働き方改革推進のため、電話対応の方法を見直している企業も多いのではないでしょうか。

特に、「固定電話が原因でテレワーク導入が進まない」という課題は、どの日本企業にも共通です。

この記事では、テレワーク推進に向けたさまざまな電話転送のやり方と、おすすめのサービスを紹介します。

会社の規模や働き方に合わせた、最適な転送のやり方を見つける参考になれば幸いです。

テレワークには外線から携帯への自動転送が必要

テレワーク推進の障害となっているのは、「お客様から会社の固定電話へかかってきた電話を、社外で取ることができない」ということです。

つまり、外線の着信を携帯電話で受けることができればこの問題は解決します。

手段としては、

• 外線で電話を転送する
• 携帯電話を内線のように使う（スマートフォン内線化）

などが考えられるでしょう。

またオフィス内での転送時は、ビジネスフォンで着信を保留にしたり、内線番号にダイヤルして手動で転送するやり方が主流ですが、オフィスに電話番の人がいなくなるのであれば、人の手を介さず自動で転送するやり方を探さなければなりません。

ただし自動転送では、人間が手動転送する場合のように臨機応変な対応ができなくなる点が課題として残ります。

やり方①NECビジネスフォン「Aspire」シリーズ

NECのビジネスフォン「Aspire」シリーズは、幅広い業種の企業に導入されている、定番のオフィス向け電話システムです。

「Aspire」シリーズは接続台数が多く、増員時やレイアウト変更時の拡張性も高いため、特に大企業・コールセンターとの相性が抜群です。

見やすいディスプレイ表示や、ボタンが多く機能が充実していることも高評価の理由です。

故障しにくく信頼性が高い一方、価格は少々高額になります。

最新機種はクラウド対応も

現行機種「UNIVERGE Aspire WX plus」は、クラウドサービス「UNIVERGE BLUE」と連携しています。

「UNIVERGE BLUE」ではWeb会議やチャットができるほか、アプリを使用するとスマートフォンを内線化し、オフィス宛ての電話をスマートフォンで受けることができるようになります。

やり方②キャリアの電話転送サービス

NTTの「ボイスワープ」など、通信キャリアが提供する電話転送サービスは、固定電話から別の電話番号へ転送することができます。

この方法は初期コストを抑えることができ、設定も簡単。

一度設定すれば、転送開始・解除などの基本操作は外部の電話機からも遠隔操作できます。

しかし、転送先の電話番号は1つしか選択できないので、大量の電話に複数名で対応しなければならない規模の事業者には向きません。

一方、スモールビジネスの経営者が自宅や外出先などで電話を受けたい場合には最適です。

やり方③NECネッツエスアイの電話転送サービス「Canario(カナリオ)」

ビジネスフォンを使った転送は、設備投資がかかります。

またほとんどの電話転送サービスでは、転送先が1つに限られ、用件に応じて転送先を臨機応変に変えることができません。

これらのデメリットを克服する新しい電話転送サービスが、NECネッツエスアイが提供する「Canario（カナリオ）」です。

Canario（カナリオ）はAI（人工知能）を活用することにより、一次対応の自動化や担当者のスマートフォンへの自動転送を実現しました。

初期投資不要で、使い方に合わせた3つのプランをご用意しています。

Standardプラン以上では利用者間の無料通話が付属するので、内線の代わりとしても使えます。

既にNEC製のPBXをお使いのお客様は、Premiumプランをご利用いただくと内線連携も可能です。

※上記ユーザー料金と合わせて、月額基本料11,000円（税込）が別途かかります。

Canario(カナリオ)転送の機能と使い方

NECネッツエスアイの電話転送サービスCanario（カナリオ）の機能の種類・実際の転送の流れを見てみましょう。

名前取次

Canario（カナリオ）では、担当者名を音声認識して、電話を自動転送することができます。

応答から転送までの流れは次の通りです。

1. 着信に応答すると最初に「担当者の名前をお教えください」というメッセージが流れます。
2. お客様が担当者の名前「〇〇さん」を発話し、「#」を押します。
3. 担当者名の確認メッセージが流れます。正しければ「1」を、誤っている場合は「2」を押します。
4. 確認メッセージで「1」を押した場合は、担当者の携帯に電話が転送されます。

