Microsoft 365を導入するにあたり、
「どんな作業があるのだろうか」
「失敗しないプラン選びは？」
「膨大なデータの移行はどうしよう」
といった疑問を抱えている企業様もいらっしゃるのではないでしょうか。
この記事では、Microsoft 365導入の流れと成功させるためのポイントを紹介しますので、これから導入を検討されている場合はぜひ参考にしてみてください。
Microsoft 365サービス導入の流れ
まずは、企業でMicrosoft 365を新規導入する際の全体の流れを見ていきましょう。
現状確認
最初に、Microsoft 365導入の目的とスコープ（システム化したい範囲）を明確にする必要があります。
業務を棚卸して課題を洗い出し、整理しましょう。
現行業務の問題点を明らかにし、Microsoft 365の導入によってどのような改善ができるのかを把握します。
ライセンス選定
目的達成のためにはどのようなツールが必要なのかを検討しましょう。
Microsoft 365は豊富な種類のライセンスが揃っていますので、目的や費用に合わせて選択することができます。
自社の課題解決に必要なライセンスを選ぶために、ベンダーのコンサルティングサービスを利用するのも良いでしょう。
運用設計
Microsoft 365のツール群はチームでのコラボレーションに強みを発揮するため、組織内のメインのツールとして利用されなければ効果は半減します。
しかし、せっかく導入しても、ユーザー任せにしていてはなかなか利用が浸透しない可能性もあるでしょう。
導入前に運用設計を行い、どの業務をどのツールで行うのかを定義し、ユーザーに定着させることが重要です。
また、トライアル時に得たノウハウを社内で展開し、利用を促しましょう。
構築
Microsoft 365を社内で利用するための環境構築を行います。
テナント開設
法人向けMicrosoft 365は「テナント」という単位で管理されます。
ライセンスを購入したら、まずは自社のテナントを開設しましょう。
ドメイン設定
Exchange Onlineを利用する場合はカスタムドメインのメールアドレスが利用可能です。
自社のドメインを持っている場合は、Microsoft 365に追加しましょう。
ユーザーアカウント作成（アカウント同期）
Microsoft 365ユーザーアカウントを作成します。
オンプレミスADのユーザーでMicrosoft 365にログインする場合は、Azure AD Connectを利用してユーザーを同期させてください。
ライセンス割り当て
ユーザーにMicrosoft 365の製品ライセンスを割り当てます。
ライセンスが適用されると、メール設定などを行えるようになります。
メールボックス登録・データ移行
現行のメールシステムからExchange Onlineへメールボックスを移行します。
組織で利用する配布リストや共有メールボックスは、Exchange 上に登録してください。
既存システムからクラウドへデータを移行する場合は、期間を設けてデータの移動を行いましょう。
社内展開
管理者による設定が完了したら、社内に展開します。
大企業の場合は、一部のユーザーに先行展開してノウハウを集約してから段階的に全社へ展開する方法を取るのも良いでしょう。
利用開始・アプリのインストール
ユーザーにてMicrosoft 365のサービスにログインします。
Officeアプリのインストールはユーザー各自で行うことができます。
運用サポート・定着支援
Microsoft 365の導入後も、必要に応じてトレーニングやサポートを行い、ユーザーへの定着を促しましょう。
失敗しないためのポイント
Microsoft 365の導入において、注意すべきポイントを解説します。
導入に失敗しないために、計画段階から次の点を意識して進めましょう。
適切なプランを選定する
Microsoft 365の導入を成功させるには、自社の目的を達することができるプランであることが重要です。
必要なツールが含まれているのはもちろんですが、不要なツール・利用しないサービスが多く含まれていれば費用対効果が薄くなってしまいます。
Microsoft 365は後から上位のプランへ移行する方法もありますので、迷ったらスモールスタートで始めるという選択肢もあります。
データ棚卸を確実に行う
データ移行においては、移行対象・移行先・移行方法の選定など多くの検討事項があります。
棚卸の段階で対象が確定していないと先へ進むことができませんが、そもそも膨大な既存データの整理ができていなければ、ここでつまずくことになってしまいます。
全データを移行しようとするのではなく、「移行しないもの」「不要なもの」を選別し、移行範囲を明確にしておくことが重要です。
ユーザー部門と情報共有する
一方的なシステム導入は、ユーザーの反発を招いてしまうこともあります。
Microsoft 365の導入は、実際に利用するユーザー部門と連携しながら進めるのが理想です。
場合によっては業務のオペレーションを大幅に変えなければならないこともありますので、ツールの機能や操作方法などの情報をユーザーへ展開し、要望や課題を共有しましょう。
Microsoft 365パートナーの導入支援・運用サポートを活用しよう
企業でMicrosoft 365を導入する際には、膨大な検討事項や設定作業が発生します。
全てを自前でやろうとすると、システム管理者の業務負荷が非常に高くなってしまいます。
NECネッツエスアイでは、企業様のMicrosoft 365導入コンサルティングから実際のデータ移行・設定、またMicrosoft 365と組み合わせることで働き方改革・業務効率化を実現する幅広いソリューションをご用意しております。
Microsoft 365の導入や既存システムからの移行をご検討の場合は、ぜひNECネッツエスアイへご相談ください。
記事まとめ
- Microsoft 365の導入には、現状把握から運用設計、設定、利用支援など多くの工程がある
- 導入を成功させるには、プラン選定や移行データの選別、ユーザー理解などの事前準備が重要
- Microsoft 365パートナーの導入支援サービスを利用することで、システム管理者はより優先度の高い業務に注力できる
Microsoft 365の導入は、計画段階から利用定着まで長期にわたるプロジェクトです。
NECネッツエスアイでは、円滑な導入と安定した運用を実現させるためのサポートを行っております。
Microsoft 365の導入に関するお悩みがございましたらぜひお気軽にご相談ください。
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