多すぎる電話業務を減らす方法とは？対応の効率化におすすめのツールを紹介

会社には毎日さまざまな電話がかかってきます。この対応に追われて、電話業務以外の業務がなかなか進まないという悩みを抱えている会社も少なくありません。

電話業務があまりにも多いといろいろなデメリットが生じるため注意が必要です。

本記事では、電話業務が多いことによるデメリットや電話業務を減らす方法を解説します。

電話業務を減らすことで本来の業務に充てられるリソースが増え、業務効率の改善・無駄なコストの削減につながるなどのメリットもあるためぜひ参考にしてください。

電話業務のデメリット

まずは、電話業務が多いと会社や部署にどのようなデメリットが生じるのか確認しましょう。

下記のデメリットを把握したうえで、改善すべきか判断することが大切です。

本来の業務効率や集中力が低下する

電話業務のみに対応する従業員を雇っていない会社の場合、電話とは別の業務を本来担当している従業員が対応にあたる必要があります。

別の仕事をしている最中に電話が来ると、従業員はそのたびに手を止めて電話業務にあたらなくてはいけません。

電話業務が終わればまた別の仕事に戻り、着信があれば対応する、という繰り返しになります。

これでは本来の業務効率が低下していまい、従業員の集中力が低下してしまうでしょう。

残業時間が増えたり、ミスが増えたりなどの問題も発生する可能性があります。

転送作業や取り次ぎに時間がかかる

電話業務において、最初に受話器をとった従業員だけで対応が終わることは多くありません。別の従業員に着信を転送したり、取り次いだりする必要も出てきます。

いずれも慣れてしまえば簡単な作業ではありますが、工数がかかるのは事実です。

また、人の作業なので伝達ミスが生じたり、受電漏れが起きてしまったりなどのリスクも考えられます。

それが新しいビジネスにつながるチャンスの電話だと、会社として大きな損失を被るケースもあるでしょう。

機会損失を防ぐためにも電話業務の負担を減らす努力が必要不可欠です。

電話出社が必要なため、完全テレワーク化ができない

従業員が会社に設置された固定電話に対応する場合、完全テレワーク化ができなくなります。

必ず電話業務に対応する従業員を誰か選ぶ必要があるためです。

対応する従業員の本来の仕事内容にもよりますが、自分だけテレワークができないことに不満を感じるケースもあるでしょう。

今後テレワークを通常導入する企業が増えることが予想されるなか、電話業務のためだけの出社は何とかして解消する必要があるといえます。

電話転送サービスで電話業務に関わる無駄な時間や手間を減らす！

電話転送サービスとは、固定電話宛ての着信を別の電話機にとばすことができるサービスです。

例えば、会社に設置したビジネスフォンなどの固定電話の着信を、従業員などが持つ携帯電話に転送することができます。

電話転送サービスを導入することで、別の業務をこなす従業員が電話に出て担当者に着信を転送したり、取り次いだりする手間が不要になります。

また、電話業務のためだけに会社に出社する必要がありません。

したがって、電話転送サービスを導入することで従業員の電話業務における負担を軽減することが可能です。

各通信キャリアの転送サービス

電話転送サービスは、各通信キャリアから提供されているサービスです。

ここでは、キャリアの電話転送サービスの特長を簡単に確認しましょう。

auひかりの電話転送サービス

auひかりでは「着信転送サービス」という名称の電話転送サービスを提供しています。月額利用料は税込550円で、登録にかかる初期費用は無料です。

転送先が通話中だったり、応答しなかったりした場合は通話料金が発生しません。

また、auひかりの電話転送サービスは転送先が携帯電話であると、通常の携帯宛通話料金よりも安い料金が適用されるのが特徴です。

auケータイ宛／1分	17.05円（税込）
NTTドコモ	17.6円（税込）
ソフトバンク	17.6円（税込）
ワイモバイル	17.6円（税込）

引用元：着信転送：電話オプション（光ファイバー auひかり）

ソフトバンクの電話転送サービス

ソフトバンクでは「多機能転送サービス」という名称の電話転送サービスを提供しています。月額料金は1番号あたり800円で、工事費用などはかかりません。

転送機能にはいくつか種類があり、会社における電話業務の状況にあわせて自由に選択できるのがポイントです。

無条件転送機能
無応答時転送機能
話中時転送
応答後転送

引用元：多機能転送サービスおとくライン付加サービス

NECネッツエスアイのCanario(カナリオ)なら電話対応の自動化が可能

Canario（カナリオ）とはAIが自動で着信に対応し、担当者に取り次いでくれるサービスです。

電話をかけてきた相手は音声ガイダンスに沿って、担当者の名前を伝えるだけで着信が自動で転送されます。

したがってCanario（カナリオ）を導入すれば、取り次ぎと転送が自動で行われるため従業員における電話業務の負担を減らすことが可能です。

もし電話が来たタイミングで対応できない場合でも、相手の録音データ・文字起こしデータがメールやビジネスチャットツールで共有され後追い確認もできるため安心です。

従業員は自分宛ての電話対応と本来の業務に対応するだけで済み、業務効率の改善にもつながるでしょう。

記事まとめ

電話業務に割く時間が多いと、従業員の業務効率が落ちてしまいます。会社としても生産性が落ちてしまいかねないため早急に対応することが大切です。

電話業務における負担を減らすために有効な方法のひとつが、電話転送サービスの導入です。

会社に設置した固定電話宛ての着信を従業員の携帯電話などに転送できるため、電話の取り次ぎ・転送にかかる時間と手間が削減されます。

これまで電話業務にあたっていた従業員は本業にしっかり時間を充てられるようになり、業務効率の改善につながるでしょう。

NECネッツエスアイが適用するCanario（カナリオ）は、AIが自動で電話転送・取り次ぎを行うサービスです。その場で対応できない場合でも後から音声データなどを確認できるなどさまざまなメリットがあります。

NECネッツエスアイのCanario（カナリオ）について気になる方は、ぜひこの機会にお問い合わせください。

※記載されている会社名および製品名は、各社の商標または登録商標です。

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