日々の仕事業務を進める中で、様々なタスクが生じてきますが、「タスク管理が苦手」という方も少なくないと思います。
そんな方におすすめしたいの方法が「Wrike(ライク)」というプロジェクト管理ツール導入です。
今回はこの「Wrike」について、機能や導入することによるメリットなどの基本情報を解説していきます。
タスク管理が苦手な方におすすめしたいWrike(ライク)とは？
Wrike(ライク)とは、2007年にリリースされたプロジェクト管理ツールです。世界中で使われているこのWrikeは有名IT会社を始め、多くの会社に導入されタスク管理の効率性アップに成果をあげています。
世界中で20,000社以上の企業が導入しており、プロジェクト管理ツールとして実績も豊富です。
2012年より日本語対応が始まり、2019年にはWrikeの日本法人も設立され、日本市場でのWrike展開が本格的にスタートしています。
Wrikeの機能
Wrikeは仕事上でのタスク管理が苦手な人でも効率よくタスク管理ができるよう、各種機能が搭載されています。搭載されている機能は下記の通りです。
- タスク
- カンバンボード
- ガントチャート
- タイムログ
- プロジェクト、フォルダ
タスク:やることリスト、todo、優先事項の整理が可能
タスク機能では、各種タスクの詳細や期限、サブタスクなど、タスクの詳細情報を一気に設定することが可能。
タスク管理が苦手な人は「タスク管理の導入部分」で作業が雑になってしまう傾向にあります。
しかしWrikeのタスク機能で、各タスクの情報を整理しておけば、後々タスクを見返したときに「どんなタスクであるか」をすぐに把握することが可能なのでミスを減らし業務効率を向上させます。
また、口頭で決めたタスク内容は管理がおざなりになりがちですが、todoとして
Wrikeのタスク画面上に記録しておけば、タスクの内容を忘れてしまうこともありません。
カンバンボード:各タスクごとを様々な段階に分け、カードで表示
Wrikeのタスク管理では、「カンバンボード」によってタスクを一覧で管理することができます。
リスト表示上では、期限の設定やファイル設定などを簡単に行うことが可能で、一目で「今終わらせなければいけないタスク」を把握することが可能。
「優先度」「日付」「重要性」などの項目でタスクを並び替えることもでき、仕事を進める上で、効率よくタスクを進めることができるでしょう。
タスク管理が苦手な人でも、視覚的にタスク管理が行えるので、見落としなどの人為的ミスを防げるのではないでしょうか。
また、新しく追加したタスクに関しては「新規」、現在進行中のタスクは「処理中」、完了したタスクは「完了済」という形で視覚的に認識。
各タスクの進捗状況は、参加しているメンバー全員が閲覧することができるので、指示の行き違いを防ぐことにもつながります。
メンバー間でメールを送り合う必要もなく、タスク達成を効率化していけますね。
ガントチャート:タスク状況や作業時間を把握
ガントチャートとは、どれくらいのタスクが並行して進んでいるか、また各タスクがどれくらいの期間で終わる見込みか、グラフで確認できる機能。
視覚的にタスクの同時進行具合、完了予定期間を把握できるので、タスクがブッキングしてしまったり、過剰な稼働状態になることを未然に防げます。
各タスクの依存関係を紐づけることも可能で、連動しているタスクの一部が遅れる見込みとなった場合、紐づけられているタスクの完了見込み期間も自動で変更されます。
1つ1つのタスクを別個で管理する必要がなく、納期遅れの可能性などをすぐに把握することが可能。
タスク管理が苦手な人にとって、まさに救世主的な機能とも言えますね。
タイムログ:プロジェクトの合計作業時間が見える化
タイムログでは、各タスクに仕事を進める上で、どれくらいの人員をかけているか、またどれくらいの時間が現時点でかかっているのか、確認することができます。
タスク管理が苦手な人の場合、タスクにかかっている時間を把握するのが苦手な傾向にあります。
タイムログ機能を使えば、自分で計算しなくともタスクごとにかかっている時間を把握できるので、人員配置やペース変更も容易に行えます。
各タスクの人員変更をメンバーに通達する際も、タイムログの数値データを見せることで客観的に人員変更の必要性を提案できます。
レポート機能:現在の進捗をリアルタイムで反映
Wrike Analyzeが現在の仕事やプロジェクトの進捗をリアルタイムで反映したデータに基づき、レポートとして表示してくれます。
これにより必要な情報が一つにまとまり、全員がタスクの優先度に従って素早く対応可能となります。
外部サービスとの連携も可能
Wrikeでは、外部サービスやツールとの連携も可能になっています。下記、連携できるサービスやツールの代表例です。
- Google Drive
- MicrosoftOneDrive
- JIRA
- Slack
- Microsoft Office 365
- Dropbox
