コロナ禍を契機として、個人向け・法人向け問わず様々なイベントがオンライン開催へ移行しています。
この記事では、イベントをオンラインで開催するメリットと、オンラインイベントを企画する際の流れやポイント・注意点などを解説。
オンラインイベントを盛り上げるおすすめツールも紹介しているので、合わせて参考にしてみてください。
Contents
オンラインイベントの開催メリット
インターネット上で配信され、パソコンやスマートフォンなどの端末から参加できるイベントのことを“オンラインイベント”と呼びます。
コロナ禍で多くの人が1つの会場に集まる従来型のイベント開催が難しくなり、新たなイベント開催の手法としてオンライン開催が人気を集めるようになりました。
当初はやむを得ずオンライン開催にするケースが目立ちましたが、現在はオンラインイベントの開催を支援するサービスやツールも充実し、意図的にオンライン開催を選択するイベント主催者も増えています。
まずは、オンラインでのイベント開催を選択する具体的なメリットについて詳しく見ていきましょう。
全国からの集客を見込むことができる
オンラインイベントの場合、従来の会場開催のイベントと異なり場所の制約を受けることがありません。
インターネット環境さえあればどこからでも参加できるため、日本だけでなく海外に向けてもイベント参加者を募ることができるというメリットがあります。
また天候や交通機関の運行状況などに左右される心配もなく、当日の参加者に影響を与える要因を減らせる点もメリットと言えるでしょう。
会場やスタッフにかかるコストの削減
イベントをオンライン開催にすることで、会場のレンタル料や会場までの交通費、当日の運営スタッフにかかる人件費といったコストを削減できるというメリットも見込めます。
十分な配信環境を整えるためにスタジオ等を借りるケースはありますが、大規模な会場をレンタルする場合と比較すれば大幅なコスト削減になるでしょう。
イベント開催に必要な人手も最低限にできるので、イベントを主催することに対するハードルも低くなります。
参加者の意見やデータを収集しやすい
参加者の情報やアンケート結果などのデータを素早く集計・管理できる点もオンラインイベントのメリットです。
質疑応答や投票機能を持つツールを活用すれば、リアルタイムで参加者の意見を収集し、その場で内容を確認したり、イベント進行に反映させたりすることができます。
また参加者の意見を基にオンラインイベントの内容を改善していくことで、集客率や成約率の向上にも繋がっていくでしょう。
オンラインイベントのデメリットはある？
イベント開催をオンライン化するにあたっては、以下のようなデメリットも考えられます。
- 通信トラブルによって配信ができない・配信を視聴できないリスク
- イベントに参加しやすくなる＝途中離脱されやすくなる
- 参加者の温度感が伝わりにくくなる
通信環境については、主催者だけでなく参加者側も整備が必要となるため、操作性に優れたツールを選んだり、事前に視聴方法を周知させたりするといった工夫が必要です。
またオフラインのイベントと比較して参加者の匿名性が高くなることから、途中で離脱してしまうケースや、反応がなく理解度を探れないケース等が出てくる可能性もあります。
そのためオンラインイベントを開催するうえでは、視聴者参加型のコンテンツを用意したり、イベント開催の頻度を増やしたりして、こまめに参加者とコミュニケーションをとっていくことが重要となるでしょう。
企画を立てるときの流れ・ポイント
続いて、オンラインイベントの企画から開催までの大まかな流れ・ポイントについて詳しく見ていきましょう。
企画立案：開催目的を明確にする
オンラインイベントを企画するうえで重要となるのが、開催の目的とゴールの設定です。
会社の交流会やマーケティングセミナーといった社内向けのイベントと、ワークショップや展示会のような社外向けのイベントでは、ターゲット・開催規模・収集データ等が全く異なります。
なぜオンラインイベントを開催するのか、最終的にどのような成果を得たいのかという部分を明確にし、そこから必要なコンテンツを考えていくことが大切です。
準備：活用する配信ツール・機材の選定
