オフィスにいる社員への電話取り次ぎは内線で簡単にできますが、担当者がテレワークでオフィスにいない場合には折り返しにすることが多いのではないでしょうか。

でも、いちいち折り返しにせず、直接電話を転送できたら対応がスムーズになりますね。

オフィス外へ電話を転送するには、どのような方法があるのでしょうか。

オフィス内の取り次ぎは「ビジネスフォン」

まずは、オフィス内でどのような方法を用いて電話を転送しているのか見てみましょう。

オフィスで同じ島の人に電話を取り次いだり、他の部署や別フロアの人に電話を転送するときには、ビジネスフォンの内線機能を使用しています。

ビジネスフォンとは、「主装置」と「専用電話機」から成る電話システムのことです。

オフィス内の電話機同士は、主装置を介して内線でつながっています。受けた電話を他の人に転送できるのは、主装置が内線・外線の切替を行っているからです。

ビジネスフォンで電話を転送する時の操作は、大きく分けて2つのやり方があります。

方法①保留転送

ビジネスフォンの保留機能には、通話が共通の保留回線に入り、他の人が保留解除できるという特徴があります。

この機能を使った転送が「保留転送」です。

1. 外線で通話中に「保留」ボタンを押します。通話中の外線ボタンのランプが点灯します。
2. 担当者に用件と、保留中の外線ボタンの番号を伝えます。
3. 担当者が自分の席で保留を解除すると電話に応答できます。

ビジネスフォンでは複数の通話を同時に保留できるため、必ず、どの番号に保留されているのかを相手に伝えましょう。

方法②内線番号で転送

内線は離れた席の社員同士での通話にも使えますが、外線で受けた電話を内線経由で転送することも可能です。

1. 外線で通話中に「転送」ボタンを押します。
2. 担当者の内線番号をダイヤルします。
3. 相手が電話に出たら、電話の用件を伝え、対応を依頼します。
4. 相手が応じたら電話を切ると電話が転送されます。

内線番号にダイヤルして通話する場合は相手の状況が見えないため、用件を伝えて対応が可能かどうかを確認してから転送するようにしましょう。

オフィス外でも内線が使える「クラウドPBX」

ビジネスフォンは施設内に設置された主装置と専用線を使ったシステムのため、オフィス外で使うことができません。

最近ではテレワークを行う企業も増え、内線では電話を取り次げないケースが増えてきました。

そこで、オフィス外でも内線を利用する方法として、「クラウドPBX」というシステムが登場しています。

「クラウドPBX」は、PBX（交換機）をクラウド上に構築して、インターネット経由で通信を行うものです。

スマホに入れたアプリがビジネスフォンの専用電話機のような機能を持ち、内線で通話したり、オフィスの固定電話の着信を転送してスマホで応答したりすることが可能です。

もちろん、電話の転送にも対応していますので、クラウドPBXならテレワークでもオフィスと同じような感覚で電話を取り次ぐことができます。

クラウドPBXのアプリで内線転送

1. アプリで外線の着信に応答します。
2. アプリの「転送」をタップします。
3. 担当者の内線番号をダイヤルします。電話帳や履歴から選んでかけることもできます。
4. 相手が電話に出たら電話を取り次ぐ旨を伝えて、「転送完了」をタップします。

外線へ自動転送する「電話転送サービス」

オフィスを不在にしなければならなくなった時や、外出中の電話にも必ず自分で対応したい場合には、電話転送サービスが便利です。

電話転送サービスは、着信があったら指定の電話番号へ自動転送してくれるサービス。

固定電話回線のオプションとして、キャリアが提供しています。

工事や面倒な手続きは不要。従来の電話システムはそのまま、申し込みだけで使えるようになるので、導入に時間をかけたくない場合にも便利なサービスです。

転送先の電話番号はリストに複数登録しておき、いつでも切り替えることができます。ただし、転送できるのは1カ所のみとなっていますので、複数人で電話を受けることはできません。

電話転送サービスは、NTT東日本・西日本、ソフトバンク、KDDI光ダイレクトがそれぞれ展開しています。

各社、サービス内容や操作方法は近い内容になっていますので、加入を検討している場合は現在契約中の回線業者に問い合わせてみましょう。

「ボイスワープ」の設定方法

NTT「ボイスワープ」で固定電話から電話転送を設定する場合の操作を見てみましょう。

自動転送のため、停止するまでの間は着信が自動的に転送されます。

転送先登録

1. 固定電話の受話器を上げ「142」にダイヤルします。
2. 「2（転送先の登録）」を押します。
3. 「登録する電話番号」＋「#」を押します。
4. 設定内容が流れます。確認して問題なければ「1」を押します。
5. 「0」以外を押すか、電話を切ります。

転送開始

1. 固定電話の受話器を上げ「142」にダイヤルします。
2. 「1（サービスの開始）」を押します。
3. 転送条件に該当する番号を押します。（1：無条件転送、2：無応答時転送、3：話中時転送、4：無応答時転送と話中時転送を併用）
4. 「サービスを開始しました」と流れたら電話を切ります。

転送停止

1. 固定電話の受話器を上げ「142」にダイヤルします。
2. 「0（サービスの停止）」を押します。
3. 「サービスを停止しました」と流れたら電話を切ります。

電話の対応も自動化！Canario（カナリオ）とは

クラウドPBXや電話転送サービスを使えば、テレワークや外出中でもオフィス外へ電話を転送できます。

けれども、お互いの顔を見ながら対応できるオフィスと違い、テレワークでは担当者間の連携が難しくなり、一人に業務負荷が集中したり、気がついたら折り返しが溜まっていたりといったことが起こりやすくなります。

電話業務をオフィス外に持ち出すだけではなく、同時に業務効率化も狙ってみてはいかがでしょうか。

固定電話からオフィス外への転送だけではなく、取り次ぎや不在時対応もAIで自動化できるサービスが、NECネッツエスアイのCanario（カナリオ）です。

AIによる電話番

Canario（カナリオ）の特徴は、AIが電話の一次対応を行うということ。

会社の番号へ着信に応答し、担当者を聞き出して携帯に転送するので、社員が一次受けや取り次ぎをする必要がありません。

オフィスに誰もいなくても自動転送するから、フルリモート体制でも固定電話対応が可能です。

Canario（カナリオ）は、

• 名前取り次ぎで自分あての電話を直接受けられる
• チームメンバーの一斉呼び出しが可能で、一人に電話対応が集中しない
• 不在時のメッセージは自動でテキスト化。面倒な伝言メモの作成が不要
• 複数同時に着信しても話中にならず、機会損失を防ぐ

と、テレワークの電話の悩みを一挙に解決してくれます。

記事まとめ

固定電話への着信をオフィス外へ転送すれば、テレワークでも対応することができます。

けれども、電話業務を外へ持ち出しただけでやり方が変わらなければ、生産性は上がりません。

対応をAIで自動化するCanario（カナリオ）を使って、テレワーク化を機会に、電話業務の効率化を図ってみてはいかがでしょうか、

Canario（カナリオ）の詳細は、ぜひお気軽に当社へお問い合わせください。

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