プロジェクト管理ツールとは
プロジェクト管理ツールとは、プロジェクトを効率よく進めるために把握しておきたい全ての情報を一元化しかつ複合的にタスク管理できるようにするシステムをいいます。
工数管理（プロジェクト、人、コストの最新の状況を可視化し把握すること）でより的確な判断と早期の修正が可能となります。また、情報を共有することで属人化を防ぐことができ、作業の効率化が図れます。
プロジェクト管理ツールで工数管理するメリット
プロジェクト管理ツールを導入して工数管理するとどのようなメリットが生まれるでしょうか。
可視化によって作業の進捗とチームの作業状況が把握できる
どの作業がどれくらい達成できていて、何が足りないのか、どのタスクに無理･ムラ・無駄があるのか、全てが可視化できます。情報の収集や分析が不要になるため判断にかかる時間が大幅に早くなり、結果として経費削減やリソース配分が効率的にできるようになります。
情報を一カ所に集積し、工数管理を効率化する
誰がどのタスクをしているのか、どこまで作業したのか、手がついていない作業はどれくらいあるのか、作業量は適切に割り振られているか、全体を俯瞰して自分だけでなく他のメンバーの担当する作業や役割を整理して捉えることができます。その結果、チームが主体的、協働的になり、生産性向上が期待できます。
情報を共有しボトルネックを防ぐ
誰かにしかできない作業、誰かにしか分からないマニュアルの保管場所、など、情報共有不足や属人化による無駄を防ぎます。リアルタイムで共有できるため、情報不足がボトルネック化することを防げます。
工数管理できるプロジェクト管理ツールを選ぶポイント
無料のものから有料のあるものまで、プロジェクト管理ツールはたくさん存在します。
そんなたくさんあるプロジェクト管理ツールの中から工数管理ができてチームの状態に合うものをどうやって選べばいいのでしょうか。ここでは工数管理ができるプロジェクト管理ツールを選ぶ際のポイントについてみていきます。
1.クラウド型かインストール（オンプレミス）型か
クラウド型とインストール型それぞれのメリットとデメリットを比較しておきましょう。
クラウド型
- 導入コストが低い
- 導入が早く、簡単
- データのやり取りが簡単
- 互換性が高い
- ツール自体の安全性以外にチームメンバーの使い方の安全性も問われる
- オフラインで使いづらい
インストール（オンプレミス）型
- インターネット環境下でなくても利用可能
- カスタマイズが自由にできる
- 導入までに時間がかかる
- 導入コストが高い
- セキュリティは自社で確保しなければならない
2.価格と予算のバランス
使用する人数、予算、以外の要素として、使用するメンバーが使いこなせるようになるまでにかかる時間も考慮に入れる必要があります。
3.機能
プロジェクト管理ツールは、工数管理、タスクの管理、情報の管理と共有、の3つを目的とした機能を複数持つツールです。
具体的な機能例の一覧を以下に示します。Wrikeには、これら全ての機能が標準装備されています。
工数管理に必要なプロジェクト管理ツールの機能の一例
- ガントチャート
- WBS(ワークブレイクダウンストラクチャー)
- かんばん方式
- カレンダー
- プロジェクト予算とリソース配置
- プロジェクト予実管理
- レポート作成
- アクセス権限管理
4.操作性
チームメンバーのスキルレベルを十分考慮し、チームにあった操作性のものを選びましょう。学習コストがあまりかからず、直感的に操作できるものをおすすめします。
Wrike（ライク）とは
Wrikeはリアルタイムで工数管理できるソフトウェアです。他のプロジェクト管理ツールにあってWrikeにない機能はない、と言えるくらい、Wrikeは高性能で多彩な機能が標準装備されていることが特徴です。
ガントチャートはもちろん、タスク消化に費やした時間を自動で収集・分析するレポート機能や、類似タスクのテンプレートを作成可能し登録にかかる時間を削減するテンプレート機能、タスク終了までの時間を計測できるタイム計測機能などで、効率的に工数管理や分析ができます。
工数管理をする側の機能が充実しているのがWrikeの大きな特徴です。
直感的に扱いやすく、ユーザーが積極的に色々な機能を試したくなる工夫がされており、お互いの作業量や進捗状況もわかるため、メンバー間のコミュニケーションやフォローが自然にできる設計になっています。外部連携先も豊富で、データを一元化して管理し活かすことができます。
Wrikeで工数管理を楽にする
工数管理には様々なハードルがありますが、Wrikeを使うことで、これらのハードルを簡単にクリアすることが可能となります。
継続できない、毎日入力できない、工数を入力する作業に手間がかかる
Wrikeでは誰でもどのプロジェクトでも同じ画面から入力でき、既存のツールと連携して反映できるため、同じデータを複数のツールに入力する必要がありません。
タスクにかかった作業時間を自動計測する機能もWrike内にあり、作業負担の大きい時間計測が楽にできます。リアルタイムで情報が更新されるため、日単位での予実管理も可能です。
また、スマートフォンからもガントチャートを利用できるため、仕事の合間などにこまめに入力することができます。
色々な軸で集計・分析するのがたいへん
