ファイル共有・予定表管理を効率化するMicrosoft 365の注目機能

サブスクリプションサービスのMicrosoft 365には、ファイル共有や情報共有等の機能を持つ「SharePoint」というサービスが含まれています。

今回は、Microsoft 365のSharePointの機能を活用した業務効率化の方法と、よく似た機能を持つ「OneDrive」との違いを解説します。

業務で扱う資料やコンテンツの共有・管理方法をお探しの企業様はぜひ参考にしてみてください。

Microsoft 365に含まれる【SharePoint】とは？主な使用方法を解説

SharePointはMicrosoft 365で提供されるサービスの1つで、主に社内のファイル共有や情報共有に利用します。

Microsoft 365のSharePointに搭載されている基本機能は以下の通りです。

情報共有・共同作業が可能なポータルサイトの構築

Microsoft 365のSharePointを活用することで、グループやプロジェクト単位のチームサイトを作成できます。

チームサイト内ではファイル共有や情報共有、データの共同編集等が行える他、テンプレートを活用したコミュニケーションサイトの作成も可能です。

サイト内のコンテンツ管理

Microsoft 365のSharePointには、チームサイト内のドキュメント・権限・セキュリティ等の様々なコンテンツを管理できる仕組みが備わっています。

また予定表等の情報をデータベースとして管理することも可能なため、チームメンバーの業務状況を把握しやすくなり、業務効率化や生産性向上に役立てることができます。

ワークフローの作成

Microsoft 365のSharePointなら、承認・稟議に伴うワークフローをWeb上で完結させることが可能です。

紙の書類にサインしたり承認印を押したりする必要がなくなることで、工数の削減や抜け漏れの防止に繋がります。

システム上にある情報の検索・表示

Microsoft 365のSharePointには高度な検索機能が備わっており、システム上で共有されている情報を素早く発見することができます。

異なるファイル形式であっても横断的に検索できるため、例えばWordとExcelから必要なファイルを抽出するといったことも可能です。

Officeツールとの連携

SharePointはマイクロソフトが提供するサービスのため、Office製品との連携性が高いという点もメリットです。

例えば自宅からSharePoint上に共有されたOfficeファイルへアクセスしたり、そのままSharePoint内でデータを編集したりすることができ、テレワークの推進等に役立ちます。

OneDriveとの違いは？ファイル共有にSharePointをおすすめする理由

マイクロソフトが提供する「OneDrive」も、ファイル共有やデータの共同編集ができるサービスの1つです。

そのためSharePointとOneDriveは混同されることも少なくありませんが、実際には特徴や機能の面で様々な違いがあります。

OneDriveでできること

OneDriveはインターネット上に用意されたデータ領域へ文書や画像等のファイルを保存できるサービスのことで、主に以下のような機能を利用できます。

オンラインストレージへのファイル保存
タブレット・スマートフォンからのファイル閲覧・編集
ローカル保管のファイルのバックアップ　等

またOneDriveに保存したファイルは他のユーザーと共有することができるため、離れた場所にいるメンバーとのファイル共有やデータの受け渡し等にも活用可能です。

OneDriveと比較したSharePointのメリット

SharePointとOneDriveの大きな違いは、ポータルサイトの作成ができるかどうかという点にあります。

OneDriveにはポータルサイトやコミュニティサイトを作成する機能がなく、またファイル・スケジュールの管理機能やセキュリティ機能においてもSharePointの方が優れていると言えます。

個人利用であればOneDriveでも十分ですが、チームや組織でファイル共有・情報共有を行いたいという場合はSharePointの導入がおすすめです。

【まとめ】ファイル共有・予定表管理にはMicrosoft 365がおすすめ

テレワークが普及した現代においては、離れた場所にいるメンバーとのファイル共有・情報共有をいかにスムーズに行えるかが生産性向上に繋がる重要なポイントです。

Microsoft 365のSharePointを活用すれば、オンライン上でドキュメント・画像・予定表・ワークフロー等の様々なコンテンツを共有・管理でき、素早い業務処理が可能となります。

Microsoft 365のライセンス購入やSharePointの具体的な運用方法についてはお気軽にNECネッツエスアイまでお問い合わせください。

またNECネッツエスアイでは、コンテンツ管理機能に特化したツール「BOX」も取り扱っています。

多段防御やアクセス権管理機能等のセキュリティ対策が整ったサービスとなっているので、コンテンツ管理用のツールをお探しの場合は「BOX」の導入も検討してみてください。

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