社内で利用しているツールとWrikeを連携させることは、仕事におけるタスク管理をより効率よく行える方法と言えます。Wrike導入の際に、上記ツールも一緒に導入してみるのも良いですね。
Wrikeを導入するメリット
Wrikeを導入することで、下記のメリットを享受できます。
- 感覚的な操作でタスク管理ができる
- 動画のチュートリアルで使い方を確認可能
- セキュリティも万全で、情報共有を限定できる
感覚的な操作でタスク管理ができる
Wrike上での各種操作は、パソコン操作が苦手な人手も簡単な操作方法で扱えるインターフェースになっています。
カンバンボードでは、ドラッグ&ドロップでタスク操作を行うことができ、ガントチャートでもクリックや選択のみで各種スケジュール変更が可能。
プログラムをいじったり、難しい設定を行う必要もありません。
パソコンソフトを使ったタスク管理に苦手意識がある方でも、問題なく使用できる作りになっており、タスク管理の効率化へ繋げられます。
動画のチュートリアルで使い方を確認可能
Wrikeを使っていく中で、各機能の使い方が分からなくなった際も生じてくると思います。そんなときに役立つのが「動画によるチュートリアル」。
各機能ページの様々なところにチュートリアル動画が張り付けられています。操作方法が分からなくなったら、動画を見ることですぐに操作方法を確認することができるので安心。
機能を覚えるのが苦手という方でも、チュートリアルを利用して無理なくWrikeを利用することが可能です。
セキュリティも万全で、情報共有を限定できる
Wrikeは、高セキュリティのデータセンターによって情報が管理されています。
情報が外部に流出しないよう、セキュリティごとにプロセス管理が敷かれており、外部からの攻撃対策も万全です。セキュリティ対策が苦手という場合でも、Wrike側で管理をしてくれるので安心ですね。
また、Wrike内での認証機能も充実しています。メンバーの役職や所属グループごとに情報の閲覧・編集権限を設定することが可能で、不要な情報共有をコントロールすることが可能です。
Wrikeを導入をおすすめしたい役職・チームとは
Wrikeは、タスク管理が苦手な人でも簡単に管理が行える有用なツールです。タスク管理が苦手な人の中でも、下記の役職・チームの人に特におすすめです。
- プロジェクトマネージャー
- 商品開発部門
- マーケティング部門
プロジェクトマネージャー
プロジェクトマネージャーは、プロジェクト全体の進捗を管理する役職で、プロジェクト進行のキーパーソンになります。
タスク管理が苦手な人がプロジェクトマネージャーに任命されることは少ないですが、初めて任命された人は進捗管理の複雑さに戸惑ってしまうケースもあると思います。
プロジェクトをExcelなどの独立したツールで管理してしまうと、各メンバーが抱えているタスクの進捗を把握するのに手間がかかってしまいます。
Wrikeを導入しておけば、メンバー全員が同じプラットフォーム上でタスク情報の共有を行うので、プロジェクトマネージャーの管理業務の負担が大幅に軽くなります。
タスク管理が苦手な場合でも、Wrikeがあれば効率的に仕事を進めていけますね。
商品開発部門
商品開発部門では、設計や営業、製造部門など様々な部門が仕事に関わってきます。それぞれのメンバーがかかえるタスクも多種多様なのではないでしょうか。
Wrikeで各仕事のタスクを紐づけることで、管理を一元化することが可能。タスク管理が苦手なメンバーがいても、Wrikeでタスク共有しておけば、全体の工程を簡単に把握できます。
情報共有に関しても後悔する範囲をあらかじめ制限しておけば、各部門間で関りのあるタスクのみをWrike上に表示させることができるので、タスク被りが起きてしまう原因を取り除くこともできます。
マーケティング部門
マーケティング部門では、他社から仕事の依頼を受けて、チームでプロジェクトを進めることが多いです。
一人一人のタスクを明確化することで、プロジェクト全体の進捗効率を高められます。Wrikeを使えば、互いのタスクの仕事の進み具合をずぐに確認できるので、人員配置の再設定やフォローも効率よく行えるのではないでしょうか。
プロジェクト全体を見渡すのが苦手な場合でも、Wrikeのカンバンボードを見れば正確に自分の仕事を確認できますね。
タスク管理が苦手な方もWrikeを導入して効率化しよう！
Wrikeの導入することで、仕事におけるタスク管理が苦手な人でも、視覚的に、感覚的にタスクを管理することができます。
メンバー間でタスク管理や情報共有ができるので、メールや口頭で確認する手間もなくなり、プロジェクトを進める上で仕事を効率化できます。
これまで、タスク管理で苦戦してきた方は、是非Wrikeを利用して、タスク管理を楽にしていきましょう。
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世界中で2万社以上が導入する プロジェクト管理ツールWrike（ライク）
