【Microsoft 365】Outlookを使った予定表の共有方法を解説

Microsoft 365に含まれる「Outlook」はビジネスシーンでの利用率が高いメールソフトの1つですが、実はメール機能だけでなく、予定表の管理ツールとしても優れているのです。

この記事では、Outlookの予定表を他のユーザーと共有する方法や、予定表の表示モードの変更、またリマインド通知の設定方法等を解説します。

Microsoft 365を利用中の方、また新たにライセンス契約をお考えの企業様はぜひ参考にしてみてください。

Microsoft 365のOutlook予定表を他のユーザーと共有する方法

まずは、Microsoft 365のOutlook予定表を他のユーザーと共有する方法について、デバイス別に解説していきます。

Web版

Microsoft 365の管理ページ（https://www.office.com/）にアクセス
ユーザーID・パスワードを入力して「サインイン」をクリック
Outlookに移動
画面左側にある「予定表」をクリック
「ホーム」タブにある「共有」をクリック
アドレス帳からユーザーを検索または直接メールアドレスを入力
アクセス権（ユーザーと共有する情報の範囲）を選択し「共有」をクリック

招待メールの受信者が「承諾」を選択することで、以降予定表を共有できるようになります。

また再度共有画面を開き「削除」をクリックすればいつでも共有の停止が可能です。

Windows版

Outlookを起動する
画面左下にある「予定表」ビューをクリック
「ホーム」タブにある「共有」をクリック
ドロップダウンメニューから共有する予定表を選択
「予定表のプロパティ」ダイアログボックスで「追加」をクリック
アドレス帳からユーザーを検索または直接メールアドレスを入力し「OK」をクリック
アクセス権（ユーザーと共有する情報の範囲）を選択し「OK」をクリック

招待メールの受信者が「承諾」を選択することで、以降予定表を共有できるようになります。

また再度「予定表のプロパティ」ダイアログボックスを開き「削除」をクリックすればいつでも共有の停止が可能です。

Mac版

Outlookを起動する
画面左下にある「予定表」ビューをクリック
共有する予定表のアカウント名を右クリック
「共有のアクセス許可」をクリック
「予定表のプロパティ」ダイアログボックスで「＋」をクリック
アドレス帳からユーザーを検索または直接メールアドレスを入力し「OK」をクリック
アクセス権（ユーザーと共有する情報の範囲）を選択し「追加」をクリック

招待メールの受信者が「承諾」を選択することで、以降予定表を共有できるようになります。

また再度「予定表のプロパティ」ダイアログボックスを開き「－」をクリックすればいつでも共有の停止が可能です。

モバイルアプリ版

Outlookを起動する
画面左上にある「予定表」ビューをタップ
「予定表」の歯車アイコンをタップ
「ユーザーの追加」をタップ
アドレス帳からユーザーを検索または直接メールアドレスを入力し「OK」をタップ
アクセス権（ユーザーと共有する情報の範囲）を選択してチェックマークをタップ

特定のグループで予定表を共有する場合

管理者権限を持つユーザーであれば、Microsoft 365の管理センターでグループを作成し、グループ内の予定表をまとめて共有するという操作を行うことができます。（デスクトップ版のみ対応）

Microsoft 365の管理センター（https://admin.microsoft.com/）にアクセス
ユーザーID・パスワードを入力して「サインイン」をクリック
画面左側のメニューにある「チームとグループ」欄の「アクティブなチームとグループ」をクリック
「グループの追加」をクリック
グループの名前・種類を設定し、追加したいメンバーを登録
Outlookを起動する
画面左下にある「予定表」ビューをクリック
「ホーム」タブにある「追加」をクリック
ドロップダウンメニューから「アドレス帳から」を選択
管理センターで作成したグループを選択して「OK」をクリック

Microsoft 365のOutlook予定表の便利な機能・使い方

続いて、Microsoft 365のOutlook予定表をより便利に活用するための機能・使い方を見ていきましょう。

稼働日の変更

Microsoft 365のOutlook予定表は、デフォルトでは月曜日から金曜日までが稼働日として設定されています。

しかし、業態によっては土曜日・日曜日が営業日の場合や、逆に平日が休みという場合もあるでしょう。

このように、Outlook予定表の稼働日と自身の稼働日が異なる場合は、以下の操作で設定を変更します。

Outlookを起動する
「ファイル」タブをクリック
「その他」を選択して「オプション」をクリック
画面左側のメニューから「予定表」をクリック
「稼働時間」欄にある稼働時間および稼働曜日を任意に設定

