあうものを探してみましょう。

まとめ

転送機能とは、固定電話宛ての着信を別の番号にとばせる機能です。

取りこぼしを防止できたり、社外にいる社員が対応できたりなどのメリットもある一方で、複数人への同時転送が難しかったり、折り返しの際に手間取ったりするデメリットもあります。

しかし、NECネッツエスアイが提供する電話転送サービス Canario（カナリオ）なら、複数人への同時転送の設定が可能です。

万が一転送された着信に対応できない場合でも伝言がテキスト化され、メールやSlack、Teamsで確認できます。

転送のやり方を知り、「自社でもすぐに導入したい」「便利な転送サービスを見つけたい」と感じた方は、ぜひこの機会にCanario（カナリオ）の契約・サービスの利用開始を検討してみてください。

下記よりサービスの詳細や料金などをご案内いたします。

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