伝言テキスト化

電話が転送されても担当者が不在で電話に出られない場合にどうなるのか見てみましょう。

電話着信後、一定時間が経過すると、伝言を録音するモードに切り替わり、音声ガイダンスが流れます。

お客様が留守番電話の容量でメッセージを録音すると、AIが音声認識してテキスト化したメッセージが届きます。

メッセージはメール、Slack、Teamsで受信可能。

録音データのURLも添付されているので、音声を聞いて確認することもできます。

一斉架電

名前取次で担当者がわからない場合はどうなるのでしょうか。

担当者の指定がない場合は、事前に指定しておいた複数の電話番号を同時に呼び出し、最初に応答した人と通話が開始されます。

部署全員の電話を呼び出すことができますので、電話が鳴りっぱなしになったり、取りこぼしたりするのを防ぐことができます。

営業時間設定

Canario（カナリオ）では営業時間の設定が可能です。

あらかじめ営業時間を設定しておけば時間外対応はAIが行うため、時間外の電話をシャットアウトし、ワークライフバランスを守ります。

Canario(カナリオ)はこんな企業におすすめ

電話対応そのものをAIにお任せできるCanario（カナリオ）は、業務効率化の効果が非常に高く、小規模事業者から巨大企業まで幅広いユーザーから高い評価を受けています。

特に、次のようなニーズを抱えていらっしゃる場合には、ぜひお試しいただきたいサービスです。

テレワーク・外出が多い

テレワークや外出のためオフィスを不在にする場合には、電話を取ることができないと機会損失に繋がります。

また、いつも担当者がつかまらず、折り返しのために相手を待たせてしまうことは、お客様を失望されてしまう恐れもありますね。

Canario（カナリオ）ではテレワークや外出時も担当者に直接電話を転送するので、大切な電話を逃しません。

不在時も伝言を預かってくれるので安心です。

導入・維持コストを抑えたい

Canario（カナリオ）では、現在お使いのスマートフォンをそのまま使えます。

新たに機器を購入する必要がなく、物理的な交換機も存在しないため、初期投資やメンテナンスのコストがかかりません。

電話対応の人員が不足

少人数のオフィスでは、電話対応のために十分な人材を確保できないこともありますね。

Canario（カナリオ）ではAIが電話番を行いますので、社員による一次対応は不要になります。

ビジネスフォンの操作が覚えられない

多機能なビジネスフォンの操作に慣れるには時間がかかります。

また、手動操作では転送先を間違えたり、保留中に切ってしまったりといったミスを完全に避けることはできません。

Canario（カナリオ）はAIが自動で転送を行うため、面倒な操作は一切不要です。

使用する電話機も使い慣れたスマートフォンですので、抵抗なく導入することができるでしょう。

記事まとめ：Canario（カナリオ）の最新情報とお問い合わせはNECネッツエスアイへ

テレワーク体制に適した電話転送のやり方を解説しました。

テレワークを成功させるためには、従来の「ビジネスフォン＋内線」という電話体制を一旦見直す必要があります。

NECネッツエスアイの「Canario（カナリオ）」は、AI技術を投入した最新の電話転送サービスです。

事業規模や業態に合わせた最適な使い方をご提案いたしますので、こちらの記事でご興味を持っていただけましたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。

【関連記事】合わせて読みたい

※記載されている会社名および製品名は、各社の商標または登録商標です。

SymphonictとはNECネッツエスアイが提供する、「共創でお客様のビジネスに新たな価値を提供する」をコンセプトに先端技術やサービスを繋ぎ・束ねることでIT・デジタル変革技術やツール・システムを皆様にお届けするデジタルトランスフォーメーション(DX)サービス。→Symphonictに関してはこちら

※免責事項

本コンテンツは一般的な情報の提供を目的としており、法律的、税務的その他の具体的なアドバイスをするものではありません。個別具体的事案については、必ず弁護士、税理士等の専門家にご相談ください。

本コンテンツの情報は、その情報またはリンク先の情報の正確性、有効性、安全性、合目的性等を
補償したものではありません。

また、本コンテンツの記載内容は、予告なしに変更することがあります。

閉じる

月額1,078円〜でオフィス電話の4つのストレス要因を解決

電話の自動対応　カナリオの詳細はこちら

詳細ページへ
移動する