これまでは「オフィスに出社しないとできない」と考えられていた固定電話対応業務も、転送サービスなどを利用したテレワーク化が進んでいます。
しかし、電話転送サービスの中には、発信には対応していないものも多くあります。
- テレワークで電話を受けているけれど、こちらから発信することができない
- スマホから発信したら自分の番号がばれてしまう
- 業務で発生した通話料は会社に請求できる？
テレワークで電話対応をしているものの、このような悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。
この記事では、テレワークの電話発信に関する課題と解決策を考えていきます。
テレワークで注目される「電話転送サービス＋BYOD」
パンデミック下で突然テレワークを導入しなければならなくなった時に障害となったのが、固定電話の対応とテレワーク用デバイスの不足でした。
しかし、企業にテレワークが浸透した現在では、これらの問題への対策もなされています。
会社の固定電話への着信を、携帯電話など他の電話機に転送する「電話転送サービス」を導入する企業が増えました。
「電話対応のための出社」という常識は、もはやなくなりつつあります。
また、テレワーク推進のために内勤職の社員にも携帯電話・スマートフォンを貸与したり、私物のデバイスの利用を認めるようになっています。
プライベートの端末を業務で利用することを「BYOD（Bring your own device）」と呼びます。
電話転送サービスのメリット・デメリット
テレワーク時の固定電話対応策として導入が広がっているのが、通信キャリアが提供する電話転送サービスです。
例えばNTTで固定電話を契約している場合は、NTTが提供する「ボイスワープ」というオプションに加入できます。
ボイスワープは、固定電話の着信をあらかじめ登録しておいた転送先に自動転送してくれます。
メリット
ボイスワープなどの転送サービスでは、携帯電話や別の固定電話番号を転送先として設定でき、テレワークや外出先でも会社の電話に応答することができます。
着信が自動的に転送されるので、社員による手動の転送操作は不要。オフィスが無人でも問題ありません。
また、着信をすべて転送する「無条件転送」、転送元が応答できない場合に転送する「無応答時転送」など、状況に応じて転送する条件を選べます。
さらに、上位プランである「ボイスワープセレクト」では、発信元の番号ごとに「着信」「転送」を設定することもできます。
デメリット
電話転送サービスでは、相手に折り返すときには自分の携帯番号からの発信となり、番号がバレてしまいます。
相手にとっては、知らない携帯番号から折り返しがかかってくるため、誰からかかってきたのかわからず出にくいと感じることもあるでしょう。
また、ボイスワープなどキャリアの電話転送サービスでは転送先を1つしか選べないので、電話対応が一人に集中してしまうのもデメリットです。
BYODの課題は番号通知と通話料
キャリアの電話転送サービスをBYOD端末で利用する場合には、いくつかの課題があります。
一つは、発信者の番号通知。私物の端末から発信した場合、自分の電話番号が発信者番号として相手に通知されてしまいます。
取引先やお客様にプライベートの電話番号を知られたくない場合には、何らかの対策が必要です。
もう一つは通話料負担の問題です。発信した分の通話料が発生するので、業務で利用した分の料金を会社に請求できるかどうか検討しなければなりません。
BYODでプライベート番号通知・通話料負担をせずに発信する方法とは
電話転送サービスを使えば、テレワークでも固定電話の対応を行うことが可能です。
では、私物端末からの発信時の「番号通知」「通話料負担」の問題を解決する方法を考えてみましょう。
AI電話転送サービス「Canario（カナリオ）」
NECネッツエスアイが提供する「Canario（カナリオ）」は、固定電話への着信にAIが対応し、名前取次で担当者の電話に転送します。
担当者が自分の携帯から折り返す際には専用の050番号から発信できますので、プライベート番号が相手に知られることはありません。
050番号で発信した通話料は会社への請求となるので、発信する機会が多い場合や通話が長くなった場合も安心です。
スマホを内線化できる「クラウドPBX」
「クラウドPBX」とは、内線電話の交換機をインターネット上に構築するもので、さまざまな事業者からサービスが提供されています。
クラウドPBXを使うと、スマホやパソコンなどの端末を内線化し、ビジネスフォンのように使うことができます。
固定電話への着信に応対するのはもちろん、オフィスと同じように内線同士で通話することも可能です。
外線発信は会社の固定電話の番号、内線発信は自分の内線番号で発信できますので、番号がバレる心配なく使えます。
固定電話番号からの発信は会社負担となり、電話代の個人負担はありません。
個々のデバイスにはパケット通信が発生しますが、Wi-Fiに接続することで対策できます。
携帯にもう一つの番号を割り当て「モバイルチョイス050」
楽天コミュニケーションズの「モバイルチョイス050」は、携帯電話に「050」で始まる専用番号を付与することができるサービスです。
仕事での発信はすべて「050」の番号を使えば、相手に自分のプライベート番号を知らせずに発信できます。
「050」からの発信は会社へ請求されるので費用負担もありません。
ただし、「モバイルチョイス050」には固定電話からの転送サービスがありませんので、テレワークで電話対応を行う場合には、電話転送の方法を別に用意する必要があります。
「Canario（カナリオ）」なら自動転送＆BYOD発信が可能
以前は、固定電話があるために、オフィスを不在にすることが許されないことも多くありました。
テレワークで固定電話の着信に対応できるようになったり、業務用の番号から発信できるようになったのは、非常に大きな変化ですね。
けれども、「テレワークでも依然として電話対応に多くの時間を割かれてしまって仕事が進まない」という悩みをお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
オフィスで対応するのに比べ、不在や折り返し対応で余計に時間を取られているかもしれません。
NECネッツエスアイの「Canario（カナリオ）」では、電話の一次受けと転送をAIが行っています。
社員による手動の取り次ぎが必要なく、担当者の名指しがあればAIが電話を転送するので、一次対応に費やしていた時間が不要に！
電話に出られなかったときは、テキストで伝言メモを送ってくれます。折り返しは050番号から発信できるのも嬉しいですね。
- 固定電話対応のテレワーク化
- 一次受け・取り次ぎの自動化
- 業務用番号からの発信
これらすべてを叶えるのが「Canario（カナリオ）」です。ぜひお気軽にご相談ください。
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