Wrikeではガントチャートを含めた4つのプロジェクトビューの切り替えを標準で提供しています。グラフ化も含めたレポートの作成も、テンプレートを使って一度作れば自動更新されるため、いつでもリアルタイムの情報を分析した結果を共有できます。
Wrike（ライク）のプロジェクト管理機能の特徴
Wrikeの機能には、以下に示すように大きく5つの特徴があります。
プロジェクトをまたがったタスク管理と共有ができる
個別のタスクの管理がリアルタイムで集約されるだけでなく、プロジェクトをまたがった工数管理・共有ができることがWrikeの強みです。必要な情報は全て集約できるなど柔軟な設定が可能です。
リソースの管理
Wrikeではメンバーごとのカレンダー内でタスクの過集中や進捗遅れを可視化できるため、割り振りの見直しや進捗の遅れた作業へのフォローに素早く対応することができます。
ガントチャートなど4つのビューで工数管理
Wrikeではガントチャートを始めとした4つのビューでプロジェクトを可視化できるため、目的によって最適なビューを選択することができます。
個別のタスクを工数管理するにも、作業の進捗状況、タスクの配分、コスト管理など、注目するポイントに合わせた最適なビューを選んで把握することができます。
レポートとファイルの管理
Wrike上のデータからレポート資料を簡単に作成できます。一度作った資料のデータは自動更新されるので、工数管理や進捗報告の資料作成が大幅に楽になります。
豊富な外部連携機能
プロジェクト管理に使用するツールをWrikeと連携させることで、それぞれのツールに自動でデータを反映することができます。
これらのWrikeの機能について詳しくみていきましょう。
1.プロジェクトをまたがったタスク管理と共有ができる
Wrikeはタスクに関係する情報がリアルタイムに集約・共有するため、タスクに取りかかるまでの手間と時間を取らせません。
- タスクの階層やフォルダ設定が自由
- 細かい設定まで柔軟に定義可能
- チーム内での承認やアクセスの設定も簡単
2.豊富なテンプレートでリソース管理
Wrikeは各自のタスク量や進捗を簡単に把握でき、チームメンバーの負荷の平準化や遅延タスクのフォローをタイミング良く行うことができます。
- プロジェクトテンプレートを利用して素早く計画を作成
- メンバー別のカレンダー表示から割り当てたタスクを確認、各自の負荷を簡単に把握
3.工数管理
Wrikeでは様々な機能でプロジェクトを可視化し工数管理できます。
- 4つのプロジェクトビュー（リストビュー、テーブルビュー、ボードビュー（いわゆるかんばん方式）、ガントチャート）の切り替えを標準で提供
- ガントチャートでタスクの進捗状況を可視化
- タスクの進捗状況をリアルタイムで確認
- プロジェクトビューと個別タスクを簡単に切り替えて確認、プロジェクト全体をミクロでもマクロでも把握可能
- リアルタイムのレポート機能でプロジェクトの予実管理が可能
- 納期に対する進捗だけでなく、工数や原価に対しての達成度も把握可能、プロジェクトの採算性を素早く判断
- タスクの完了度を入力するだけでプロジェクトの進捗度を数値化
- コラボレーション（チャット）機能でチーム作りに必要なコミュニケーションをWrikeの中で完結
4.レポート
Wrike内の情報から様々なレポートやダッシュボードを簡単に作成することができます。Wrikeの豊富なテンプレートから作成したレポートは自動更新されるため、定期的な報告資料を作成する手間が大幅に減らせます。また、プロジェクトの進捗状況をグラフ化するなど視覚的にわかりやすいレポートで工数管理ができます。
- 更新されたデータをリアルタイムでレポートに反映
- 曜日、時間を設定することで定期的に作成したレポートを送信
5.カスタマイズと外部連携
任意のフィールドの追加、ワークフローの作成など、カスタマイズの自由度が高いこともWrikeの特徴です。
また、Adobe Creative Cloudの拡張機能を使うと、Wrikeの機能をAdobe Creative Cloud内で利用できます。
WrikeへアップロードしたタスクはWrike内で更新でき、Adobeにも自動的に同期されます。Box/Dropboxを使ってファイルをクラウド保存し共同作業をする場合も、ファイル更新するとWrikeと自動的に同期されます。
外部連携ではOutlookやGmail、Slack、 Teamsなど、メールソフトやチャットツールとの連携が豊富です。また、 iOS版アプリ、Android版アプリも用意されているので、オフィスだけでなく場所を選ばずプロジェクト状況を把握し工数管理することができます。
Wrikeまとめ
プロジェクト管理ツールの中でも、Wrikeは機能の豊富さが大きな特徴です。
工数管理の効率化にはプロジェクト管理そのものの効率化だけでは不十分で、プロジェクトを横断した管理ができ、かつ、タスク管理、リソース管理、外部連携の全てにおいて効率化ができることが重要です。
Wrikeはプロジェクト管理ツールとしての機能の豊富さに加え、多様な他アプリとの連携でツールの使い分けが不要になり、ワンストップで工数管理に必要な全ての作業を完結することができます。
プロジェクト管理ツールで工数管理をするならWrikeの無料トライアルを試してみることをお勧めします。
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