オンラインイベントの開催には、イベントを配信するためのツールが不可欠です。
配信ツールには様々な種類があるため、配信内容や規模に応じて適したツールを選ぶことが大切になります。
特に登壇者が一方的に進行するタイプのイベントは離脱のリスクが高まることから、質疑応答や投票といった視聴者が参加できる機能を備えたツールを活用すると良いでしょう。
集客：告知の方法を検討する
オンラインイベントを成功に繋げるには、事前の集客・プロモーション活動がカギとなります。
会社のWebサイトやSNS、メールマガジン等を活用して、積極的に告知を行っていきましょう。
また集客用の予算を工面できる場合は、Web広告を出したり告知サイトに掲載したりする方法もおすすめです。
当日：離脱されないための工夫
特に無料イベントの場合、通信の不具合によるちょっとしたストレスでも参加者は簡単に離脱してしまいます。
リハーサルを実施することはもちろん、イベント当日にも通信環境や機材チェックを入念に行い、本番でトラブルが起きないよう最善を尽くしましょう。
また万が一トラブルが生じた場合に備え、対処方法についても一通り確認しておくことが大切です。
終了後：データ分析・フィードバック
イベント終了後はアンケートの記入を促し、参加者の意見や情報をしっかりと収集しましょう。
アンケート内容を基にして次回以降のイベント内容を改善していくことで、より良いオンラインイベントの開催に繋げていくことができます。
また参加者に対してお礼のメールを入れたり、特典を送付したりして、アフターフォローを行うことも大切です。
オンラインイベントを支援するおすすめツール【Slido】の紹介
NECネッツエスアイでは、イベントやセミナーのオンライン開催に役立つインタラクティブツール「Slido（スライド）」の導入・運用支援を展開しています。
「Slido（スライド）」は、イベント主催者・参加者間のコミュニケーションを支援するためのツールで、質疑応答・投票・アンケート等の機能に特化しています。
またSlidoはブラウザベースのツールであるため専用アプリのインストールを必要とせず、参加者への負担を最小限に抑えて利用できるという特徴もあります。
Slidoに搭載されている主要機能は以下の通りです。
| 質疑応答機能（Q＆A） | イベント参加者からの質問をオンラインで受け付け。匿名での質問や「Like」ボタンによる意思表明、不適切な質問を非表示にするフィルター制御などが可能です。 |
|---|---|
| Live polls（投票） | イベント参加者の意見を投票形式で収集します。リアルタイムの意見収集・共有ができる他、結果の出力なども可能です。 |
| Ideas（アイデア） | アイデアのブレーンストーミングに活用できる機能です。 |
| Event analytics（分析） | 投票結果を分析・可視化できる機能。データのエクスポートや共有にも対応しています。 |
Slidoはオンラインイベントでの導入はもちろん、オフラインと融合したハイブリッド型イベントや、人事・採用活動の支援、社内コミュニケーションの活発化等にも活用されています。
セミナー配信に用いられるZoomと組み合わせたプランや、ライセンスの貸し出しサービス等も実施しているので、Slidoの活用をお考えの企業様はぜひ一度NECネッツエスアイまでご相談ください。
まとめ
- イベント開催のオンライン化により、コスト削減や集客エリアの拡大、データ収集の効率化といったメリットが期待できる
- オンラインイベントを開催する際は、目的・ゴールを明確に設定し、ターゲットに合わせたコンテンツ作りやツール選びを行うことが大切
- 配信中のコミュニケーションを活発化させたい場合、視聴者参加型のコンテンツを作成できる「Slido」の活用がおすすめ
コロナ禍をきっかけに急増しているオンラインイベントですが、開催を成功に繋げるには様々なノウハウやマーケティング技術が必要となります。
NECネッツエスアイではSlidoの導入をはじめ、オンライン配信に関する様々な支援が可能ですので、イベント開催でお悩みの企業様はぜひ一度お問い合わせください。
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