ボイスワープ®は、NTT東日本・NTT西日本の固定電話・ひかり電話に対する自動着信転送サービスの商標です。
会社のビジネスフォンでは、かかってきた相手や着信している番号によって電話の鳴り方が違います。
着信の種類によって電話に出るときの操作も異なりますし、相手に合わせて名乗り方や言葉遣いも変えなければなりません。
この記事では、会社の電話に出るときの受け方をケース別にまとめました。
電話の受け方を整理しておけば、電話が鳴っても慌てずに適切な対応ができますよ。
ビジネスフォンでの内線の受け方
会社のデスクで内線電話に応答するときの受け方です。
外線着信時とは違う着信音が鳴るので、音で内線とわかります。
自分にかかってきた場合
自分の内線番号にかかってきた時は、自分の席の電話機だけに着信します。
鳴っている電話機で受話器を上げるとすぐに電話がつながります。
「はい、〇〇です」と名乗って応答しましょう。
他の人の内線に代理応答する場合
内線が鳴っているのに本人が不在の場合、その席まで行かなくても、他の席から代理応答できます。
自分の電話機の受話器を上げて「代理応答」ボタンを押すと、自席の電話機に内線が転送されます。
なお、ビジネスフォンの機種や設定によって「代理応答」ボタンがない場合や、ボタン名が異なる場合もありますので、お使いの電話機を確認してみてください。
代理応答の場合、発信者がかけた相手とは別の人が応答しますので、「総務部の〇〇です」など、自分が誰であるのかがはっきりわかるように名乗りましょう。
ビジネスフォンでの外線の受け方
外線がかかってきた電話の受け方も見ていきましょう。
ビジネスフォンの外線では、ダイヤルイン（自分への直通番号）着信と、部署ごとの代表番号などグループのメンバーへ同時に着信するものがあります。
ダイヤルインの場合
ダイヤルインに着信した場合は、内線の時と同じく、自分の電話機だけが鳴ります。
応答するときはそのまま受話器を上げるか、点滅している外線ボタンを押すと電話がつながります。
ダイヤルインでかけてくるのは名刺を交換した相手やメールのやり取りがある相手がほとんどですが、社外からの着信となるため、「はい、株式会社〇〇の〇〇です」と、社名から名乗るのが良いでしょう。
部署の代表電話の場合
部署の代表電話への着信は、グループ設定されている複数の電話機に着信します。
受話器を上げて、点滅している外線ボタンを押して電話に応答しましょう。
代表電話の場合は取引先や一般のお客様など、さまざまな人からの入電があります。
相手がかけてきた番号が正しいことを確認できるよう、社名や部署名がはっきり伝わるように名乗りましょう。
次のように、第一声に挨拶を加えることもあります。
「お電話ありがとうございます。株式会社〇〇でございます」
「おはようございます。株式会社〇〇 営業部の〇〇でございます」
会社によって受け方・言い方が決まっていることもありますので、自社の電話対応マニュアルを確認してみてください。
クラウドPBXで転送されてきた電話に応答する
会社の電話への着信をオフィスのビジネスフォンで受けるのではなく、クラウドPBXで転送して応答する場合の受け方です。
クラウドPBXとは、電話交換機をインターネット上に構築したもので、スマホにインストールした専用のアプリを使って、ビジネスフォンのようなグループ着信や内線通話・転送などを実現することができるシステムです。
専用のアプリで電話に出る
クラウドPBXを利用してスマホを内線のように使う場合、スマホに専用アプリをインストールする必要があります。
会社の固定電話への着信がスマホに転送されてきた時は、スマホの電話番号に転送されたのではなく、アプリに着信しているのです。
このため、クラウドPBX経由で着信応答・発信・内線通話を行うときは、スマホの電話アプリではなくクラウドPBXのアプリを使用します。
着信時は自動的にアプリが起動して鳴動しますので、応答する時に間違える心配はありません。
ビジネスフォンの内線に近い操作が可能
クラウドPBXでスマホを内線化すると、
- 会社の固定電話の転送
- 部署代表番号のグループ着信
- 社員同士の内線通話・電話転送
など、ビジネスフォンと同じ感覚で利用することができます。
また、画面で発信者番号が確認できたり、連絡先の呼び出しが簡単にできるのがポイントです。
例えば、外線で着信した通話の受け方・担当者への取り次ぎ方は、
- アプリに着信が入ったら応答する
- 用件を聞く
- アプリの「転送」ボタンを押し、連絡先から担当者を検索する
- 担当者に内線がつながったら用件を伝えて転送する
という流れになります。
ボタンの多いビジネスフォンよりも、シンプルなスマホアプリの方が操作しやすいという方もいらっしゃるかもしれませんね。
電話転送サービス利用中の注意点
テレワークでの固定電話対応策として、NTTの「ボイスワープ」などの電話転送サービスを使う企業も増えています。
電話転送サービスでは、電話番号を指定して電話を転送しているため、専用のアプリへ着信するクラウドPBXとは異なり、スマホの電話アプリに着信します。
つまり、自分の携帯番号に直接かかってきたのか、会社から転送されてきたのかを見分けることができないということです。
普段、携帯電話への着信は同僚や知人であることが多く、簡易的な受け方をすることもあるでしょう。また、知らない番号からの着信にはこちらから名乗らないという方も多いと思います。
けれども、電話転送サービスで転送中は、重要な取引先や面識のない一般顧客からの電話が着信することもあります。
転送設定中に知らない番号から着信したら、会社で外線電話に対応するときと同様に社名からきちんと名乗り、丁寧な受け方を心がけましょう。
記事まとめ
会社の固定電話への着信を
- ビジネスフォンで受ける場合
- クラウドPBXで転送して受ける場合
- 電話転送サービスで受ける場合
それぞれの受け方を解説しました。
入電の経路や電話の相手によって、受け方を変える必要があります。特に外線電話は会社の印象を左右しますので、慎重に対応しましょう。
また、電話対応の自動化ができる電話転送サービスを使えば、直接対応を減らすこともできます。
NECネッツエスアイの「Canario（カナリオ）」では、会社の電話の一次対応をAIが担当して、名前取次で担当者へ電話を振り分けてくれますので、電話の受け方に悩むこともなくなります。
「Canario（カナリオ）」の詳細やトライアルのお申し込みは、ぜひ当社へお気軽にお問い合わせください。
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