電話転送と取り次ぎを自動化するサービスを導入して業務効率を向上しよう

ボイスワープ®は、NTT東日本・NTT西日本の固定電話・ひかり電話に対する自動着信転送サービスの商標です。

電話転送とは、着信を受けた電話機から別の番号へ転送する機能のことです。

在宅勤務やリモートワークが広がりつつあるなか、この電話転送を使って電話対応を行っている企業が増えています。

たしかに電話転送は便利な機能ですが、手動転送であれば人が取り次がなければいけませんし、自動転送でも営業時間の設定などを行わないと本当は社内で受けたい電話が別の番号にとばされてしまいます。

こうした問題を解消するためには、電話転送を自動化する方法が有効です。

本記事では、従来の電話転送における課題や電話転送を自動化する方法を見ていきます。

従来の電話転送・取り次ぎの課題

冒頭でも少し触れましたが、従来の電話転送にはいくつかの課題があります。

ここではその課題の内容を確認してみましょう。

取り次ぎ時に操作ミスが発生する恐れがある

手動で着信を別の番号へ転送する場合、操作ミスが発生する恐れがあります。

例えば、転送先を誤ってしまったり、転送せずに着信を切断してしまったりなどのミスが考えられるでしょう。

コア業務の効率が落ちてしまう可能性がある

社内にいる人が電話をとって、担当者に転送する場合に発生する問題です。

電話対応専門として雇っているなら構いません。

しかし、別の仕事がコア業務である場合、電話を取り次ぐことでその分作業効率が落ちてしまいます。

転送・取り次ぎ自動化サービスを活用する企業が増えている

かつてオフィスに設置した固定電話宛てに毎日多数の着信が来る、という会社は珍しくありませんでした。

しかし、新型コロナウイルスの蔓延、政府による働き方改革などを背景にオフィスに社員を出社させずに勤務してもらう在宅ワークを積極的に導入する企業が増えます。

在宅ワークをする社員は自宅などで仕事をすることになりますが、すべての社員が出社せずに仕事をしてしまうとオフィス宛ての着信に対応できなくなってしまいます。

ここで、特定の社員が出社する方法で対応する会社もいましたが、電話番をうまく交代できないと不公平感が生じるという新たな問題が出てきました。

そこで各社が注目したのが、転送・取り次ぎを自動化するサービスです。

このサービスを利用することで、人が電話を取り次いだり、転送したりしなくて済むため社員にわざわざ出社してもらう必要がありません。

電話転送サービスの概要

電話対応の自動化に役出つサービスが、電話転送サービスです。

NTTのボイスワープやソフトバンクの多機能転送サービスなど、キャリアから提供されていることが多いです。

利用する電話転送サービスにもよりますが、基本的には次のような機能を利用できます。

無応答転送	着信した電話器で対応できない場合に別の番号へ転送する
無条件転送	着信をすべて別の番号へ転送する
通話中転送	着信した電話器が通話中の場合に、後から受信した通話を別の番号へ転送する
選択転送	着信の番号をもとに転送するか選択できる
圏外転送	着信した電話器が圏外である場合に別の番号へ転送する

上記の他にも特定の時間・曜日になると自動で着信を転送開始・停止する機能が搭載されていることもあります。

システムを利用するメリット

電話転送サービスを利用することで、着信を別の番号へとばす作業を自動化できます。

人が介在しないため、取り次ぎのミスが発生することもありません。

また、電話の取りこぼしを防止したり、折り返しの手間を削減できたりといったメリットもあります。

AIが電話対応の自動化を実現！Canario(カナリオ)とは

Canario（カナリオ）とはNECネッツエスアイが提供している電話転送サービスです。

AIが名前を認識して、自動で電話を取り次ぐという特徴を持ちます。

また、一般的な電話転送サービスは転送先として指定できる番号をひとつに限定していることが多いですが、Canario（カナリオ）はあらかじめ登録した複数の番号に対して同時に架電できるメリットもあります。

この他にも、取りこぼした電話のかけ直し予約ができたり、留守番電話をテキストもしくは音声で確認できたりといった機能も搭載されていて便利です。

NECネッツエスアイのCanario（カナリオ）での自動化を検討されている方、もっと詳しい情報が知りたい方は下記よりぜひお気軽にお問い合わせください。

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御社に最適な通話環境の構築はNECネッツエスアイにお問い合わせください

会社に設置した固定電話宛ての着信を別の番号へとばす作業は、専用のサービスを利用して自動化すると業務効率の改善につながります。

別の社員が介在する必要がないため、取り次ぎのミスを防止することも可能です。

電話の取り次ぎを自動化するサービスを探しているなら、複数の番号を一斉架電できるNECネッツエスアイのCanario（カナリオ）がおすすめです。

伝言を音声・テキストで保存できたり、取りこぼした電話のかけ直し予約ができたりなど便利な機能が多数搭載されています。導入・設定方法も簡単なので、ぜひお気軽にご連絡ください。

※記載されている会社名および製品名は、各社の商標または登録商標です。

SymphonictとはNECネッツエスアイが提供する、「共創でお客様のビジネスに新たな価値を提供する」をコンセプトに先端技術やサービスを繋ぎ・束ねることでIT・デジタル変革技術やツール・システムを皆様にお届けするデジタルトランスフォーメーション(DX)サービス。→Symphonictに関してはこちら

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