本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。
会社で電話対応にあたっていると取引先やお客様からではない、営業の電話がかかってくることがあります。
相手はものやサービスを売るプロなので、「どうすれば断れるのか……」と悩んでいる人も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、会社で営業電話がかかってきたときの適切な断り方を紹介します。相手の話を断るときに注意したいポイントも見ていくので役立ててください。
営業電話であることをすぐに見極めるポイント
営業電話を素早く断るためには、着信の内容がセールスであることにいち早く気付くことが大切です。
例えば、営業電話には以下のような特徴があります。
- 役職名・担当者宛ての着信
- 電話口が騒がしい
- 自分の会社名をはっきり名乗らない（例：○○会社の関連会社です など）
かかってきた電話にこうした特徴が見られる場合は、「失礼ですが、こちらはセールスのお電話でしょうか」と聞いてみるといいでしょう。
早めに営業電話であることに気付けば、こちらの気持ちとしても断りやすくなりますよ。
効果的な断り方・対応とは
ここからは、会社にかかってきた営業電話の断り方を見ていきます。
営業電話の対応が長引くことで、コア業務の時間が少なくなったり、他の社員の負担を増やしてしまったりするので、適切な対応方法を身に付けましょう。
はっきり断る
営業電話は曖昧に対応すると相手がいつまでも話を続けてきたり、後日また連絡がきたりする可能性があります。
そのため、相手の話ははっきり断るようにしましょう。
例えば、
- 「弊社ではセールスのお話はすべてお断りするように言われております」
- 「弊社には今のところ必要のないサービスです」
- 「必要な場合は弊社から折り返しいたしますので、今後のご連絡はいりません」
- 「申し訳ございませんが、電話先のリストから弊社を外していただけますでしょうか」
というようなフレーズが使えるでしょう。
相手に失礼のないよう、丁寧に断る
営業電話がかかってきたこちらからすれば迷惑でしかありませんが、会社で受けている電話なので、断るときはビジネスマナーに従って丁寧に対応することが大切です。
今は取り引きをお断りすることになりますが、将来的に会社としてやり取りする可能性もゼロではありません。
そのため、相手に失礼のないよう、電話対応の担当者として適切に対応する必要があります。
例えば、「申し訳ございませんが」「恐れいりますが」「失礼ですが」などのクッション言葉をうまく取り入れると、丁寧な電話対応になるのでおすすめです。
営業電話を断る場合の注意点とは
続いて、営業電話の断り方として注意したいポイントを3つ紹介します。
相手を不快にさせるのはNG
営業電話だからといって、電話口の相手を不快にさせるのはビジネス上NGです。
セールスの相手も仕事で連絡してきているので、こちらも会社の代表として大人な対応をする必要があります。
きつい言葉での断り方は着信の対応者として不適切なので気をつけましょう。
あいまいな返答は避ける
こちらの返答があいまいだと、相手は「営業のチャンスがある」と判断してどんどんと話を続けて来る可能性が高いです。
断ることは最初から決まっているのにだらだらと話を続けるのは、お互いにとってナンセンスです。
はっきりとした物言いが苦手な方もいるかもしれませんが、お互いのために担当者としてきちんと断るようにしましょう。
話の主導権は渡さない
話の主導権を渡してしまうと、いつまでも断ることができません。
場合によっては業務時間を圧迫する可能性もあるため注意が必要です。一度相手に主導権を渡すと取り返すのが難しくなるので、こちらから話を切り出す方法がおすすめです。
おすすめの対応方法を紹介
ここまで営業電話の断り方を解説してきましたが、なかには「相手の話を断ること自体が苦手」という人もいるでしょう。
こういった場合は、営業電話をシャットアウトしてくれるCanario（カナリオ）の利用がおすすめです。
営業電話をシャットアウト！Canario（カナリオ）とは
Canario（カナリオ）とはNECネッツエスアイが提供している電話転送サービスで、AIが着信を自動で転送する仕組みとなっています。
転送する際は名前を認識して担当者に電話をつなぎます。そのため、社員が必要のない営業電話に時間を割かずにすむのです。
もちろん、電話転送サービスとしての機能も充実していて、一斉架電や取りこぼした電話の折電受付なども利用できます。
営業電話の断り方に悩んでいる、電話対応にあたる社員の負担を少しでも軽減したい、と考えている方はぜひこの機会にNECネッツエスアイのCanario（カナリオ）の利用を検討してみてください。
営業電話をシャットアウト！
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まとめ
営業電話は、はっきりかつ丁寧な断り方が必要です。
相手に失礼がないよう、担当者として冷静に対応しましょう。あいまいな返答は避け、相手に話の主導権を渡さないようにすることもポイントです。
営業電話の断り方がなかなか身に付かないという場合は、NECネッツエスアイのCanario（カナリオ）を利用するのも一つの方法です。
電話転送サービスを活用することで、業務効率の改善にもつながるのでこの機会に利用を検討してみてはいかがでしょうか。
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