ビジネスの会議や商談からオンライン飲み会など幅広く活用範囲が広がり続けるZoom。
今回はそんなZoomでミーティングを利用するにあたり、「予定時間より早くZoom会議を開始することはできるのか？」「参加者がホストより先にZoom会議に参加することはできるのか？」など気になる疑問点について徹底解説。
予定時間より早く開催・参加する場合の時間制限についてなど”注意点”ついてもお話ししています。ぜひ参考にしてみてください。
予定時間（設定）より早くZoomミーティングを開催する
まずはじめに主催者（ホスト）がスケジュールしていた予定時間より早くミーティングを開始する場合についてお話します。
スケジュールしていた予定時間より早くミーティングを開始することはできます。
ただしホストが有料アカウントでなく無料プランでZoomを利用している場合、予定時間に関わらず実際にミーティングを開始した時点から40分の時間制限が適応されるため、早すぎるミーティング開始には注意が必要。
しかし、大事な会議やクライアントとの商談など事前に準備を整えておきたい場合もありますよね。
そんな場合には、
- 5分前を目安に入室
- テストミーティングを行い準備を整える
- 時間無制限の有料アカウントを利用する
のがおすすめ。
事前に音声チェックなどのテストができる「テストミーティングの方法」は別記事で、時間の心配がいらない「有料アカウント」については後述していますので参考にしてみてください。
また、この後はZoom会議をより円滑に行うために知っておくべき機能とその設定手順をご紹介。
これらの機能を使いこなせば、ゲストがホストより早く参加してしまった場合やゲストが予定時間より早く参加した場合などでも問題ありません。
オンライン会議やクライアントとの商談、オンライン採用面接などZoomをビジネス利用される方には特に知っておいてほしい機能です。
知っておくべき機能①待機室を有効化
待機室機能とはその名の通り、ゲストが参加すると一時的に待機室に入室することでミーティングに入るタイミングをホストがコントロールできる機能です。
例えばクライアントとの商談を行う場合、待機室を活用することで先に社員だけを入室させておき、準備が整ったことを確認してからクライアントを入室させることができます。
ビジネスユースでは特に便利な機能です。
待機室を有効にすると、ホストより早くゲストが参加しようとした場合「ホストがこのミーティングを開始するまで待機しています」と表示されます。
ホストはミーティングを開始したら、メニューの「参加者管理」から待機中のゲストを確認し、入室させたい人の「許可する」ボタンをクリックして参加を許可しましょう。
〈待機室有効化〉の設定手順
- ZoomのWebサイト（https://zoom.us/）にアクセスする
- アカウントにサインインする
- 「設定」をクリックする
- 「ミーティング」タブ内のセキュリティ＞待機室までスクロール
- 「待機室」をオンにする
グループ単位やユーザー単位で設定を変更したい場合には「オプションを編集する」をクリックして設定できます。
知っておくべき機能②ホストより先に参加することを参加者に許可する
これはホストより早く参加しようとしたゲストや予定時間より早く参加しようとした参加者がそのまま入室できる機能です。
「ホストより先に参加することを参加者に許可」を有効にしておけば、ホストが遅れてしまった場合や予定時間より早く参加者が集まった場合、早く集まっているゲストだけでZoomミーティングを開始することができます。
ただしこの場合ゲストは自動的に入室を許可されるため、待機室との併用はできません。
万が一「待機室」と「ホストより前の参加を有効にする」をどちらもオンにしてしまった場合には、待機室が優先され「ホストより先に参加することを参加者に許可」機能は自動的にオフになるので注意しましょう。
〈ホストより先に参加することを参加者に許可〉の設定手順
- ZoomのWebサイト（https://zoom.us/）にアクセスする
- アカウントにサインインする
- 「アカウント設定」をクリックする
- 「ミーティングのスケジュール」を選択し「ホストより先に参加することを参加者に許可」までスクロール
- ホストより先に参加することを参加者に許可」をオンにする
ホストより先にZoomミーティングに参加することはできる？
次に、参加者がホストより早くミーティングに参加する場合についてお話します。
Zoomを利用する際、ますはじめにミーティングIDやパスワードの入力、もしくはホストからミーティングURLをもらっていることでしょう。
しかし例えば14：00開始のミーティングを予定している場合、14：00より早くZoomにアクセスしてしまっていいのか？
というのは気になるポイントですよね。
予定時間より早くミーティングにアクセス（入室）しても問題はないか？→問題ありません。
ただしアクセスした先での状況は、上述したホストの設定によって異なります。
ホストが待機室を有効にしていた場合には、予定時間より早くアクセスしても「ホストがこのミーティングを開始するまで待機しています」と表示されますのでホストが許可するまで待機しましょう。
予定時間より早く開始する場合の注意点
予定時間より早くZoomを開始する場合に注意したいポイントは、制限時間です。
有料ライセンスを契約している場合は問題ありませんが、無料プランでZoomを利用している方は注意する必要があります。
Zoomには無料プランと有料プランがありますが大きな違いとして無料版には40分の制限時間があります。
この制限時間はホストが無料プランの場合のみ発生し、参加者が有料アカウントであるか無料アカウントであるかは影響しません。
ここまでお話しした待機室を活用した場合や参加者がホストより早くミーティングに参加する場合、スケジュールしていた予定時間に関わらず二人以上入室した時点から40分でZoomミーティングは強制終了となりますので注意しましょう。
WEB会議は時間制限のない有料アカウントがおすすめ
社内会議やクライアントとの商談などビジネスツールとしても定着が進むZoom。
Zoomは短時間利用やオンライン飲み会などプライベート利用であれば、無料アカウントでも十分便利なツールです。
しかしビジネスユースの場合、40分の時間制限は注意が必要。
大事な商談やミーティング中に時間オーバーで強制退場になってしまうことは避けたいですし、40分ごとに繋ぎ直すとなるとイメージを損なうことにもなりかねません。
さらに三人以上の人数でのミーティングの場合は再集合までにタイムロスが発生することも考えられます。
このようなことがないように、ビジネスシーンでは時間制限のない有料ライセンスがおすすめ。
有料アカウントの詳しいメリットや気になる料金については別記事で詳しく解説していますので、Zoomをビジネス利用する方や有料プランの機能についてなど気になる方は是非そちらもチェックしてみてくださいね。
まとめ
この記事では、「予定時間より早くZoomミーティングを開始する場合」と「参加者がホストより早くZoomミーティングに参加する場合」についてまとめました。
- 予定時間より早くミーティング開催・参加する場合は5分前を目安に
- 事前に準備を整えたい場合は、テストミーティングを行う
- 時間無制限の有料アカウントを利用する
予定時間より早くミーティングを開催・参加する場合に気を付けたいポイントはやはり「40分の時間制限」。
ビジネス目的でZoomを利用する場合は有料ライセンスがおすすめです。
注意点をしっかりおさえて円滑なZoom会議を行ってください。
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