電話転送を解除する方法とは？設定変更を忘れないための工夫

本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。

ボイスワープ®は、NTT東日本・NTT西日本の固定電話・ひかり電話に対する自動着信転送サービスの商標です。

電話転送とは、ある電話器で受けた着信を別の番号にとばす機能のことです。

ビジネスにおいては、会社に設置した固定電話宛ての着信を社外にいる社員が持つ携帯へ転送して使用することが多いです。

便利な電話転送ですが、利用開始中のまま解除せずにいると特定の人に電話が集中したり、自動ガイダンスに切り替わらなかったりなどの問題が発生することがあります。

電話転送の利用を開始する場合は、事前に解除方法を知っておくとこうした問題の発生を未然に防ぐことが可能です。

そこで本記事では、電話転送の解除方法を解説します。代表的な電話転送サービスの解除方法や解除を忘れないための対策も紹介するのでぜひ参考にしてください。

電話転送の設定を解除しないと発生する問題とは

電話転送の解除を忘れると、どのような問題が発生するのでしょうか。ここではどの会社でも起こりうる4つの問題を見ていきます。

特定の人に電話が集中する

電話転送の多くは、転送する電話番号を一つだけしか登録できません。

このため、特定の人に電話が集中することになります。

会社には1日何十本、何百本の着信があるため、これを1人の社員が対応するとなるとかなり大きな負担になることがわかります。

業務時間内は午前午後で対応する社員を分け、業務時間外は電話転送の機能を解除するなどの工夫が必要です。

別の人が電話に対応できない

転送機能を利用したまま解除しないと、先に説明したとおり特定の人が電話対応することになります。

したがって、転送先として番号が登録されていない人は、対応できなくなってしまいます。

電話を取りこぼしてしまう恐れがある

転送先に指定されている電話ですでに通話している場合、複数の着信が転送されると取りこぼしが発生していまいます。

会社の状況に応じて電話転送の解除などを行う必要があるでしょう。

自動ガイダンスに切り替わらないことがある

自動ガイダンスとは、営業時間外などに電話をかけてきた相手に対して営業が終了していることなどを伝えるためのものです。

本来は所定の時間になると自動ガイダンスが流れるようになりますが、転送機能の解除を忘れるとうまく切り替わらないことがあります。

これでは営業時間外になっても絶えず電話が鳴り続ける恐れがあるため注意が必要です。

電話転送機能の利用を中止する方法

続いて、電話転送の解除方法を代表的なサービス別に紹介します。

転送でんわサービスの解除方法

転送でんわサービスはNTTドコモが提供している電話転送サービスです。転送解除の方法は2種類あります。

ドコモの電話から解除する

「1420」をダイヤルする
電話を切る

ドコモ以外の一般電話機から解除する

「090-310-1420」をダイヤルする
暗証番号を入力して完了

ひかり電話ボイスワープの解除方法

ひかり電話ボイスワープは、NTT東日本が提供している電話転送サービスです。

転送の解除方法は全部で3種類あります。

インターネットで解除する

ひかり電話設定サイトにログインする
「サービス選択」を選ぶ
「ボイスワープ」を選ぶ
「サービスの開始／停止」を選ぶ
「転送を停止します」を選ぶ
「設定」を押して完了

固定電話から解除する

「142」をダイヤルする
契約している番号と「#」をダイヤルする
「0」をダイヤルする

携帯電話で解除する

リモートコントロール用のアクセス番号をダイヤルする
契約している番号と「#」をダイヤルする
暗証番号と「#」をダイヤルする
「0」をダイヤルする

解除忘れを防止する方法を確認しよう

転送機能の解除を忘れるとさまざまな問題が発生することが分かりました。

会社に設置した固定電話で円滑を業務を進めるためには、解除忘れを防止することが大切です。

そこでこの章では、転送機能の解除忘れを防止するために有効な方法を4つ紹介します。

スケジュール転送を設定する

あらかじめスケジュール転送を設定しておけば、社員が解除し忘れることもあります。

利用する電話転送サービスによって設定方法が異なりますが、専用のWebページから操作できる場合が多いようです。

リマインダーを設定する

会社の固定電話から別の番号へ着信をとばす期間は、決まっていることがほとんどでしょう。

このため、転送を解除しなければいけない時間帯に、リマインダーを登録しておく方法が効果的です。

会社の予定管理ツールなどで共有して、複数人で解除忘れが内容に管理することをおすすめします。

RPAを活用する

RPAとはパソコンの操作を記憶し、自動的にその操作を実行できるロボットのことです。

転送の開始・解除をRPAに組み込むことができれば、解除忘れが発生することもありません。

一斉架電・営業時間の設定ができるサービスを利用する

先に電話転送の解除を忘れると、特定の社員の負担が重くなったり、自動ガイダンスが流れなくなったりする問題が起こると解説しました。

NECネッツエスアイの電話転送サービスCanario（カナリオ）を導入すれば、こうした問題を解消できます。

なぜなら、Canario（カナリオ）には、電話転送時の一斉架電機能が搭載されているからです。

あらかじめ番号さえ登録しておけば、特定の社員だけが電話に出るという事態を解消できます。

また、営業時間の設定もできるため、営業時間中は社員が対応、営業終了時刻以降の対応は自動でガイダンスに切り替わります。

電話転送の解除忘れを防止するのはもちろん、電話対応における社員の負担軽減としても有効な方法といえるでしょう。

まとめ

着信を別の番号に転送する機能の利用を解除し忘れると、特定の人に電話が集中したり、ガイダンスに切り替わらなかったりなどの問題が生じます。

このため、解除し忘れを防止する対策をとることが大切です。たとえば、スケジュール転送を設定したり、RPAを活用したりなどの方法があります。

また、NECネッツエスアイの電話転送サービス「Canario（カナリオ）」を利用するのもひとつの方法です。

Canario（カナリオ）なら、AIが自動で着信を別の番号へ取り次いでくれるのはもちろん、一斉架電や営業時間の設定も可能です。

あらかじめ電話を転送する時間帯を設定しておけば、電話転送機能の解除を忘れる心配もしなくてすみます。

Canario（カナリオ）についてもっと詳しく知りたい方は、下記よりお問い合わせください。

一斉架電や営業時間の設定も可能
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