【Microsoft 365】Outlookでメールを利用するための基本設定を解説

Microsoft 365にはメールに関連するサービスとしてOutlookおよびExchange Onlineが搭載されています。

この記事では、OutlookとExchange Onlineのそれぞれの特徴と、Microsoft 365のプラン一覧を紹介します。

またOutlookでメールを利用するための設定方法もまとめているので、Outlookの使い方や設定でお悩みの方はぜひ参考にしてみてください。

Microsoft 365でOutlookメールを使うには

まずはOutlookとExchange Onlineの特徴・違いについて詳しく見ていきましょう。

またOutlook・Exchange Onlineを含むMicrosoft 365のプラン一覧も掲載しているので、合わせて参考にしてみてください。

Outlookとは

Outlookはマイクロソフトが提供するメールクライアントのことで、主に以下のような特徴があります。

メール・予定表の一元管理

Microsoft 365のOutlookには、メールへのファイルの添付漏れを通知する設定や重要メッセージの見逃し防止設定、メンションによる強調表示設定等が備わっています。

必要な相手に必要な情報を確実に届けられるため、メール業務の時間短縮・負担軽減が可能です。

Officeアプリとの連携・共有

OutlookはWord・Excel・PowerPoint等のOfficeアプリとの連携性に優れているという点も特徴の1つです。

またTeamsとの連携にも対応しており、Outlookで設定した予定をTeamsのカレンダーと同期させたり、Outlookに届いたメールをTeamsに共有したりすることができます。

※注意｜Outlook単体ではメール機能を利用できない

Outlookはメールの送受信を管理するツールとして非常に優れていますが、メールサーバーの機能については搭載されていないため、別途メールサービスの契約・登録設定が必要となります。

Windowsの場合は「メール＝Outlook」というイメージをお持ちの方も多いかもしれませんが、実際はOutlookだけではメールの機能を利用することができないので注意しましょう。

Exchange Onlineとは

Exchange Onlineはマイクロソフトが提供するクラウド型のメールサービスのことです。

メールサーバーの自社構築を不要とし、スケジュール管理やセキュリティ等の多機能なメールシステムを利用できるのが特徴で、主なメリット・特徴として以下のような点が挙げられます。

メールの保存容量が大きい

Exchange Onlineでは、50GBという大容量のメールボックスが提供されています。

またメールの添付ファイルも最大150MBまでのサイズに対応しており、高画質の画像ファイルやPowerPointのスライド資料等も問題なく送受信できる点が特徴です。

高度なセキュリティ対策を利用できる

Exchange Onlineには、Exchange Online Protectionというマルウェア・スパム対策の設定が標準搭載されており、悪意のあるメールや添付ファイルからデバイスを保護することが可能です。

またMicrosoft 365に含まれるセキュリティレポートや監査ログといった機能を用いれば、何らかのトラブルが生じた場合でも素早く原因を特定できます。

Outlook・Exchange Onlineを含むMicrosoft 365のプラン

OutlookおよびExchange Onlineを含むMicrosoft 365のプラン一覧は以下の通りです。

なお、以下でご紹介するMicosoft 365の価格はMicrosoft公式のものです。

プラン名	Microsoft 365 Business Basic	Microsoft 365 Business Standard	Microsoft 365 Business Premium	Microsoft 365 E3	Microsoft 365 E5	Microsoft 365 F3
公式価格(年契約/月払い)	9,000円(750円ユーザー/月)	18,720円(1,560円ユーザー/月)	33,000円(2,750円ユーザー/月)）	4,500円ユーザー/月	7,130円ユーザー/月	1,000円ユーザー/月
対象者	一般従業員	一般従業員	一般従業員	一般従業員	一般従業員	フロントラインワーカー
ユーザー上限	300人	300人	300人	無制限	無制限	無制限
Officeアプリ	△	○	○	○	○	△
Exchange Online	○（Plan1）	○（Plan1）	○（Plan1）	○（Plan2）	○（Plan2）	△（Kiosk）
SharePoint Online	○	○	○	○	○	△
Microsoft Teams	○	○	○	○	○	○
OneDrive for Business	○	○	○	○	○	△
アドオン			△		○
Windows			○	○	○	△
EMS			△	△	○	△

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Outlookメールに関する基本設定

続いて、Outlookでメールの送受信を行うための設定方法を見ていきましょう。

OutlookにExchange Onlineのアカウントを追加する

OutlookにExchange Onlineのアカウントを追加する場合の設定方法は以下の通りです。

Outlookを起動
「ファイル」をクリック
「アカウントの追加」をクリック
Exchange Onlineのメールアドレスを入力して「接続」をクリック
パスワードを入力して「OK」をクリック
「完了」をクリック

POPまたはIMAPアカウントを追加する

OutlookにPOPまたはIMAPのアカウントを追加する場合の設定方法は以下の通りです。

Outlookを起動
「ファイル」をクリック
「アカウントの追加」をクリック
メールアドレスを入力して「詳細設定」をクリック
「自分で自分のアカウントを手動で設定」をチェックして「接続」をクリック
アカウントの種類・送受信サーバーの設定を入力して「次へ」をクリック
パスワードを入力して「接続」をクリック

2段階認証のパスワード入力が必要な場合

GmailやYahoo！メール等のアカウントを追加する場合、「2段階認証がアカウントに設定されています。アプリケーションパスワードを使用してサインインしてください。」というメッセージが表示される場合があります。

この場合はメールサービス側で2段階認証が設定されており、別途専用のパスワード入力が必要です。

ここでは例として、Yahoo！メールを利用している場合の設定方法を紹介します。

ブラウザからYahoo！のWebサイトへアクセス
画面左上にある「設定」アイコンをクリック
「アカウント情報」をクリック
「アカウントセキュリティ」をクリックしてサインイン
「アプリパスワードを管理する」をクリック
ドロップダウンリストから「Outlook デスクトップ」を選択し「生成」をクリック

2段階認証用のパスワードが表示されるので、これをOutlook側に入力してください。

Microsoft 365のメール機能・設定方法まとめ

Microsoft 365の一部のプランにはOutlook・Exchange Onlineの両方が搭載されている
Outlookは単体ではメール機能を利用できないため、Exchange Online等のメールサービスを追加する必要がある
GmailやYahoo！メール等を設定する場合は2段階認証が必要な場合もあるため、メールサービス側の操作も覚えておくとスムーズ

Microsoft 365ならOutlookとExchange Onlineの双方がプランに含まれるため、外部サービスを契約することなくすぐにメール機能を利用できるようになります。

Microsoft 365のプラン選びやメール機能の設定・運用について疑問・不安がある場合はNECネッツエスアイまでお気軽にお問い合わせください。

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