【社内の電話転送のやり方】スマートに外線を転送する方法を徹底解説

本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。

社内に設置された電話には、毎日いろいろな相手から多数の着信が来ます。

会社の関係者であったり、お客様であったり、電話の内容に適した担当者に向けて、対応者が着信を転送しなければいけないケースもめずらしくありません。

しかし、社内に設置された電話の使い方をよく知らず、ボタンの使い方や内線・外線転送の方法がわからない場合もあるでしょう。

そこで本記事では、会社・ビジネスにおける電話転送のやり方を解説します。

社内に設置されることが多いビジネスフォンの基本機能もあわせて確認していきましょう。

社内の電話転送はビジネスフォンを利用するのが基本

ビジネスフォンとは、主装置と専用電話機の2つを組み合わせた機器です。

電話機を用意することで、主装置を通じて通話ができるようになっています。

内線通話や外線転送など、家庭用の電話機にはない多くの機能が搭載されているのもビジネスフォンならではの特徴です。

社員の数・社内に設置する電話の台数が多い場合は、ビジネスフォンが使われることが一般的です。

ビジネスフォンの主な機能・やり方を紹介

では、社内に設置されることが多いビジネスフォンには具体的にどのような機能が搭載されているのでしょうか。

ここでは、下記3機能の主な使い方を紹介します。

保留
内線転送
外線転送

保留

保留とは、着信を一時的にプールする機能のことです。保留中であればこちらの声や音が相手に伝わることがありません。

このため、近くの社員に確認するときや電話を取り次ぐ際に保留を用いることが多いです。

家庭用の電話機にも保留ボタンはありますが、社内に設置されることが多いビジネスフォンの保留機能は受話器を置いても通話が切れないという違いがあります。

内線転送

内線転送とは、一度受話器をあげて対応した着信を社内に設置された別のビジネスフォンへ転送する機能を指します。

内線転送を行う際の基本的な流れは、以下のとおりです。

受話器をあげて着信に応答する
内容を聞いてから、内線転送ボタンを押す
担当者の内線番号をダイヤルする
担当者に着信の内容を伝える
受話器を置く（保留していた着信が自動で担当者へ転送される）
担当者が着信に対応する

社内に担当者がいる場合は、ビジネスフォンの内線転送機能を使用することでスピーディに着信を取り次ぐことができます。

ただし、内線転送を使うためには転送先と転送元に同じハードウェアが設置されている必要があります。

このため、社員が社内にいないなどビジネスフォンをとるのが難しい環境である場合は、内線転送できないため注意しましょう。

外線転送

外線転送とは、会社に設置されたビジネスフォン宛ての着信を外線で担当者の携帯電話や固定電話に転送するやり方です。

内線転送と違って、転送先の担当者が社外にいても着信を転送することができます。

ビジネスフォンにおける一般的な外線転送のやり方は、以下のとおりです。

受話器をあげて着信に応答する
内容を聞いてから、外線転送ボタンを押す
担当者の番号（例：携帯電話・家庭の固定電話など）をダイヤルする
担当者に着信の内容を伝える
「接続（コネクト）ボタン」を押す（保留していた着信が自動で担当者へ転送される）
担当者が着信に対応する

もっと便利に社内電話宛ての着信を外線転送するやり方とは？

ここまで社内に設置されたビジネスフォン宛ての着信を転送するやり方を紹介してきましたが、いずれも基本的に社内にいる社員が電話を取り次ぐ必要があります。

電話対応にあたる社員の多くは他にも業務を抱えているので、着信を転送する回数が多いとメインの仕事にあてる時間が削られてしまう可能性があるでしょう。

こうした問題を解決するために便利なのが、NECネッツエスアイが提供する電話転送サービス「Canario（カナリオ）」です。

Canario（カナリオ）ならAIが電話を取り次いでくれる

Canario（カナリオ）は担当者の名前をAIが認識し、着信を自動転送するサービスです。

取り次ぎと転送の両方の作業を担ってくれるため、ここまで紹介してきた転送方法と違って社員が作業する必要がありません。

最初に電話に対応していた社員の負担を軽減できるだけでなく、社内にいなくても自分宛ての着信に対応できるのがポイントです。

この他にもCanario（カナリオ）には、多くの便利な機能が搭載されています。

機能名	内容
伝言テキスト化	対応できなかった電話の伝言をAIがテキスト化してお知らせする
一斉着信	担当者不明の問い合わせがあった場合に組織全員の番号に一斉に呼び出す
営業時間設定	営業時間外はAIが電話番を代理する

まとめ

社内に設置することが多いビジネスフォンを使った着信を転送するやり方を紹介しました。

内線で転送するか、外線で転送するかによってビジネスフォンの操作方法が異なるので注意してください。

社内に設置された電話宛ての着信を別の番号にとばすことが多い場合は、この機会に転送サービスを利用するのも一つの方法です。

NECネッツエスアイのCanario（カナリオ）なら、社員が保留・内線転送・外線転送などの操作をする手間も省力できます。

この記事を読んでCanario（カナリオ）に興味を持った方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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