ウェビナー開催は外注できる！運営代行を活用するメリットと選び方

ウェビナー導入に伴う配信スペースや機材の確保、また当日の進行等に不安を感じる場合は、環境整備や配信当日のサポートを受けられる代行会社への外注がおすすめです。

この記事では、ウェビナー運用における課題と外注のメリットについて解説していきます。

外注する際のポイントやNECネッツエスアイのおすすめサービスも紹介しているので、ウェビナーの外注をお考えの企業様はぜひ参考にしてみてください。

ウェビナー開催を外注するメリットとは？

まずはウェビナー開催に伴う課題と、運営を代行会社等に外注するメリットについて詳しく見ていきましょう。

ウェビナー開催に伴う課題

自社でウェビナー運営を行う場合の主な課題として、以下のような点が挙げられます。

配信ツールや環境の整備に対する課題

配信ツールの選び方・使い方が分からない
必要な機材の種類やスペックが分からない
インターネットの通信環境に不安がある
オフラインでのセミナー経験が少なくノウハウが不足している　等

ウェビナー運営においては、一般的なITリテラシーに加え、配信ツールの操作方法やマイク・カメラといった各機材に関する知識等も求められます。

環境整備が不十分な状態でのウェビナー配信は参加者に迷惑をかけるだけでなく、コストの増大やセキュリティリスクの高まり等、自社の不利益にも繋がりかねません。

マーケティングに関する課題

類似・競合するウェビナーとの差別化が難しい
参加者の集中力を維持することができない
繰り返し開催することでウェビナーのコンテンツがマンネリ化している　等

コロナ禍でウェビナー導入が急速に進んだことにより、現在はウェビナーが飽和状態になりつつあると言えます。

こうした中で他社のウェビナーと差別化し、継続的に新しいコンテンツを生み出していくためには、目標・ターゲットの明確化と効率的な集客活動が欠かせません。

とは言え、ウェビナー経験の少ない企業が適切なマーケティングプランを設計することは難しいと考えられます。

そこで、豊富なノウハウを持つ代行会社に運営を外注し、プロのサポートを受けながら自社でもノウハウを蓄積していくというやり方が広まってきているのです。

ウェビナー開催を外注するメリット

ウェビナー運営を代行会社に外注することで期待できる企業側のメリットは以下の通りです。

社内リソース（設備・スタッフ）が不十分な状態でもウェビナーを開催できる
外注先からの総合的な支援を受けることで、ウェビナーを初めて開催する場合でも結果を残しやすい
外注先への委託によって、社内スタッフの業務負担を軽減できる
経験豊富な運営代行会社へ外注すれば、高い集客率・収益率を見込める
外注先が主催する研修・講習会を活用することで社内にもノウハウを蓄積できる

ウェビナー開催はどこまで外注できる？

外注できる内容・範囲は代行会社によって異なりますが、主なものとして以下が挙げられます。

事前準備	配信設備の準備・参加申込フォームの作成・配信プランの提案・進行台本の作成・マニュアル作成・リハーサル実施　等
当日	配信環境の構築・配信サポ－ト・配信代行・問い合わせ対応　等
配信後	アーカイブ配信の準備・アンケート作成・レポート作成　等

まずはどこまでの支援を必要とするのかを明確にし、そのうえで外注先を検討するようにしましょう。

例えば、1度きりのウェビナー開催であれば外注先に全て任せてしまっても問題ありませんが、定期的にウェビナーを開催していくのであれば、社内の従業員も経験を積む必要があるでしょう。