スケジュールの間隔を調整する

Microsoft 365のOutlook予定表は、デフォルトでは30分単位のスケジュール表示となっています。

新しい予定を登録する際も自動的に30分後が終了時間として設定される仕組みですが、より細かくスケジュールを設定したい場合や、逆に1時間単位の表示で十分という場合もあるでしょう。

このような場合は、以下の操作でOutlook予定表のタイムスケールを変更することができます。

Outlookを起動する
「表示」タブをクリック
「タイムスケール」をクリック
ドロップダウンリストから任意のタイムスケールを選択

リマインドの設定

Microsoft 365のOutlook予定表にはリマインド機能が備わっており、予定時刻が近付いたときにアラートを受け取ることができます。

アラートのタイミングはデフォルトで15分前となっていますが、以下の操作で設定を変更することも可能です。

Outlookを起動する
「ファイル」タブをクリック
「その他」を選択して「オプション」をクリック
画面左側のメニューから「予定表」をクリック
「予定表オプション」欄にある「アラームの規定値」を任意に設定

単体プランを利用中の場合はサブスクリプションへの移行がおすすめ！

ここまでMicrosoft 365におけるOutlook予定表の機能や使い方を解説してきましたが、これらの機能はOutlookの単体プランでも利用できるため、
「Outlookだけ契約した方が安いのでは？」
「Microsoft 365を契約するメリットは？」
と疑問を感じる方も多いかもしれません。

そこでここからは、単体プランと比較したMicrosoft 365のメリットと、具体的な契約方法について解説していきます。

Microsoft 365のメリット

Office2021やOutlook2021のような買い切り型商品と比較したMicrosoft 365のメリットは以下の通りです。

常に最新バージョンを利用でき、サポート終了によるセキュリティリスク等の心配がない
1ライセンスにつきPC5台・タブレット5台・スマートフォン5台までインストールできる
OfficeアプリやExchange Online等のクラウドサービスを同時に利用できる

マルチデバイス対応のMicrosoft 365なら、移動中や外出先でもメール・予定表を確認できるため、業務効率化や情報共有の迅速化に役立ちます。

どのプランがおすすめ？

Microsoft 365には様々なプランが用意されているため、どれを契約すれば良いか迷ってしまうかもしれません。

基本的には、デスクトップ版Officeと各種クラウドサービスを利用できる「Microsoft 365 Business Standard」（大企業の場合は「E3」）がおすすめです。

「Microsoft 365 Business Standard」なら大容量（50GB）のメールボックスやスパム対策が搭載された「Exchange Online」を利用できます。

またデスクトップ版Officeの利用権限も含まれるため、画面サイズの大きいタブレット等でも高度なファイル編集を行うことが可能です。

ライセンス契約はNECネッツエスアイにお任せ

Microsoft 365のライセンスを購入するなら、販売店であるNECネッツエスアイの利用がおすすめです。

NECネッツエスアイでライセンス契約を結ぶメリットとして、以下のような点が挙げられます。

マイクロソフトの公式サイトと同じ価格で契約できる
クレジットカード払いの他、請求書払いによる支払いも選択可能
Microsoft 365の導入に役立つマニュアルをご用意
導入に関する疑問・質問へのサポートを受けられる
NECネッツエスアイが提供する関連ソリューションとのセット導入も可能

マイクロソフトの公式サイトはクレジットカード払いのみの対応となりますが、NECネッツエスアイなら請求書払いによる支払いを選択することもできます。

導入マニュアルの配布や質問へのサポート対応等も可能ですので、ライセンス契約をお考えの企業様はぜひNECネッツエスアイまでご相談ください。

Microsoft 365の導入で業務を効率化
NECネッツエスアイにご相談ください

記事まとめ

Outlookはビジネス向けのメールクライアントの1つで、Microsoft 365のサービスに含まれている
Microsoft 365のOutlookにはメールと合わせて予定表の機能が備わっており、他のユーザーと共有すること等ができる
稼働日・稼働時間やリマインド設定を行うことで、より便利にMicrosoft 365のOutlook予定表を活用できる

NECネッツエスアイでは、自社実例に基づいたMicrosoft 365の導入および各種サービスの運用に関するご相談を承っています。

日本語による丁寧なサポートが可能ですので、Microsoft 365のライセンス契約をお考えの企業様はぜひ一度お問い合わせください。

※記載されている会社名および製品名は、各社の商標または登録商標です。

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