本記事は一般的な取組みについて記載したもので、NECネッツエスアイでの取組みを紹介したものではありません。予めご了承ください。
ビジネスフォンの多くには、内線転送という機能が搭載されています。
一度受けた着信を別のビジネスフォンにとばす際に、内線転送を利用することが多いです。
しかし、会社に設置された固定電話の操作方法に慣れていない人のなかには、やり方が分からずに困っている人もいるのではないでしょうか。
そこで本記事では、ビジネスフォンの内線転送機能を使って別の番号へ着信をとばす方法を具体的に紹介します。
会社に設置される固定電話のほとんどに搭載される他の機能や、着信を転送することが多い会社におすすめのサービスも見ていくので役立ててください。
会社に設置された電話（ビジネスフォン）の内線を転送する方法とは
そもそも内線転送とは、ビジネスフォンで受けた着信を内線で社内にいる別の社員へ取り次ぐことをいいます。
具体的な操作方法は以下のとおりです。
- ビジネスフォンで通話に出る
- 用件を聞き、内線転送ボタンを押す
- 通話を転送するビジネスフォンの内線番号をダイヤルする
- 内線に出た社員に電話に対応して欲しい旨を伝える
- 受話器を置く（着信が自動で転送される）
会社で使用しているビジネスフォンによって若干操作方法が異なることがありますが、おおよその流れは上記のとおりです。
内線転送は社内にある別のビジネスフォンへ着信をとばす方法にすぎません。
したがって、社員が社外にいるなどビジネスフォンの受話器を上げられない場合は、内線転送では対応できないことを覚えておきましょう。
会社の固定電話（ビジネスフォン）には他にもさまざまな機能が搭載されている
会社に設置されることが多い固定電話（ビジネスフォン）には、内線転送以外にも便利な機能が搭載されています。
保留機能の使い方
保留機能とは、一度電話に出てから所定のボタンを押すことで、着信をプールできる機能です。
保留中は電話口の相手にこちらの音声が聞こえない状態になります。
また、ビジネスフォンの保留機能は家庭用の電話機の保留と違って、受話器を置いても通話が切れない特徴があります。
保留を解除する場合は、再度保留ボタンを押すだけで簡単に通話に戻れます。
保留機能の活用方法としては、
- 電話を取り次ぎたい相手が自分の直ぐ近くにいる場合
- 電話対応に必要な情報を確認する際に時間がかかる場合
などがあるでしょう。
外線転送の利用方法
外線転送とは、ビジネスフォン宛ての着信を外線で社外にいる社員へ転送することを指します。
外線転送の利用方法の流れは、以下のとおりです。
- ビジネスフォン宛ての着信が来る
- ビジネスフォンの受話器をあげる
- 用件を聞き、外線転送ボタンを押す
- 転送先の電話番号をダイヤルする
- 担当社員に電話対応をお願いしたい旨を伝える
- 接続（コネクト）ボタンを押す（着信が転送される）
外線転送機能を利用すれば、社外にいる社員にも会社宛ての着信を転送することができます。
このため、リモートワーク・テレワーク中に利用されるケースが多いでしょう。
一方で、会社に設置されたビジネスフォンで社員が一度着信を受けてから、転送する手間がかかるデメリットもあります。
まとめ：内線を転送する回数が多くて負担を感じているなら？問題を解消する方法「Canario（カナリオ）」とは
会社に設置された固定電話に搭載された内線転送機能を使用すれば、一度受話器をあげて対応した着信を別のビジネスフォンへとばすことができます。
ただし、内線転送はあくまでも社内で使える機能であり、社員が外にいるときは着信を転送することができません。
会社宛てにかかってくる着信を転送することが多い場合は、電話転送専用のサービスを利用するのがおすすめです。
取り次ぎの手間も省略されますし、社員が社内・社外のどちらにいても着信をスムーズに転送できます。
NECネッツエスアイが提供する電話転送サービスCanario（カナリオ）なら、AIがすべて自動で対応します。
名前を識別して担当の社員へ取り次ぐことができるだけでなく、転送先で対応が難しい場合はあらかじめ登録した番号を一斉架電することも可能です。
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