部分的にプロの力を借りつつも、最終的には自社のみでウェビナーを開催できるよう、育成支援を実施している代行会社へ外注するのも1つです。

ウェビナー開催を外注する際のポイント

続いて、ウェビナー運用を代行会社に外注する際の比較ポイントについて詳しく見ていきましょう。

ウェビナーツールの種類

外注先を検討する際のポイントとして、代行会社が提供しているウェビナーツールの種類が挙げられます。

ウェビナーの配信方法には、リアルタイムのライブ配信と録画配信の大きく2種類があり、ツールによって対応している配信方法が異なる場合があります。

代行会社へ外注する際は、双方の配信方法に対応したツールを導入している業者を選ぶと良いでしょう。

配信用スタジオを持っているか

ウェビナー開催が初めての場合は、社内に配信用の環境が整っていないケースも珍しくありません。

この場合は、先に既存の配信スタジオでウェビナー開催を経験し、その後必要な設備・機材を社内に整えていくというやり方がおすすめです。

自社スタジオを有しており、かつ社内等への環境構築や出張サービスを行っている代行会社であれば、様々なケース・要望に対応することができるでしょう。

ウェビナー運営代行の実績があるか

過去にウェビナー開催の実績があるかどうかも外注先を選ぶ際の重要なポイントの1つです。

代行会社の中には、ウェビナー配信そのもののサポートだけでなく、企画・集客・配信方法等を踏まえたトータルサポートを実施しているところもあります。

経験豊富な代行会社であれば、ウェビナーマーケティングに役立つアドバイスを受けられるため、より効果的なウェビナー運営を実現できるでしょう。

NECネッツエスアイのおすすめサービスを紹介

ここからは、ウェビナー運営に役立つNECネッツエスアイのおすすめサービス・ツールを紹介していきます。

Zoomオンライン配信サービス

NECネッツエスアイでは、代表的な配信ツールの1つである「Zoomウェビナー」の導入支援と、Zoomウェビナーの運用に不安がある企業様向けの外注サービスを提供しています。

外注サービスとして利用できる主な内容は以下の通りです。

Zoom配信用スタジオ貸出サービス	日本橋（東京都）スタジオの貸出および専任オペレーターによる配信機器の操作支援を行います。必要機材の揃ったスタジオを2時間からレンタルできる他、要件に合わせたカスタマイズも可能です。
お客様先Webinar配信支援サービス	指定の場所へ専任オペレーターを派遣し、ウェビナーマーケティングの支援を行います。配信プランの提案・機材の手配・当日の進行等を一括でサポートすることができます。
スタジオ構築サービス	要件に合わせた配信スタジオの構築（レイアウト・什器・配線工事等）を行うサービスです。配信用スタジオ（ハイエンドモデル）・簡易配信用スタジオ（ミドルクラスモデル）・個人配信ブース（エントリーモデル）を基準に、任意のカスタマイズにも対応します。
その他のサポート	Zoom製品に関する問い合わせやイベント設定支援、スタジオオペレーター育成等のサポートも実施。また同時通訳サービスやオンライン研修サービスといったプランもあります。

NECネッツエスアイではZoomウェビナーの配信スタジオを所有しているため、必要な機材が全て揃った状態でのスムーズなウェビナー開催を実現できます。

またオペレーター育成にも対応しているので、最終的には社内で運用を完結させたいといった企業様にもおすすめです。

インタラクションツール【Slido】

NECネッツエスアイでは、ウェビナー中のコミュニケーション活発化に役立つインタラクションツール「Slido（スライド）」の導入支援も実施しています。

SlidoはQ＆Aや投票機能等を搭載したブラウザベースのツールで、主に以下のようなコンテンツを作成できます。

選択式の投票機能	参加者の意見を素早く収集するのに役立ちます。
ワードクラウド機能	意見をワードクラウド化することでキーワードの抽出が可能です。
クイズ機能	上位5名をランキング表示できます。イベントのエンターテインメント性を向上するという使い方が可能です。
評価投票機能	最大10段階の星の数でイベントの満足度等を可視化できます。
フリーフォーマット機能	アンケートにおける自由記述等におすすめです。
ランキング機能	重要度順にランク付けする等、意見に順列させることができます。

Slidoを導入すれば、参加者の意見や質問を効率的に収集したり、蓄積したデータをその後の運用に活用したりすることができます。

SlidoはZoomウェビナーとの連携・併用も可能ですので、導入をお考えの企業様はぜひ一度ご相談ください。

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記事まとめ

ウェビナー配信に必要な機材の手配やコンテンツ作りに不安がある場合は代行会社への外注がおすすめ
代行会社に外注することで、初めてのウェビナー開催でも充分な成果を残せる可能性が高まる
外注先を検討する際は、サービス内容やスタジオの有無、過去の実績等で比較することが大切

NECネッツエスアイなら、これまでの豊富なウェビナー導入実績から得た経験・知識を活かして、最適な提案を行うことができます。

スタジオのレンタルやオペレーターの育成等も可能ですので、ウェビナー導入でお悩みの企業様はぜひ一度ご相談ください。

※記載されている会社名および製品名は、各社の商標または登録商標です。

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